Читайте также:
|
СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.
Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.
Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение.
Возможное название специального структурного подразделения ДОУ:
- управление делами;
- общий отдел;
- канцелярия;
- секретариат.
В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь.
Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).
Цели службы ДОУ:
- организация работы;
- руководство документационным потоком;
- координация видов работ с документами;
- контроль за последовательностью работы с документами;
- организация работ по документационному обеспечению управления.
Служба ДОУ решает следующие задачи:
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;
- контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
- сокращение документооборота, количества форм документов;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;
- участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.
2. Осуществление обработки, регистрации документов и учебно-справочной работы по документам.
3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.
6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов информации.
7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.
11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.
12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.
13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
Можно сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации. Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа. АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации, количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.
Основные требования к ДОУ сформулированы в Федеральном законе
«О документационном обеспечении управления»[14], а именно в третьей ее главе. В частности в ней регламентированы:
Дата добавления: 2015-12-07; просмотров: 71 | Нарушение авторских прав