Добавление записей из одной таблицы в другую.

Импорт, экспорт и параллельная обработка данных.

Используя Access, вы имеете возможность импортировать файлы в базу данных, экспортировать данные в файлы других форматов, а также напрямую обрабатывать данные Access параллельно с такими программами, как Excel и Word.

· импорт данных в таблицы Access подходит в том случае, когда речь не идет о совместной работе с данными нескольких пользователей;

· связывание данных с базой данных Access целесообразно тогда, когда вам необходимо работать с данными совместно с теми, кто использует их в исходном формате;

· параллельная обработка данных (на основе технологии OLE) с еще одной программой возможна только в том случае, если эта программа допускает непосредственную обработку данных в формате Access без преобразования их в собственный формат.

При импорте данных Access считывает данные из файла вне текущей базы данных и создает для них новую таблицу. В Access можно импортировать файлы нескольких типов:

· объекты из других баз Access;

· файлы других баз данных (FoxPro, dBASE);

· электронные таблицы Excel;

· текстовые файлы;

· документы HTML.

Импорт текстовых файлов

Так как текстовые файлы можно создавать во многих программах, при копировании данных из одной программы в другую они используются в качестве формата-посредника. Существует две основные разновидности текстового формата.

· Текстовые файлы с разделителями, в которых поля данных каждой записи разделены определенным символом, например, запятой или точкой с запятой. Каждая запись находится на отдельной строке.

· Текстовые файлы с фиксированной длиной записей, в которых каждая запись также идет отдельной строкой, но значения полей выстроены в столбцы, разделенные пробелами.

Чтобы импортировать текстовый файл необходимо:

1. Щелкнуть правой кнопкой в окне базы данных и выбрать в контекстном меню команду Импорт.

2. В списке Тип файлов диалогового окна Импорт выберите пункт Текстовые файлы (файлы с расширением.txt,.csv,.tab,.asc).

3. Выберите файл для импорта и щелкните на кнопке Импорт, чтобы запустить Мастер импорта текста.

4. Выберите подходящий текстовый формат: с разделителями или фиксированная ширина полей.

5. На следующем шаге выберите символ разделителя полей и, если в первой строке листа расположены заголовки столбцов, установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов. Щелкните на кнопке Далее.

6. На следующем шаге мастера установите переключатель В новой таблице или В существующей таблице. Щелкните на кнопке Далее.

7. Если вы хотите создать новую таблицу, на следующем шаге можете изменить имена и типы импортируемых полей. Вы также можете индексировать поля. Щелкните на кнопке Далее.

8. На следующем шаге задается ключевое поле. По умолчанию выбран параметр, при котором ключ задается автоматически. Вы можете задать ключевое поле самостоятельно, выбрав его в списке, или не создавать ключа. Щелкните Далее.

9. Введите название таблицы и щелкните на кнопке Готово.

3. Составление сложных запросов

Добавление записей из одной таблицы в другую.

Добавление записей из одной таблицы в другую легко выполнить с помощью запроса на добавление. При этом таблицы не обязательно должны иметь одинаковое число полей или одинаковые имена полей. Тем не менее, если имена полей в обеих таблицах совпадают, запрос на добавление легче сформулировать, поскольку Access автоматически идентифицирует поля, в которые требуется записывать данные.

Рассмотрим запрос, который добавляет записи из таблицы "Дополнительные товары" в таблицу "Товары".

Чтобы создать запрос на добавление, выполните следующие действия.

1. В окне базы данных щелкните на вкладке Запросы, а затем – на кнопке Создать.

2. В диалоговом окне Новый запрос оставьте выделенной строку Конструктор и щелкните на кнопке ОК.

3. В диалоговом окне Добавление таблицы выделите таблицу Дополнительные пробы, щелкните на кнопке Добавить, а затем – на кнопке Закрыть.

4. Выберите в меню Запрос команду Добавление.

5. В раскрывающемся списке Имя таблицы выберите таблицу Товары и щелкните на кнопке ОК.

6. Перетащите поле Тип из списка полей в строку Поле первого столбца бланка запроса. Также можно поместить это поле в бланк запроса двойным щелчком на нем в списке полей. Перетащите последовательно поля: ЕдиницаИзмерения, Цена, НаСкладе в следующие столбцы.

7. В каждом столбце щелкните в строке Добавление и выберите в раскрывающемся списке соответствующие поля. Например, для столбца Тип в строке Добавление также должен быть Тип.

8. Щелкните на кнопке Запуск на панели инструментов (кнопка с восклицательным знаком). В ответ на предложение добавить записи, ответьте Да.

Дата добавления: 2015-12-08