Ход работы. Лабораторно-практическое занятие № 6

Лабораторно-практическое занятие № 6

Тема: « Обработка входящих, исходящих и внутренних документов. Обработка корреспонденции от физических лиц»

Критерии оценок:

Оценка «5» ставится, если правильно составлены письмо-претензия, жалоба, журналы регистрации, РКК; правильно оформлены записи.

Оценка «4» ставится, если с незначительными ошибками составлены письмо-претензия, жалоба, журналы регистрации, РКК; правильно оформлены записи.

Оценка «3» ставится, если с ошибками составлены письмо-претензия, жалоба, журналы регистрации, РКК; правильно оформлены записи.

Оценка «2» ставится, если составлены не все документы.

Ход работы

1. Ознакомиться с теоретическим материалом, составить конспект

2. Выбрать тип организации (предприятия) самостоятельно.

3. Определить состав реквизитов и конкретные их значения, помещаемые на бланке (реквизиты вымышленные).

4. Установить требуемые поля страницы документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97, создать письмо-претензию в организацию (реквизиты вымышленные).

6. Создать журнал регистрации входящих, исходящих и внутренних документов (титульный лист, вкладыш).

7. Зарегистрировать письмо-претензию как исходящий документ.

8. Зарегистрировать письмо-претензию как входящий документ.

9. Письмо отдать на резолюцию директору, поставить на контроль.

10. Создать карточку контроля (регистрационно-контрольная карточка).

11. Внести данные письма с резолюцией в карточку контроля

12. Снять письмо с контроля.

13. Создать и зарегистрировать внутренний документ.

14. Создать журнал письменных обращений граждан

15. Создать и зарегистрировать жалобу, поставить и снять жалобу с контроля.

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Цели регистрации:

1. учет документов;

2. контроль за их исполнением;

3. обеспечение сохранности документов;

4. удобство поиска документов.

Формы регистрации документов:

1. Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте или одним работником, например секретарем-референтом.

2. Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).

3. Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов, другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

1. входящие документы,

2. исходящие документы,

3. внутренние документы,

4. договоры (контракты) коммерческие,

5. документы, имеющие гриф ограничения доступа.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие:

1. из порядкового номера документа с начала года,

2. условного обозначения структурного подразделения или должностного лица,

3. номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:

1. письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;

2. все рекламные письма;

3. поздравительные письма и телеграммы;

4. приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;

5. печатные издания (книги, брошюры, журналы);

6. пакеты с пометой «лично»;

7. копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

8. информационные материалы и т.д..

Виды регистрации документов:

1. журнальная;

2. карточная;

3. компьютерная.

Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток – медленный поиск, особенно при больших объемах производства.

Дата добавления: 2015-07-14