Подготовка к телефонному разговору.

Перед любой важной встречей, как правило, находится несколько минут, чтобы подготовиться, настроится, привести себя в нужное эмоциональное состояние. Например, если вы бежали по лестнице к шефу, то перед кабинетом надо остановиться успокоить дыхание, и после этого входить с невозмутимым видом. Почему же телефонные переговоры должны являться исключением?

· К телефонному разговору нужно готовиться, по возможности, учитывая ситуацию, в которой находится ваш собеседник, для этого полезно знать его цели, мотивацию, желания. Положительный эмоциональный настрой обязателен перед началом разговора.

· Примите такое положение тела, как будто собеседник вас видит и находится напротив.

· Начните улыбаться до того, как начался разговор. По голосу собеседник почувствует, что ваше настроение — позитивное. Ваш голос — отражение вашего эмоционального состояния, которое должно вызывать расположение и симпатию другого человека.

· Сделайте вдох и выдох, приведите дыхание в нормальное состояние. Если дыхание «сбито», такое случается при волнении, то вам будет трудно управлять своим голосом.

· Помните, что вам нужно сказать сначала. Иногда, волнуясь, люди забывают представиться, неправильно называют, например, должность, фирму, имя собеседника. Лучше это вспомнить перед началом разговора.

· Представьте себя вашим собеседником, что он может ответить, как будет возражать, какие у него есть аргументы.

· Когда почувствует, что готовы к разговору — набирайте номер.

Как правильно начать разговор по телефону?

Начало разговора определяет его ход и завершение. Голос должен выражать приветливость, заинтересованность, деловитость. А для этого нужно иметь соответствующее эмоциональное состояние. Например:

1. Сядьте удобно, но, не развалившись в кресле или на стуле. Просто с положение тела очень влияет на настрой разговора и голос. Если не верите, попробуйте где-нибудь лечь и вести деловой разговор, у собеседника появится желание спросить, что вы там делаете?

2. Любой контакт с клиентом, не важно по телефону или лично, это представление (презентация) себя и фирмы, от имени которой выступаете. Поэтому, представляться нужно максимально позитивно, передавая эмоциями своё отношение к организации и делу, которым заняты. Если, представляясь, вы изобразите печаль, досаду, разочарование, то клиент может подумать, что вам не нравиться работа, и отношение к ней не серьёзное.

3. Иногда бывает полезно уточнить, туда ли вы попали, набирая телефонный номер. Не стоит выпаливать все свои данные, если не уверены, что общаетесь с нужным человеком.

4. В вашем голосе должна звучать заинтересованность. Помогите человеку, который звонит, почувствовать, что вы действительно рады его звонку. Вы не сможете расположить к себе собеседника. Если ваш голос будет усталым или равнодушным, что соответствует эмоциям безразличия и равнодушия, поэтому поставьте рядом с телефоном зеркало, посмотрите на своё лицо, те эмоции, которые на нём отображены — услышит ваш собеседник.

5. Снимая трубку, ещё раз улыбнитесь. Напишите на трубке слово «улыбка». Даже если вас собеседник не видит, вы не должны разговаривать с ним, развалившись на кресле с печальным и унылым выражением лица. Представьте, что вы видите собеседника, и он видит вас и вашу улыбку. Будьте уверены, он её «услышит».

6. Иногда, полезно откликаться первым, как только поймёте, что собеседник взял трубку, но почему-то не говорит. Обычно, в организациях с хорошей корпоративной культурой, менеджеры, отвечая на звонок, представляются. Если этого не произошло, начинайте говорить первым.

7. Перед разговором и, во время нельзя курить или жевать. Курение, как правило, сопровождается состоянием лёгкого транса, вряд ли это будет способствовать эмоциональному состоянию бодрой заинтересованности. Жевание в процессе разговора создаёт много посторонних звуков, которые могут быть расценены собеседником весьма неоднозначно.

Деловым людям необходимо освоить общепринятые ПРАВИ­ЛА ВЕДЕНИЯ ТЕЛЕФОННОГО РАЗГОВОРА. Эти правила обычно делят на две группы в зависимости от типичной ситуации телефонного диалога вам звонят или вы звоните. Рассмотрим некоторые из этих правил.

---

Дата добавления: 2015-07-15