Защита данных

При работе с таблицей Excel бывает необходимо защитить рабочие книги, отдельные ячейки, диаграммы и другие объекты от несанкционированного доступа или нежелательного изменения. Excel позволяет это сделать с помощью специальных действий. После включения функции защиты нельзя изменить заблокированный элемент. По умолчанию Excelзащищает все ячейки (на вкладке Защита диалогового окна Формат ячеек по умолчанию установлен флажок Защищаемая ячейка), графические объекты, диаграммы от изменения. Однако защита не вступает в силу пока не выбрана команда Сервис►Защита►Защитить лист. В результате выполнения этой команды будет открыто диалоговое окно Защитить лист (рис. 5.13).Установленные в нем варианты защиты применяются только к текущему листу.

Обычно от изменения защищают ячейки с формулами, названия и шапку таблицы. Если же пользователь попытается ввести информацию в защищенную ячейку таблицы, то выдается сообщение Ячейка или диаграмма защищена от изменений.

В большинстве случаев нет необходимости в блокировке всех ячеек рабочего листа. Перед защитой листа необходимо выделить те ячейки, которые необходимо оставить незаблокированными, и в окне Формат ячеек на вкладке Защита снять флажок Защищаемая ячейка. Тогда при вводе в таблицу данных для перемещения курсора по пустым незащищенным ячейкам можно использовать клавишу [Тab].

Основными возможностями при работе с базами данных являются:

· организация ввода данных;

· просмотр данных;

· поиск данных по заданному критерию;

· сортировка данных;

· фильтрация данных;

· подведение итогов.

Для работы с таблицей как с базой данных в Excel используется пункт меню Данные. Эта команда корректно работает только с таблицами, в которых названия колонок занимают одну строку

Удобным средством для работы с таблицей является форма (окно формы открывается по команде Данные►Форма. В окне формы (рис.5.15) отображаются все поля одной записи базы данных: слева располагаются названия полей, рядом с ними их значения, доступные для редактирования. Если поле вычисляемое, то оно не доступно для редактирования.

порядочение табличных данных в выделенных строках по алфавиту, величине или дате называется сортировкой. Столбец, определяющий порядок данных, называются ключом сортировки. Сортировка производится в убывающем или возрастающем порядке. Для сортировки в Excel используется команда Данные►Сортировка. Можно задавать три уровня сортировки одновременно: за одну сортировку можно выполнить сортировку сначала по первому уровню, потом в полученном списке – по второму, а затем – по третьему (рис. 5.16).

Если сортировка ведется по нескольким ключам, то строки с одинаковыми значениями в столбце, указанном в поле Сортировать по, сортируются в порядке, определяемом столбцом, указанным в поле Затем по. Строки с одинаковыми значениями в первых двух столбцах сортируются по столбцу, указанному в поле В последнюю очередь, по.

Использование автофильтра

С помощью функции автофильтра выбор отдельных записей можно производить непосредственно в самой таблице. При этом для выбора данных можно задавать целый ряд различных критериев. Активизация функции автофильтра происходит путем выбора команды Данные►Фильтр► Автофильтр. Фильтрация таблицы оставляет на экране для обработки только те записи, которые удовлетворяют критериям, остальные строки становятся скрытыми. Команда вызова Автофильтра помещает кнопки раскрывающихся списков в названия полей, при помощи этих кнопок задаются критерии отбора. Стрелки кнопок раскрывающихся списков тех полей, которые задействованы в критерии, меняют цвет с черного на голубой.

Если задать критерии отбора в нескольких столбцах (полях), то они связываются между собой по принципу логического И.

Автофильтр предоставляет несколько видов фильтрации данных:

1. Выбор записей с заданным значением поля происходит путем выбора в раскрывающемся списке значения поля для поиска точного соответствия.

2. Выбор записей по условию производится командой Условие, в результате чего открывается диалоговое окно Пользовательский автофильтр, где задают критерии с участием одного или двух условий с использованием шаблонов(”? ” и “ * ”), операций сравнения и логических операций И, ИЛИ.

3. Выбор первых наибольших или наименьших n значений позволяет выполнить команда Первые 10.

4. Команда Все восстанавливает на экране все скрытые фильтром строки таблицы.

При работе с расширенным фильтром создаются три области:

1. Исходный диапазон. Область, где хранятся исходные данные. Содержит диапазон, подлежащий фильтрации, т.е. исходную таблицу обязательно вместе с шапкой таблицы.

