Погоджено* погоджено

Протоколом експертної комісії Завідуючий архівом
структурного підрозділу Організації

(особа відповідальна

_______________________________ №___________ за архівний підрозділ

Підпис, ініціали, прізвище установи)

Дата

*у разі наявності експертної комісії структурного підрозділу

До номенклатури справ не включають друкованих видань, збірників постанов Кабінету Міністрів України "Відомостей Верховної Ради України", брошур, довідників, бюлетенів, реферативних журналів, експрес-інформацій та інших подібних матеріалів.

Найменування справ у номенклатурі повинно в стислій формі, конкретно відображати склад і зміст документів, що мають групуватись у справах. Основною частиною найменування справи є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться, а також вид документа (наказ, розпорядження, довідка, лист тощо).

Кожна справа, що включена до номенклатури повинна мати свій індекс, який складається з індексу управління (відділу) і порядкового номера справи в межах відділу. Наприклад: 02-1-03, де 02 - індекс управління; 1 - індекс відділу; 03 - порядковий номер справи.

Якщо матеріали складаються з кількох томів, то номер тому додається до індексу.

Строки зберігання справ визначаються згідно з Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств.

Після закінчення діловодного року номенклатура справ обов'язково закривається. Закриття номенклатури оформляється підсумковим записом, в якому зазначається кількість і категорія фактично заведених справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом начальник управління (відділу).

Формування справ - це групування виконаних документів у справі відповідно до номенклатури справ.Під час формування справ потрібно додержуватись таких правил:

0 групувати у справи слід тільки оригінали, у разі їх відсутності засвідчені у встановленому порядку копії, не допускати до включення у справи чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню

0 групувати в справи документи одного діловодного року (за винятком

особових, судових, перехідних справ). 0 особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в

установі. 0 групувати в справи окремо документи постійного строку зберігання та

тимчасового. 0 включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності. 0 справа не повинна перевищувати 250 сторінок (30-40 мм завтовшки). 0 документи всередині справи групуються в хронологічному чи логічному порядку або в їх поєднанні. Оперативне зберігання документів. З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. З метою забезпечення схоронності справ у структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів, а справи повинні зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

Вилучення документів із справ постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника організації, начальника відповідного управління (структурного підрозділу) з обов'язковим залишенням у справ завіреної копії документа.

Підготовка справ до зберігання та використання. Закінчені діловодством справи постійного та тривалого зберігання повинні здаватися до архіву. Підготовка документів до передачі в архів передбачає: • експертизу цінності документа;

• оформлення справ;

• складання описів справ;

• передачу справ до архіву і забезпечення схоронності документів. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою

встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого строків зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню. (Зразок акту наведено нижче)

Справи постійного і тривалого зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону нумерацію сторінок у справі; складання підсумкового напису;

складання у разі потреби внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.(схема на стор.) написи на обкладинках справ постійного та тривалого строків зберігання

робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю. за результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу (схема на стор.).

Найменування організації ЗАТВЕРДЖУЮ

АКТ Керівник підприємства

№_____________________ ________

--------------------------------------------- (підпис, розшифровка підпису)

(місце складання) Дата

Про виділення для знищення документів, що підлягають зберіганню

На підставі________________________________________________

(назва і вихідні дані документів

із зазначенням строків їх зберігання)
відібрано для знищення такі, що не мають науково-історичної цінності і
втратили практичне значення, документи фонду

№______________________ (найменування фонду)

	Заголовок	Дата	Номери	Індекс справи	Кількіст	Строк	При-
№	справи	справ	описів	(тому,	ь справ	зберіган-ня	мітка
п/п	або	и або	(номен-	частини) за	(томів,	справи (тому,
	груповий	краин	клатур)	номенклатуро	частин)	частини) і
	заголовок	їдати	зарік	ю або номер		номери статей
	справ	справ	(роки)	справи за описом		за переліком

Разом___________________________ справ за______________________ роки

(цифрами, літерами)

Описи справ постійного зберігання за____________________________ роки затверджено,

а справи з особового складу погоджено з ЕПК______________________________________

(найменування архівної установи)

(протокол від___________ №__________________________)

Найменування посади особи, Підпис Розшифровка

яка проводила експертизу підпису

цінності документів Дата СХВАЛЕНО

Протоколом ЕК від________________ №________________ __

Документи в кількості________________ справ вагою___________ кг здано в

(цифрами і літерами)

________ на переробку за приймально-здавальною накладною від __________ №____

(найменування установи)

Найменування посади особи, яка Розшифровка підпису

здала документи Дата

Формат А 4 (210x297)

Код держархіву_______

Код Організації____________

L

__________________________ (найменування державного архіву) ______________________

(Найменування організації, найменування структурного підрозділу)

Дата добавления: 2015-07-18