Державної адміністрації. 4.1. Розпорядження міської державної адміністрації видаються у межах повноважень

4.1. Розпорядження міської державної адміністрації видаються у межах повноважень, визначених чинним законодавством, одноосібно головою міської державної адміністрації.

У разі відсутності голови міської державної адміністрації його повноваження щодо видання розпоряджень виконує перши заступник голови міської державної адміністрації.

4.2. Проекти розпоряджень вносяться за поданням керівників головних управлінь, управлінь, відділів і служб міської державної адміністрації, голів районних у м. Києві державних адміністрацій

4.3. Текст проекту розпорядження викладається українською мовою у стислій формі. Виклад окремих пунктів, додатків та тексту в цілому повинен бути органічно пов'язаним і не допускати можливості подвійного тлумачення змісту. Обов'язковою складовою частиною розпорядження є заголовок, який стисло розкриває його зміст. Преамбула проекту розпорядження, крім мотивів та цілей його видання, як правило, повинна містити посилання на відповідний закон або нормативні акти, що регулюють предмет правовідносин, зазначених у розпорядженні. Проект розпорядження у необхідних випадках повинен містити пункт щодо осіб, які здійснюють контроль за його виконанням.

4.4. На зворотному боці останньої сторінки проекту розпорядження друкуються дані про подання і погодження проекту, а саме: посада, прізвище та ініціали керівники, який погоджує проект.

Проект розпорядження візують: керівник та юрисконсульт головного управління, управління, відділу чи іншої служби міської державної адміністрації, яка вносить проект, керівники зацікавлених організацій, голови відповідних районних державних адміністрацій у разі, коли зачіпаються інтереси районів.

При цьому, якщо дата погодження, зазначена під час візування, перевищує ЗО діб до подання на підпис проекту розпорядження, вона вважається недійсною.

4.5. Підготовлений згідно з вимогами пп. 4.2.-4.4. цього Регламенту проект
розпорядження подається в секретаріат відповідного заступника голови
міської державної адміністрації.

Завідуючий секретаріатом забезпечує погодження поданого проекту розпорядження з заступником голови міської державної адміністрації,

якому підпорядковане головне управління, управління, відділ, що вносять проект, літредактором та керівником юридичної служби.

Всі проекти розпоряджень, що носять нормативний характер та мають загальноміське значення, погоджуються відповідним секретаріатом з усіма заступниками голови міської державної адміністрації.

Перший заступник голови міської державної адміністрації візує проект розпорядження останнім.

4.6. Термін розгляду та погодження проекту розпорядження не повинен перевищувати 1 дня, а тих, що вимагають додаткових узгоджень - 3 днів.

4.7. Проекти розпоряджень погоджуються юридичною службою на протязі терміну, що не перевищує 3 днів, а ті, що вимагають додаткового опрацювання, - у строк до 7 днів. При цьому візуються всі сторінки проекту розпорядженні і додатків до нього (із зворотного боку).

4.8. Після візування проекту розпорядження юридичною службою внесення до нього змін і доповнень не допускається.

4.9. Зауваження та пропозиції, що виникають під час погодження проекту розпорядження, викладаються у письмовій форми на окремому аркуші. Виправлення, дописування та інші зміни тексту розпорядження під час погодження не допускаються.

У разі неможливості узгодження позицій щодо спірних питань на рівні структурних підрозділів міської державної адміністрації, рішення про зняття або врахування зауважень приймають відповідно перший заступник, заступник голови міської державної адміністрації, до відання якого відноситься конкретне питання. У цьому випадку віза заступника голови міської державної адміністрації на проекті розпорядження підтверджує остаточну редакцію проекту, що вноситься. В окремих випадках такі проекти розпоряджень можуть вноситися для колегіального обговорення та прийняття рішень.

4.10. Рішення про внесення проекту розпорядження на колегіальне
обговорення приймається головою міської державної адміністрації за

письмовим обґрунтуванням відповідного заступника голови міської державної адміністрації.

4.11. Проекти розпоряджень, що подаються на підпис в остаточній редакції, мають містити візи керівника головного управління, управління, відділу або служби міської державної адміністрації, що зробила подання, відповідного заступника голови міської державної адміністрації, заступника голови міськдержадміністрації - керівника секретаріату, керівника юридичної служби.

4.12. Додатки до розпоряджень візують: керівник головного управління, управління, відділу або служби міської державної адміністрації, що зробила подання, відповідний заступник голови міської державної адміністрації, керівник юридичної служби. Підписує додатки до розпоряджень заступник голови міської державної адміністрації - керівник секретаріату.

4.13. Відповідальність за якість підготовки проекту розпорядження, відповідність вимогам чинного законодавства та літературне редагування несе заступник голови міської державної адміністрації до компетенції якого належать зазначені питання, та юридична служба.

