Документальное оформление оплаты труда

Основанием бухгалтеру для расчета оплаты труда работника служат трудовые договоры, приказы, а также документы о фактическом использовании рабочего времени (табель учета использования рабочего времени, сдельные наряды и т.д.).

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы организация должна использовать Унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 (ред. 05.01.2004 №1) "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" [14].

Кроме того, каждая организация может разрабатывать и утверждать самостоятельно те формы первичных и учетных документов, которые ей необходимы для ведения учета.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты делятся:

на формы по учету кадров - применяются юридическими лицами всех организационно-правовых форм и форм собственности;

на формы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - применяются юридическими лицами всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Структура, штатный состав и штатная численность организации фиксируются в штатном расписании (форма № Т-3) (приложение 3).

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

При поступлении на работу работник должен написать заявление. В нем он указывает дату, с которой приступает к работе, и свою будущую должность. На основании заявления составляется приказ (распоряжение) о приеме работника на работу по форме № Т-1 (приложение 8). Если на работу принимают нескольких работников, приказ составляют по форме № Т-1а. Приказ составляют в одном экземпляре. Печать на нем не ставится.

На основании приказа о приеме работника на работу вносится соответствующая запись в трудовую книжку. Если работник впервые устраивается на работу, трудовую книжку и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляет работодатель[1, с.68].

После того как приказ подписан руководителем (или уполномоченным лицом), работник должен обязательно ознакомиться с приказом и расписаться в нем, указав дату. Согласно Трудовому кодексу РФ с работником заключают трудовой договор (приложение 7). Его составляют в двух экземплярах: один передают работнику, другой остается в организации.

После составления приказа о приеме работника на работу и трудового договора заполняется личная карточка работника (форма № Т-2) (приложение 9), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54) (приложение 10). Если какие-либо сведения о работнике изменились, в его личную карточку вносят необходимые данные. Эти исправления должны быть заверены подписью работника кадровой службы [38, c.251].

Работник может быть переведен на работу в другую организацию либо в другую местность вместе с организацией. В этом случае оформляется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) (приложение 11) или приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а). В любом случае перевод работника допускается только с его письменного согласия. Подтверждением согласия сотрудника на перевод служит собственноручная его подпись "С переводом согласен" на приказе о переводе. При желании работник может сам написать заявление о переводе.

Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. Работник должен ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись [38, c.254].

Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации на календарный год применяется график отпусков (форма № Т-7) (приложение 4). График составляют в начале каждого года. В нем указывают время предоставления очередного ежегодного отпуска каждому сотруднику организации.

График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников.

На основании графика отпусков кадровая служба оформляет приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) (приложение 12). Если отпуск предоставляется нескольким работникам, приказ составляется по форме № Т-6а. Если отпуск предоставляется в соответствии с графиком, нет необходимости требовать от работника заявления с просьбой о предоставлении отпуска. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала [1, с.85].

Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. Работник должен ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику" (приложение 13).

Записку-расчет о предоставлении отпуска составляют в одном экземпляре. На основании записки-расчета бухгалтер должен рассчитать и выплатить работнику заработную плату и другие выплаты при предоставлении отпуска.

Для контроля за соблюдением работниками режима рабочего времени и начисления заработной платы (при повременной оплате труда) применяют "Табель учета использования рабочего времени и расчета оплаты труда" (форма № Т-12). Эта форма применяется в случае, если учет рабочего времени ведут вручную. Если учет рабочего времени ведут с применением средств вычислительной техники, применяется табель учета использования рабочего времени по форме № Т-13 (приложение 14).

В табеле отмечают фактически отработанные часы и дни, указывают время болезни и отпуска, а также причины неявок на работу по каждому работнику, состоящему в штате организации. Если работник трудится в организации по гражданско-правовому договору (например, по договору подряда или поручения), учет его рабочего времени не ведут.

Табель подписывают руководитель соответствующего структурного подразделения (на небольших предприятиях - руководитель организации), работник кадровой службы. По окончании месяца табель передают в бухгалтерию.

Организация может заключить с работником трудовой договор на время выполнения определенной работы. После того как работа будет выполнена, представитель организации должен принять ее результат. После этого с работником производят расчет [34,c.352].

Расчет и выплату заработной платы отражают в расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49) или в двух ведомостях: по форме № Т-51 "Расчетная ведомость" (приложение 15)отражают начисление зарплаты, по форме № Т-53 "Платежная ведомость" (приложение 16) - выплату.

При применении формы № Т-49 другие расчетные и платежные документы не составляются. Какие ведомости использовать, бухгалтерия организации решает самостоятельно.

Основанием для выдачи премии является приказ (распоряжение) о поощрении работника (работников) (форма № Т-11 или № Т-11а).

Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Работник, которому выплачивается премия, должен поставить свою подпись в графе "С приказом (распоряжением) ознакомлен".

Если работник решил расторгнуть трудовой договор по собственной инициативе, то не менее чем за две недели до увольнения он должен написать заявление. В заявлении работник должен указать дату, с которой он хочет уволиться, и причину увольнения.

По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.

До истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать свое заявление. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора.

По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет.

На основании заявления оформляется приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8) (приложение 17). Если увольняются несколько работников, приказ оформляется по форме № Т-8а.

Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе об увольнении каждый работник должен расписаться.

При увольнении материально-ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных законодательством Российской Федерации, к приказу о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (работниками)прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

На основании приказа об увольнении бухгалтер должен оформить

записку-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником по форме № Т-61, выдать работнику заработную плату за отработанное время и компенсацию за неиспользованный отпуск (если она ему полагается). На основании приказа в трудовой книжке работника делают запись о расторжении трудового договора, а также в личной карточке и в лицевом счете. Работник должен ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.

Таким образом, для документального оформления трудовых отношений организация должна применять Унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 (ред. от 05.01.2004 № 1) "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Дата добавления: 2015-07-17