Особенности организации автоматизированного учета на малых предприятиях

К малым относятся предприятия, ассоциации и учреждения с различными формами собственности, которые характеризуются небольшими объемами работ по ведению бухгалтерского учета. В них основной объем работ приходится на финансовый учет (учет денежных средств, расчетов и других организаций), а на ведение управленческого учета затрачивается гораздо меньше времени.

Это связано с небольшим количеством работающих, незначительными объемами работ по учету основных средств, материальных ценностей, готовой продукции и др.

Однако нельзя сказать, что на малых предприятиях вести учет проще. Наоборот, один бухгалтер, иногда совмещающий и обязанности кассира, должен разбираться во всех тонкостях учета, уметь составлять отчетность, правильно рассчитывать налоги и выполнять массу других работ. Поэтому его квалификация должна быть более высокой. К тому же ему приходится не только выполнять рутинную трудоемкую работу, но и уметь принимать ответственные решения. Вот почему возникает необходимость помочь таким специалистам правильно организовать свою профессиональную деятельность.

При автоматизации учета на малых предприятиях важным является выбор формы счетоводства. Наиболее подходящей является автоматизированная форма, при которой предусмотрено получение таких регистров, как журнал хозяйственных операций, кассовая книга и отчет кассира, ведомости аналитического и синтетического учета, Главная книга, оборотно – сальдовый баланс, формы отчетности. Для отдельных участков управленческого учета предусматривается получение различных аналитических регистров: по оплате труда, оборотных ведомостей по движению товарно-материальных ценностей, ведомостей расчета амортизационных отчислений и др. Предусмотрена такая возможность получения различных запросов: по синтетическим счетам, субсчетам, шифрам аналитического учета и др.

Программный комплекс для малого предприятия включает два модуля: «Участки учета» и «Сводный аналитический и синтетический учет и составление отчетности» (рис. 10.3).

Первый модуль предназначен для ведения аналитического учета основных средств, материальных ценностей, готовой продукции, расчетов по оплате труда.

По учету основных средств предусмотрены следующие процедуры: создание инвентарной картотеки основных средств, начисление амортизационных отчислений, ведение операций по движению основных средств, проведение инвентаризации, получение свода проводок по счетам 01, 02, 04, 05, 20 и т.д. для передачи в модуль «Сводный учет». Принцип работы бухгалтера аналогичен ведению учета при использовании АРМ УОС.

Учет материальных ценностей включает такие процедуры, как ввод информации по приходу и расходу материалов, составление аналитических регистров по движению ценностей, распределению материалов по направлениям затрат, получению свода проводок.

При осуществлении расчетов с рабочими и служащими обеспечивается автоматизированное получение: сведений о начислениях по заработной плате и удержаниях из нее, включая формирование платежных ведомостей за первую и вторую половины месяца; расчетных листков – лицевых счетов; свода начислений по отчислениям на социальное страхование платежных ведомостей за первую и вторую половины месяца; расчетных листков – лицевых счетов; свода начислений по отчислениям на социальное страхование, в пенсионный фонд, фонд занятости, на медицинское страхование; свод проводок по счету 70 «Расчеты по оплате труда» и корреспондирующим с ним расчетам (68, 69, 20, 50, 76 и др.).

Рис. 10.3. Структура программного комплекса для малого предприятия

Работа бухгалтера по приведенным участкам учета ведется таким же образом, как и при использовании автономных АРМ. Напомним только, что связь этих участков со сводным учетом достигается передачей в последний файла бухгалтерских записей (проводок).

Второй модуль предусматривает ведение учета по денежным, расчетным, кредитным и другим операциям, а также сводного учета по всем синтетическим счетам. Для этой цели используются такие режимы, как ввод информации, выписка документов, выдача отчетов, специальные режимы и сервис. Принцип работы бухгалтера аналогичен ведению учета при использовании АРМ УФРО и СУ. Занесение данных осуществляется по единой для всех документов схеме, а после ввода корреспонденции счетов из классификатора вызывается ее краткое содержание, которое пользователь может дополнить или скорректировать. При необходимости он может просмотреть классификатор проводок, выбрать нужную контировку и дополнить недостающей. После ввода данных можно распечатать (просмотреть) протокол введенной информации, получить по счету 50 «Касса» отчет кассира и кассовую книгу по любому счету (субсчету, шифру аналитического учета), просмотреть (отпечатать) оперативные данные (сальдо начальное, обороты, сальдо на конец дня).

В режиме «Выписка документов» пользователь имеет возможность выписать такие документы, как расходные и приходные кассовые ордера, платежные поручения. Информация одновременно заносится в базу данных, что позволяет не вводить ее с первичных документов, а лишь уточнять период оплаты (помечать записи) и при необходимости выполнять корректировку данных. Это значительно сокращает трудоемкость процесса, улучшает качество ведения учета. Отметим, что в специальных режимах предусмотрена возможность использовать информацию из раздела «Участки учета» или при наличии АРМ других участков учета передавать данные с помощью сформированных файлов бухгалтерских записей (проводок). Таким образом, у пользователя есть три альтернативные возможности ввода данных: с первичных документов; при выписке документов на принтере ПЭВМ с одновременной загрузкой данных в базу; с других АРМ в виде массива проводок.

Специальные режимы включают ввод (на дату внедрения) и корректировку сальдо по аналитическим или синтетическим счетам, ведение классификаторов, закрытие месяца (года). К числу основных классификаторов относятся следующие: счетов (план счетов), субсчетов и шифров аналитического учета, основных бухгалтерских проводок (корреспонденций синтетических счетов). Все классификаторы пользователь вводит перед началом эксплуатации (или использует типовые) и при необходимости может их корректировать. Режим «Закрытие месяца (года)» необходим для создания архивов, получения исходящего сальдо и перехода к работе в следующем отчетном периоде (месяце или году), поэтому выполняется он после получения всех отчетных регистров.

Режим «Выдача отчетов» предусматривает возможность получения синтетических регистров оборотно-сальдового баланса, баланса типовой формы, форм отчетности для налоговой инспекции, органов статистики, департамента занятости.

В режиме «Сервис» предусмотрены настройка реквизитов, ведение архивов, визитной карточки печать и редактирование форм отчетности. Подрежим «Настройка реквизитов» позволяет установить необходимую значность таких реквизитов, как сумма, шифры аналитического учета. Очень важное значение имеет подрежим «Архивы», в котором содержится информация базы данных аналитического учета за все 12 месяцев. Архивы создаются при закрытии месяца и хранятся необходимое для пользователя время, чтобы он мог просматривать данные за месяц и квартал и распечатывать их. Однако корректировка данных при просмотре архивов запрещена, чтобы избежать злоупотреблений и ошибок. Подрежим «Визитная карточка» предназначен для установки наименования предприятия, реквизитов расчетного счета и других данных. Подрежим «Печать и редактирование форм отчетности» содержит набор форм отчетности, которые можно отредактировать и распечатать. При необходимости пользователь может редактировать формы отчетности.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

Дата добавления: 2015-07-11