Журнал регистрации исходящих документов

Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству. В качестве граф регистрационной карточки используются те же графы, что и в журнале.

Контроль исполнения документов

Цель контроля – обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения, т. е. наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы. Контроль за исполнением документов обеспечивает своевременное и качественное решение поставленных в них вопросов. Контролировать в организациях могут и устные распоряжения руководителя.

Контроль исполнения включает:

1. постановка документа на контроль,

2. проверка своевременного доведения документа до исполнителя,

3. предварительная проверка и регулирование хода исполнения,

4. учет и обобщение результатов контроля за исполнением документов,

5. информирование руководителя.

Виды контроля:

1. по существу вопроса, поставленного в документе,

2. за сроками исполнения.

Сроки исполнения исходящих документов исчисляются в календарных днях с даты их подписания (утверждения), входящих — с даты их поступления.

Сроки исполнения документов:

1. Типовые сроки устанавливаются нормативно-правовыми актами.

2. Индивидуальные определяются руководителем (в резолюции или устно) или указываются в самом документе.

Изменение срока исполнения производится:

1. типовых – введением нового нормативно-правового акта,

2. индивидуальных – руководителем, поставившем документ на контроль.

Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. Контролируемый документ следует отметить знаком «К» или «АК» (автоматизированный контроль) на верхнем поле.

Как правило, контроль осуществляется по контрольным экземплярам РКК, которые помешаются в картотеку, систематизируемую по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. Должностное лицо заполняет контрольные карточки, извещает исполнителей о наступающих сроках исполнения, выявляет и сообщает руководителю о причинах неисполнения документов в установленный срок. Оно может требовать от исполнителей информацию о ходе исполнения документов. Контроль осуществляется как до истечения срока (предварительный), так и после его истечения, если документ не был исполнен (последующий). Данные о ходе исполнения документов вносят в графу «Контрольные отметки» РКК. Прежние записи не зачеркивают.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения поставленных в нем задач: выполнения конкретных заданий, подготовки письменных ответов и т. п. Исполненный документ должен быть сдан в дело вместе с документом-ответом. Результаты исполнения отмечаются в письменном виде на документе, в его РКК и на экземпляре ответа, остающемся в организации. После этого документ снимают с контроля.

Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д.

Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.

При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:

· порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;

· дата документа (регистрации);

· краткое содержание;

· подразделение, подготовившее документ;

· исполнитель;

· срок исполнения;

· отметка об исполнении (ход исполнения);

· номер дела, куда подшит документ.

Каждый вид документа (приказы, распоряжения, договоры, докладные записки) регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ. К номеру могут быть добавлены буквы. Например, к приказу по личному составу — «лс», т. е. личный состав, или «к» — кадры, к номеру распоряжения-буква «р»-распоряжение и т.д.

Дата добавления: 2015-07-14