Звітність канцелярії про виконану роботу

Основним результатом роботи канцелярії (служби діловодства) є звіти, які вона подає керівництву організації, установи про потік документів. Звіти умовно можна розділити на групи: оперативні та аналітичні.

Оперативні звіти. Вони робляться щодня або щотижня. Основне їх призначення - одержати об»активну інформацію про рух документів, їх обсяг і проблеми, які виникли під час їх виконання в оперативному управлінні процесом. Призначення даного виду звітів - одержання інформації для оперативного управління організацією. Звіти готуються впродовж різних термінів - від одного дня до тижня. Основний їхній зміст - список робіт, які необхідно завершити найближчим часом. Одержувачі звітів - відповідальні виконавці й керівництво організації. Звіти бувають зведеними та індивідуальними. Індивідуальні звіти являють собою зведення робіт, що належать до компетенції тієї або іншої посадової особи. Зведений звіт - це список робіт, які перебувають у стадії завершення в заданий період часу (можливо розподілений на окремі частини за різноманітними ознаками). Зведені звіти надходять до керівництва підприємства або канцелярії для загального контролю за процесом діловодства. Індивідуальні звіти надсилають безпосередньо виконавцям або контролюючим особам.

Кожен оперативний звіт може мати поділ на підпункти, в основу яких закладається фактор часу, тобто період, в який відбудеться завершення робіт. Дані про такі підпункти подаються в заголовку звіту. Типовими прикладами таких підпунктів можуть бути:

• документи, робота над якими завершується, по відповідальних виконавцях;

• зведені звіти по підрозділах організації;

• зведений звіт по контрагентах. Аналітичні звіти слугують для аналізу загальної картини документообігу в організації. Типові періоди підготовки звітів даної групи -місяць, квартал, півріччя, рік. Аналітичні звіти містять інформацію при виконану роботу. Хоча відомі стандартні звіти, але кожна організація може складати їх за власною формою. Ці звіти слугують для планування роботи організації в майбутньому, для аналізу номенклатури справ організації, списку її контрагентів тощо. Аналітичні звіти можуть видаватися по окремих структурних підрозділах організації. Звіти повинні відображати роботу підприємства за значний проміжок часу, зокрема:

• за місяць (із зазначенням конкретного місяця року);

• за квартал (з посиланням на конкретний квартал);

• за рік (без зазначення року - поточний рік).

Аналітичні звіти видаються порівняно рідко. Часто їх оформляють і вигляді окремого видання й розповсюджують у межах організації. У зв»язку з цим до них ставляться достатньо високі вимоги щодо якості оформлення. Вони повинні мати логотипи організації, герби й іншу графічну символіку. Зразками таких звітів можуть бути: виконані документи по виконавцях, по контрагентах, по номенклатурі справ.

Дата добавления: 2015-07-18