Этикет письменного делового общения и обмена деловой информацией по факсу.

ДИСТАНЦИОННОЕ ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ.

Этикет письменного делового общения и обмена деловой информацией по факсу.

Этикет деловой электронной переписки.

Этикет телефонных переговоров.

Этикет письменного делового общения и обмена деловой информацией по факсу.

Деловая переписка и делопроизводство являются неотъемлемой и важной частью деловых отношений. По тому, как составлено и оформлено письмо, как с ним работают, можно судить о том, что происходит в органи­зации. Серьёзное отношение к документам является показателем трудовой дисциплины, профессионализма и уважения к деловым партнёрам и коллегам.

Деловая переписка включает письма, телеграммы, телефонограммы, факсовую, электронную связь. Содержание деловых писем весьма разнообразно: просьбы, приглашения, запросы, гарантийные, сопроводительные, рекламные письма и т.п. Деловую корреспонденцию подразделяют на вхо­дящую, т.е. получаемую учреждением от своих партнеров, вышестоящих организаций, и исходящую, формируемую непосредственно в учреждении. Если говорить о традиционной деловой переписке, то ее можно разделить на официальную и личную.

К лич­ной относят рекомендательные письма, благодар­ности, поздравления (в связи с юбилейной датой, по случаю бракосочетания, получения нового служебного назначения, по случаю выигранного конкурса и т.п.). и соболезнования. Отметим, что с днем рождения письменно поздравляют только при наступлении круглой даты.

Обратите внимание, что в отдельных случаях письменное сообщение может быть сделано обязательно от руки, например, выражение соболезнования никогда не печатается. Благодарность за поздравление (с повышением по службе, по случаю бракосочетания) тоже рекомендуется написать от руки.

В некоторых случаях деловой этикет рекомендует передавать информацию только в письменном виде: например, приглашение на деловой прием, поздравление с юбилейной датой и др.

Важно помнить, что подпись под деловым письмом всегда делается от руки; факсимиле в деловых письмах не допускается, так как свидетельствует о неуважении к адресату или об отсутствии к нему интереса.

Помимо этого выделяют следующие виды официальных деловых писем:

· Циркулярные (от нем. Zirkular, от лат. circularis — круговой) - это письма, направляемые одним автором группе адресатов, нескольким должностным лицам, либо письма для всех лиц, занимающих определённую должность, которые обычно носят общий инструкционный характер.

· дирек­тивные,

· информационные,

· гарантийные,

· претензионные,

· рекламационные, т.е письма -претензии покупателей к поставщикам вследствие нарушения последними условий договора по поставке продукции, выполнению работ, оказанию услуг и проч.

· коммерческие,

· договорные,

· сопроводи­тельные,

· письма-ответы,

· письма-запросы,

· напоми­нания,

· приглашения,

· извещения,

· подтверждения,

· просьбы.

Существуют определенные правила написания офици­альных писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже организации, но и помешать реше­нию важных вопросов, заключению выгодных контрактов.

Уважающая себя компания, которая испытывает подобные же чувства к своим клиентам, поставщикам и прочим корреспондентам, обязательно пользуется фирменной почтовой бумагой, на которой и пишутся деловые письма.

Почтовая бумага должна быть хорошего качества и разного формата - от стандартного А4 до небольшого А8. Цвет бумаги только светлый: белый, кремовый, светло-серый и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака); в некоторых случаях там же напечатаны имя и фамилия сотрудника, может быть, и его должность. Вопрос о том, целесообразно ли дать право сотруднику пользоваться почтовой бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия, и должность сотрудника, решается руководством организации. Однако следует заметить, что деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге, без эмблемы фирмы, но писать письма на почтовой бумаге отеля, где остановился сотрудник организации, не следует, так как на бумаге будет эмблема отеля, а не фирмы, которую он представляет.

Каждое деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях, иметь ряд обязательных атрибу­тов: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности и корректности.

Мысль — это содержание написанного вами или то, о чем вы говорите в своих письмах. Деловое письмо имеет опре­деленную цель и определенную направленность — побу­дить адресата к каким-то действиям и получить опреде­ленный ответ на это письмо. Для этого необходимо четко и ясно формулировать идеи, которые вы стремитесь выра­зить, в противном случае вам не удастся донести эти идеи или сведения до других. Если в письме затрагивается несколько вопросов, они должны быть по смыслу отделены друг от друга и указаны в порядке их важности.

Еще один критерий качественного текста делового письма — это внятность, т.е. доступность текста для пони­мания. Корректность — это тон написанного, который зада­ется выбранными словами, официальностью или неофици­альностью стиля и должен точно соответствовать статусу адресата вашего письма, точно так же, как покрой вашего костюма будет соответствовать кругу общества, к которому принадлежат ваши клиенты.

Стиль делового письма — деловитость, отсутствие посторонних фраз. Деловое письмо должно быть предельно коротким, в этом случае оно лучше воспринимается. Деловое письмо должно быть написано четко, фразы должны легко читаться, нежелательно большое количество причастных и деепричастных оборотов, недопустимы назывные предложения, риторические вопросы, метафоры и прочие средства выразительности речи. Рекомендуется традиционное, классическое (с точки зрения грамматики), построение фраз: подлежащее - сказуемое - обстоятельство места и т.п.; минимум прилагательных, почти полное отсутствие местоимений. Если в письме затрагивается несколько вопросов, они по смыслу должны быть отделены одно от другого.

Такое важнейшее требование к деловому письму, как грамотность, отражает соблюдение норм грамматики и правописания. Разумеется, деловые письма должны быть написаны без ошибок (в тек­сте не допускаются подчистки и исправления), аккуратно отпечатаны.

Короткое, грамотное, логичное дело­вое письмо — знак уважения к адресату.

Необходимо отметить, что информацию в документе несет не только сам текст, но и элементы его оформления, получившие название реквизитов.

Реквизит — это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.

Число реквизитов бывает различным в зависимости от вида и содержания документов. Формуляр-образец уста­навливает максимальный состав реквизитов и порядок их расположения.

В настоящее время к реквизитам относятся:

· государственный герб Российской Федерации;

· эмблема государственного органа или организации;

· изображение правительственных наград;

· код организации по общероссийскому классифика­тору предприятий и организаций (ОКПО);

· код формы документа по общероссийскому класси­фикатору управленческой документации (ОКУД);

· наименование государственного или муниципального органа;

· наименование учреждения или организации;

· наименование структурного подразделения;

· индекс почтового отделения, почтовый, телеграфный и электронный адрес, номер телетайпа, телефона, факса, номер счета в банке;

· название вида документа;

· дата;

· индекс;

· ссылка на индекс (номер) и дату входящего документа;

· место составления и издания;

· гриф ограничения доступа к документу;

· адресат;

· гриф утверждения документа – это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию и состоящий из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ЗАО "Термика"
Личная подпись И.И.Иванов

15.04.2009

· Резолюция – фраза (распоряжение, указание) написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Например:

Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект
договора с ЗАО "Термика" к 05.04.2009

Личная подпись
Дата

· заголовок к тексту;

· отметка о контроле;

· текст;

· справка о наличии приложений;

· подпись;

· гриф согласования – это реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.;

· визы – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

· печать;

· отметка о заверении копий;

· фамилия исполнителя, номер его телефона или адрес электронной почты;

· отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

· отметка о переносе данных на машинный носитель;

· отметка о поступлении^[1].

До сих пор мы говорили об общих правилах написания и нормативах оформления деловых писем. Дадим теперь некоторые рекомендации по их содержанию.

---

Дата добавления: 2015-07-15