Реєстрація документів

162.Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

163.Реєстрація актів органів державної влади, доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд керівництву обласної ради, постійним комісіям обласної ради, розпорядчих документів, листів за підписом голови обласної ради та його заступників, голів постійних комісій, керуючого справами, протоколів і рішень колегіальних органів проводиться централізовано загальним відділом виконавчого апарату. Реєстрації підлягають також документи, створені в установі (довідки, доповідні записки, заяви тощо).

Інші документи, що стосуються напрямів діяльності відділів виконавчого апарату обласної ради (звернення громадян та листування з питань поновлення прав реабілітованих), реєструються в цих структурних підрозділах.

164.Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного відділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

165.Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до обласної ради;

розпорядження з основних питань;

розпорядження з особового складу (кадрових питань);

спільні розпорядження голови обласної ради і голови облдержадміністрації;

накази про відрядження;

протоколи засідань президії обласної ради;

протоколи сесій обласної ради;

службові листи;

документи з грифом «ДСК»;

звернення громадян;

документи з питань організації профспілкової роботи;

документи з питань соціального страхування і тимчасової втрати працездатності;

документи комісії з питань поновлення прав реабілітованих;

запити на інформацію.

166.Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.

167.Оригінал документа, який надійшов після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах з проставлянням того ж індексу, який був присвоєний факсограмі або документу, що надійшов електронною поштою.

168.Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 29 цієї Інструкції.

169.В обласній раді для реєстрації документів застосовується журнальна форма та реєстраційно-контрольна картотека.

170.Журнальна форма реєстрації документів використовується в групах документів з обсягом документообігу до 600 одиниць на рік (документи з грифом «Для службового користування», розпорядження голови обласної ради, накази, запити на інформацію інші).

171.При реєстрації документів оформлюється реєстраційно-контрольна картка із зазначенням обов'язкових реквізитів (додатки 19, 20).

Перелік обов'язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами.

Дата добавления: 2015-07-17