Экспертиза ценности документов

1) Правовая и нормативная основа проведения экспертизы ценности документов

2) Организация экспертизы ценности документов

3) Порядок работы экспертной комиссии

1) Экспертизой ценности документов называется изучение до­кументов в целях определения сроков их хранения и отбора для хранения. Необходимость этой операции объясняется неравно­значностью информации управленческих документов. Одни из них имеют только кратковременное оперативное значение (на­пример, заявление, докладная записка) и теряют актуальность вскоре после своего составления. Другие (например, приказы по личному составу и др.) длительное время остаются носителями хотя и ретроспективной информации, но сохраняющей научное, историческое, социальное, политиче­ское или культурное значение. Из таких документов формируется Архивный фонд РФ, и они хранятся в государственных архивах. Но начинается отбор документов на длительное и постоянное хранение еще в делопроизводстве. Документы по личному сос­таву имеют большое социальное значение, многие из них хра­нятся 75 лет.

Если организация сдает свои документы на государственное хранение, то экспертиза будет проводиться с участием работника этого архива. В противном случае экспертиза осуществляется де­лопроизводственной службой организации с участием других спе­циалистов, например кадровой службы или бухгалтерии.

Правовая основа хранения документов разработана ещё в начале 1990-х гг. В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории государства архивные фонды и документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Архивный фонд РФ разделен на две части: государственную (документы федеральных органов, органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий федеральной собственности) и негосударственную (документы, находящиеся в частной собственности). Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется органами и учреждениями Росархива.

Статьей 9 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации" определено, что документы организаций, действующих на территории РФ, относятся к частной собственности. В соответствии со ст. 14 этого Закона государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством РФ (в т. ч. правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами.

Исходя из приведенных положений федеральных законов и нормативных правовых актов становится очевидной необходимость проведения экспертизы ценности документов как одного из этапов хранения документов. Кроме того, Закон устанавливает обязательность использования при проведении экспертизы нормативно-методических разработок органов руководства архивным делом.

Сроки и порядок передачи на государственное хранение негосударственной части архивного фонда определяются с согласия их собственников, т. е. государственный архив может принять на хранение документы организаций любой организационно-правовой формы на договорной основе.

Документы по личному составу являются той категорией документов, которую как государственные, так и негосударственные организации должны хранить на основе действующих правил. Эти документы имеют большое социальное значение - отражают трудовой стаж, необходимый для начисления пенсий, являются документальным подтверждением прав работников на социаль­ное обеспечение по старости. Учредители юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, обязаны вести учет и сохранность документов по личному составу в уста­новленном порядке.

Для отбора документов выработаны четкие критерии - прох­ождение документа, время и место его создания, вид документа, значимость содержания, юридическая достоверность и др.

Нормативно-методической основой экспертизы ценности документов являются разработки Росархива, в которых определены сроки хранения документов, разработана методика проведения экспертизы и оформления ее результатов, определены функции делопроизводственной службы и ведомственного архива (Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.; Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558).

2) Экспертиза ценности документов проводится:

- в делопроизводстве (при составлении номенклатур дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения до­кументов к делам; при подготовке дел к последующему хра­нению);

- в архиве организации (при подготовке дел к передаче на по­стоянное хранение).

Экспертиза ценности документов и отбор их для хранения осуществляются в организациях специальными постоянно действующими экспертными комиссиями (ЭК).

В министерствах, ведомствах и других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а в структурных подразделениях министерств и ведомств, в организациях - экспертные комиссии. Экспертные комиссии организуют и проводят экспертизу ценности документов и их отбор для передачи на хранение, контролируют проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях, оказывают им методическую помощь в ее проведении.

ЦЭК (ЭК) организации является совещательным органом, работает в постоянном контакте с тем архивным учреждением, в которое сдает документы. В государственных архивах создаются экспертно-проверочные комиссии (ЭПК), которые работают в тесном контакте с теми организациями (с ЦЭК министерств и ведомств), от которых принимают документы на хранение.

Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основании соответствующего типового положения, утвержденного Росархивом.. Положение о ЦЭК (ЭК) организации утверждается руководителем организации по согласованию с соответствующим учреждением Росархива.

Основными функциями экспертных комиссий (ЭК) организации являются:

- организация ежегодного отбора документов для хранения;

- рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в т.ч. и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

- рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

- подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы предложений об установлении и изменении сроков хранения документов.

При возникновении затруднений в проведении экспертизы ценности отдельных категорий документов можно привлекать в качестве консультантов работников соответствующих учреждений государственной архивной службы, а также специалистов других организаций.

3) Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается заведующий архивом (или лицо, ответственное за архив), работники делопроизводственной службы, а в состав ЦЭК - представитель соответствующего учреждения Росархива.

Председателем комиссии организации назначается один из руководящих работников организации.

Документирование деятельности комиссии и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагаются на секретаря комиссии.

Комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы, утверждаемым руководителем организации, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения принимаются большинст­вом голосов. Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководителем организации.

Протоколы, содержащие решения об одобрении описей на дела постоянного хранения и по лич­ному составу; об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел; об изменении сроков хранения документов, установленных типо­выми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел; об установлении сроков хранения документов, не предусмотрен­ных действующими типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы.

Экспертиза ценности документов постоянного и временной хранения осуществляется в делопроизводстве организации ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) и ЭК структурных подразделений под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Первый этап экспертизы проводится в структурных подразделениях и состоит:

- в отборе документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; I

- в отборе документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

- в выделении к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение работниками кадровой службы установленного порядка оформления документов и формирования дел.

Документы постоянного хранения отбирают на основании ведомственного (а при его отсутствии - типового) перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации. Члены комиссии должны полистно проверить дела.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения из них изымают дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" ("ЭК") (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК" ("ЭК"), содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Отметка "ЭПК" ("ЭК") в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по ведомственному (при его отсутствии - по типовому) перечню документов с указанием сроков хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации, как "до минования надобности", "при условии проведения (завершения) ревизии", "после окончания договора" и т.п.

Дата добавления: 2015-07-14