4.14. Підготовлений та погоджений в установленому порядку проект розпорядження у двох примірниках разом з іншими необхідними документами та розрахунком розсипки подається завідуючим секретаріатом відповідного заступника голови міської державної адміністрації до сектора редагування та випуску розпоряджень загального відділу.

Розрахунок розсипки розпорядження повинен містити повну адресу організацій-одержувачів та бути підписаним завідуючим секретаріатом відповідного заступника голови міської державної адміністрації.

4.15. Сектор редагування та випуску розпоряджень загального відділу
здійснює контроль за додержанням вимог щодо підготовки проектів
розпоряджень і у разі їх порушення повертає проект виконавцям.

4.16. Проекти розпоряджень подаються на підпис голові міської державної адміністрації і завідуючим загальним відділом.

4.17. Підписані розпорядження оформляються сектором редагування та випуску розпоряджень. Сектор редагування та випуску розпоряджень забезпечує зняття необхідної кількості копій розпорядження відповідно до розрахунку розсипки і відправлення їх вказаним у розрахунку організаціям через сектор службової кореспонденції загального відділу.

4.18. Розпорядження міської державної адміністрації набирають чинності з моменту їх видання, якщо інше не зазначено в розпорядженні.

4.19. Розпорядження, що стосуються прав та обов'язків громадян і мають загальний характер, доводяться до відома населення прес-службою міської державної адміністрації.

. Організація діловодства в міській державній адміністрації

5.1. Діловодство у міській державній адміністрації ведеться згідно з номенклатурою справ, що вводиться в дію з 1 січня щорічно.

5.2. Контроль за дотриманням єдиної системи діловодства в міській державній адміністрації здійснює загальний відділ.

5.3. Відповідальність за стан ведення діловодства і збереження документів у секретаріатах голови, першого заступника, заступників голови міської державної адміністрації, головних управліннях, управліннях, відділах та інших службах міської державної адміністрації покладається на їхніх керівників.

5.4. Вся службова кореспонденція, що надходить до міської державної адміністрації, приймається і опрацьовується сектором службової кореспонденції загального відділу, вводиться в базу даних електронної системи обліку та контролю і в той же день передається на розгляд керівників міської державної адміністрації у відповідності з розподілом обов'язків. Термінові документи реєструються і передаються на розгляд негайно.

5.5. Передача документів, зареєстрованих у секторі службової кореспонденції, здійснюється під розписку у журналах реєстрів видачі службової кореспонденції а встановленою формою.

5.6. Службова кореспонденція, що підлягає розгляду головою міської державної адміністрації, доповідається йому завідуючим загальним відділом.

5.7. На дорученнях голови міської державної адміністрацій, що містять контрольні строки та потребують відповіді заявникам, загальним відділом робляться відмітки про взяття х на контроль. Сектор службової кореспонденції направляє копії цих документів з дорученнями та копією реєстраційно-контрольної картки до служби контролю.

5.8. Після розгляду документів заступниками голови міської державної адміністрації працівники відповідних секретаріатів знімають необхідну кількість копій (по кількості виконавців) і передають їх до сектора службової кореспонденції загального відділу. Оригінали доручень з відповідними документами зберігаються у секретаріатах заступників голови міської державної адміністрації. Якщо службовий документ не підлягає розмноженню, ознайомлення з ним і дорученням керівників міської державної адміністрації здійснюють відповідні секретаріати.

Прийом документів для перевідмітки і відправлення виконавцям здійснюється сектором службової кореспонденції, як правило, до 14.00 години щоденно.

5.9. Копії законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України та інших нормативних актів, а також розпоряджень міської державної адміністрації направляються до юридичної служби.

5.10. Ініціативні листи керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб Київської міської державної адміністрації на ім'я голови міської державної адміністрації попередньо розглядаються відповідними

заступниками голови міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків.

5.11. Проекти листів подаються на підпис голові міської державної адміністрації завізовані відповідними заступниками голови міської державної адміністрації та із зазначенням на зворотному боці останньої сторінки прізвища та ініціалів виконавця і його службового телефону.

5.12. Вся вихідна кореспонденція за підписом голови міської державної адміністрації реєструється в секторі службової кореспонденції загального відділу. Копії листів формуються в справи згідно з номенклатурою та зберігаються в секторі службової кореспонденції до передачі в архів.

5.13. Вихідна кореспонденція за підписом першого заступника (крім випадків, коли він виконує обов'язки голови) та заступників голови міської державної адміністрації реєструється у відповідних секретаріатах. У секретаріатах також зберігаються копії листів, які формуються в справи згідно з номенклатурою.

Дата добавления: 2015-07-18