Читайте также:
|
Ситуация
ООО "Альфа", расположенное в г. Москве, планирует провести официальную встречу и переговоры с деловым партнером - финской компанией NOKKA. Цель официальной встречи и переговоров - заключение контракта на поставку своей новой продукции, а также увеличение объема продаж по ранее заключенному контракту. По согласованию сторон три представителя финской компании должны прибыть на переговоры в г. Москву 21 октября 2014 г. Срок проведения переговоров - один день.
Приказом ООО "Альфа" от 10.01.2014 N 1/17 установлены следующие виды и нормы представительских расходов.
| Вид представительских расходов | Расходы на одного человека (в день), руб. |
| Расходы на транспортное обслуживание участников переговоров | 1500 |
| Расходы на деловые завтраки, обеды, ужины для участников переговоров | 3000 |
| Расходы на буфетное обслуживание участников переговоров | 500 |
| Расходы на услуги переводчиков, которые не состоят в штате организации: | |
| - для руководителя (1 переводчик); | 2500 |
| - для участников переговоров (1 переводчик на 5 человек) | 2500 |
Необходимо определить, какими документами организация должна подтвердить представительские расходы на переговоры помимо документов первичного учета, подтверждающих расходование денежных средств (акты, чеки, накладные, кассовые ордера, платежные поручения и т.п.).
Решение
1. Издается приказ (распоряжение) о проведении официальной встречи и переговоров, в котором указывают:
- цель, план (программу) проведения переговоров, количество приглашенных лиц, дату, место и сроки проведения мероприятия;
- список участников со стороны организации;
- лицо (лиц), ответственное за подготовку сметы расходов, организацию официальной встречи и переговоров, отчетности по итогам мероприятия;
- иную необходимую информацию.
Приказ подписывается руководителем организации (иным уполномоченным на это лицом).
Отметим, что план (программа) официального приема и переговоров может быть подготовлен отдельным документом и не отражаться в приказе. Это целесообразно делать в тех случаях, когда планируемые мероприятия могут иметь значительный объем. Утвердить план (программу) должен также генеральный директор организации.
См. образец приказа о проведении официальной встречи и переговоров.
2. Составляется смета представительских расходов.
Такую смету, как правило, составляет сотрудник, который назначен приказом руководителя ответственным за ее подготовку. В смете указываются планируемые представительские мероприятия, размер расходов, необходимых для их обеспечения. Размер расходов определяется на основании приказа, которым утверждены виды и нормы представительских расходов. Смета утверждается руководителем организации. Кроме того, этот документ обычно визируется главным бухгалтером организации.
После утверждения сметы расходов ответственному сотруднику выдаются денежные средства на организацию официальной встречи и переговоров.
См. образец сметы представительских расходов на проведение официальной встречи и переговоров.
3. По итогам официальной встречи и переговоров составляется отчет. Сотрудник, ответственный за его подготовку, назначается приказом руководителя. В отчете должна быть отражена следующая информация о проведенном мероприятии:
- дата, время и место проведения;
- план (программа) переговоров;
- состав участников переговоров (приглашенных лиц и сотрудников организации);
- результаты переговоров;
- сумма расходов, произведенных на организацию и проведение переговоров;
- иная необходимая информация.
Отчет о проведении официальной встречи и переговоров утверждается руководителем организации.
См. образец отчета о проведении официальной встречи и переговоров.
Дата добавления: 2015-11-28; просмотров: 51 | Нарушение авторских прав