Документальное подтверждение командировочных расходов до 8 января 2015 г.

По вопросу документального подтверждения командировочных расходов в период до 8 января 2015 г. свою точку зрения выражали контролирующие органы. Так, в Письмах Минфина России от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764, от 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 N 16-15/113462@ приведен перечень документов, оформление которых обязательно для подтверждения расходов на командировки. По мнению контролирующих органов, к таким документам относятся:

- утвержденный руководителем организации авансовый отчет командированного сотрудника;

- командировочное удостоверение по форме N Т-10, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (в силу п. п. 7, 15 Положения о командировках обязательно оформляется при любых командировках по территории РФ и в некоторые страны СНГ).

Примечание

Об особенностях применения унифицированных форм первичных учетных документов с 01.01.2013 см. комментарий;

- первичные документы о расходах, которые были понесены сотрудником во время командировки (по найму жилого помещения, по проезду и пр.).

При этом в Письмах Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890 и УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 N 16-15/113462@ чиновники поясняли, что оформлять служебные задания (форма N Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) и приказы о направлении работников в командировки (формы N N Т-9 и Т-9а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) в целях п. 1 ст. 252 НК РФ организация не обязана.

Однако отметим, что требование оформлять служебное задание и отчет о его выполнении было предусмотрено п. 6, абз. 3 п. 26 Положения о командировках. Поэтому их отсутствие могло вызвать претензии налоговых органов при проверке. В связи с этим было целесообразно оформлять эти документы. Это подтверждали и Письма УФНС России по г. Москве от 30.11.2009 N 16-15/125486, от 11.08.2009 N 16-15/082607.2, от 22.06.2009 N 16-15/062978@, от 05.06.2009 N 16-15/057712. В них налоговики также указывали на обязательность оформления приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (формы N N Т-9 и Т-9а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Отметим, что на практике возникали ситуации, когда командировочное удостоверение не могло быть заполнено по объективным причинам. Например, при проведении переговоров с физическими лицами невозможно было выполнить требование Положения о командировках о проставлении отметки о прибытии в место командировки и выбытии из него.

В таком случае факт нахождения в месте командировки в установленное время мог быть подтвержден иными документами. Перечень возможных документов привел Минфин России (Письмо от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7). Точку зрения финансового ведомства поддержал Минтруд России (Письмо от 14.02.2013 N 14-2-291 (п. 4)). К этим документам были отнесены:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

- проездные документы, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;

- счет гостиницы, подтверждающий период проживания в месте командирования.

В то же время при командировке за границу командировочное удостоверение не требовалось (п. 15 Положения о командировках). Это было вызвано тем, что отметки о пересечении государственной границы ставились в загранпаспорте, ксерокопии страниц которого работник прикладывал к авансовому отчету о командировочных расходах (см. также Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47 (п. 2)). Исключением являлись страны СНГ, с которыми у РФ заключены межправительственные соглашения, на основании чего в документах для въезда и выезда пограничные органы не делают отметок о пересечении государственной границы (п. 15 Положения о командировках). В таком случае оформлялось командировочное удостоверение как при командировании в пределах территории РФ (п. 19 Положения о командировках).

Для документального оформления командировки можно было использовать унифицированные формы первичных документов.

См. образец оформления командировочного удостоверения (форма N Т-10).

См. образец оформления служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении (форма N Т-10а).

Дата добавления: 2015-11-28