2. Диапазон условий. Область на рабочем листе, где задаются критерии поиска информации. Диапазон условий применяется для задания условия отбора записей и формируется из строки заголовков полей, которые будут ключевыми при отборе записей, и строки или строк критериев.

При создании диапазона условий необходимо пользоваться следующими рекомендациями:

· В верхней строке диапазона критериев должны быть расположены имена, в точности, совпадающие с заголовками столбцов исходного диапазона. Можно перечислить все имена, но это необязательно, достаточно указать только те, которые определяют условия отбора. Точное соответствие имен полей исходного диапазона и имен, указанных в диапазоне условий, проще всего обеспечить копированием из самой таблицы.

· Ниже должна располагаться хотя бы одна строка, где задаются условия. В условия отбора расширенного фильтра может входить несколько условий, накладываемых на один столбец, несколько условий, накладываемых одновременно на несколько столбцов, а также условия, накладываемые на вычисляемое формулой значение.

· Для объединения критериев с помощью логического И нужно указать задаваемые критерии в одной строке, а для объединения критериев с помощью логического ИЛИ следует представить критерии в разных строках. Следует также учитывать, что в случае необходимости вместе с критерием в ячейку надлежит ввести оператор сравнения. Для обозначения точного соответствия поля записи заданному критерию при задании критериев знак равенства (=) не используется.

3. Выходной диапазон. Область, в которую Excel копирует выбранные из таблицы данные. Этот диапазон должен быть расположен на том же листе, что и исходный. Извлеченную информацию можно поместить на другой лист копированием результата фильтрации. Задание выходного диапазона необязательно, т. к. существует опция “Фильтровать список на месте”. В этом случае фильтрация преобразует исходную таблицу в набор записей, удовлетворяющих условиям выбора.

Часто бывает необходимо посчитать промежуточные и общие итоги в таблице. При этом таблица должна быть отсортирована по столбцам, которые являются группировочными признаками. Команда Данные►Итоги добавляет строки промежуточных итогов для каждой группы элементов. Допускается использование различных функций (например, среднего значения, количества строк или пустых ячеек, стандартное отклонение и т.д.) для вычисления итогов в пределах каждой группы.

В диалоговом окне Промежуточные итоги поле При каждом изменениив используется для указания столбца, по которому следует сгруппировать данные для подведения итогов; поле Операция позволяет использовать различные функции; поле Добавить итоги по: позволяет отметить все поля, по которым будут подводиться итоги. Установка флажка Заменить текущие итоги позволяет заменить в таблице уже существующие итоги. Установленный флажок Конец страницы между группами автоматически вставляет конец страницы перед каждой группой данных, для которой вычисляются итоги. Флажок Итогипод данными дает возможность поместить строки промежуточных и общих итогов под соответствующими данными. Кнопка [Убрать все]позволяет восстановить исходный вид экрана до подведения итогов.

Используя возможности по автоматическому подведению итогов, рассчитаем частные (по каждому складу) и общие итоги в таблице Учет движения материалов на складах.

1. Отсортируйте таблицу по столбцу № склада.

2. Выделите диапазон таблицы вместе с шапкой, т.е. A2:F7.

3. Откройте окно формирования итогов командой Данные►Итоги.

4. Заполните диалоговое окно как показано на рис. 5. 22 и нажмите [ОК].

В результате подведения итогов таблица примет вид, представленный на рис. 5.23.

Кроме итоговых строк программа сформировала структуру (см. слева от таблицы), которая согласована с группировкой данных для вычисления промежуточных и общих итогов. Знак «-» означает, что можно спрятать строки, относящиеся к группе, оставив только промежуточный или общий результат, (щелкнув по кнопке [ - ]). Кнопки , , также служат для управления отображением структуры. Например, кнопка оставляет в таблице только промежуточные и общие итоги, скрывая содержимое таблицы.

Связанными называются таблицы, в которых данные из одних таблиц используются в других таблицах или участвуют в вычислениях, производимых в других таблицах. Связь устанавливается в результате задания внешней ссылки на другие листы той же или другой рабочей книги. Связь играет большую роль в тех случаях, когда значения одной таблицы зависят от значений в другой таблице. При изменении значений в одной таблице изменяются и значения в тех ячейках, которые содержат ссылки на эту таблицу, т.е. речь идет о динамической связи. Внешняя ссылка на ячейку, находящуюся на другом листе этой же рабочей книги состоит из имени листа и адреса ячейки, разделенных восклицательным знаком:

Дата добавления: 2015-07-15