Читайте также:
|
Контактный адрес (для ответа)
Уважаемый (ая) _________ Имя Отчество _________.!
Мы, нижеподписавшиеся, занимаемся проблемой ____________________.
Хотим обратить ваше внимание на то, что…
Ответ на наше письмо просим прислать по адресу: …
Дата Подписи
Чтобы ваше письмо не затерялось в организации, как это часто бывает, запишите у секретаря входящий номер, то есть тот номер, под которым ваше письмо было зарегистрировано в организации. Помните, что на ваше письмо должны ответить.
Также можно принести ваше письмо в двух экземплярах – один останется под входящим номером в организации, на другом попросите секретаря поставить отметку – номер входящего и дату приема. В некоторых организациях бывают специальные печати для этой цели. Этот экземпляр останется у вас и будет служить доказательством, что письмо было действительно принято. Обязательно уточните сроки, в которые данная организация обычно отвечает на входящие письма. Как правильно, они установлены во всех государственных организациях (в среднем это месяц, поэтому рассчитывайте время). Если вы написали письмо в частную фирму, спросите, через какое время можно узнать о наличии ответа и что для этого нужно сделать (например, позвонить секретарю и т.п.).
Цитатка
Граждане Российской Федерации имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления.
Конституция РФ от 25.12.1993
Глава 2 «Права и свободы человека и гражданина»
статья 33
Отказы бывают по разным причинам:
1. Нет финансирования.
2. Эта не та организация.
3. Необходим приказ вышестоящей организации и другие.
В любом случае, помните, что отрицательный результат – это тоже результат. Уже тот факт, что вы получили официальный письменный ответ от организации на ваше обращение, говорит о серьезном к вам отношении и соблюдении ваших прав. Возможно, вам придется направить повторное обращение или обратиться в вышестоящую организацию и т.п. Включите отказ в ваше портфолио и продумайте ваши дальнейшие действия, в зависимости от содержания и причины отказа.
Ну вот, вы и дождались долгожданного положительного ответа. Если в нем содержатся какие-то данные, подумайте, как они вам могут пригодиться.
Если положительный ответ говорит о каких-то достигнутых вами договоренностях с этой организацией, еще раз проверьте, уточнили ли вы все детали (сроки, суммы и т.д.). Подумайте, нужно ли это сделать письменно (например, составить договор с этой организацией), или достаточно сделать это устно.
Если в ответе содержатся сроки выполнения чего-либо, вам следует их проконтролировать.
6. Что делать, если руководитель или представитель организации отказывается с нами встретиться, а для нашего проекта это очень важно?
Прежде всего, помните, что такой отказ может быть и вполне обоснованным (это зависит от каждой конкретной ситуации). Еще раз проверьте:
1) В ту ли организацию вы обращаетесь?
2) Действительно ли вам это так нужно?
Можно обратиться в вышестоящую организацию с просьбой прояснить ситуацию (но если на самом деле вам необоснованно отказывают в очень нужной встрече, и вы в этом уверены!). Приведите доказательства этого в письме в вышестоящую организацию.
Готовясь к встрече с представителями власти, помните о том, что рабочий день многих из них очень загружен и посвящен решению самых разнообразных вопросов; что, помимо вас, этот человек за день встречается с очень многими людьми, решает различные проблемы, принимает важные решения. Например, у вас сегодня 6 уроков в школе, тренировка по баскетболу, встреча вашей команды, да еще и уроки надо сделать вечером, и вы считаете, что ваш день сильно загружен? Для примера мы включили в Приложения к этому разделу два рабочих дня из жизни мэра Магадана. Как вы увидите, мэр очень занят и летом, и зимой. На примере этих рабочих расписаний вы также можете понять, какие вопросы состоят в ведении городских (местных, муниципальных) властей. Возможно, это поможет вам в работе над вашим проектом в вашем городе или поселке.
Будьте краткими, четко ставьте вопросы, умейте в нескольких словах объяснить, чего вы ждете и хотите от вашего «государственного» собеседника. Внимательно прочитайте рекомендации команды «ШАГ» по деловым встречам в этом разделе.
Равные – равным (от команды «ШАГ»)
Что делать, если мы позвонили, чтобы договориться о встрече, а нам отказали?
* Попробуйте позвонить еще раз. Может, у человека действительно не было возможности встретиться с вами. Или у него было плохое настроение. Если отказали во второй раз, задумайтесь: «А так ли важен для вас разговор с этим человеком?» Если «да», смело звоните и третий, и четвертый раз (капля камень точит). Но, если и в этом случае вам ответили отказом, поищите других людей, которые готовы к сотрудничеству.
Дима Зубицкий
Как вести разговор с взрослыми собеседниками (представителями местной власти, СМИ, деловыми партнерами, спонсорами)?
* Договоритесь о встрече заранее по телефону. Причем постарайтесь договориться лично, а не через секретаря. Также следует предупредить о предстоящей теме разговора: человек должен знать, с какой целью вы к нему идёте.
* Не опаздывайте на встречу. Лучше немного подождать, чем лишиться возможности поговорить с нужными для вас людьми.
* Вперед пускайте самого маленького, или самого улыбчивого «парламентёра» Этот ход хорошо действует даже на самых занятых и строгих людей. (Никто ведь не знает, что этот самый «ребёнок» способен задавать ну очень неудобные вопросы).
* Если у вас есть диктофон (а это самая нужная вещь во время встречи), попросите разрешения его включить. Не стоит нарушать деловую этику и заниматься шпионской деятельностью. Тем более что, как правило, возражений не бывает.
* Заранее продумывайте разговор. Нужно иметь в голове или в блокноте список тех вопросов, на которые вы хотите услышать ответы обязательно. Но не забывайте, что разговор, иногда, может повернуть в совершенно другую сторону. Поэтому заранее настраивайтесь на то, что некоторые вопросы будут вытекать из ответов собеседника. А, значит, необходимо его очень внимательно слушать.
* В разговоре задавайте уточняющие вопросы, например: «Правильно ли я вас поняла…?» «Значит, вы считаете...?» Не забывайте, что каждому человеку больше всего нравится, когда к нему обращаются по имени. Так что не забудьте выучить имя и отчество вашего собеседника.
* И самое главное. Не бойтесь разговора и не комплексуйте. Даже самые большие чиновники – обычные люди.
Кошелева Даша, Зубицкий Дима, Коростелёва Даша
Нам пообещали помочь в решении проблемы, но благополучно забыли о своем обещании.
Что делать?
Ну, во-первых, не расстраиваться. Вокруг очень много тех, кто обещает и не делает.
Во-вторых, напомните о себе, и об обещании помочь. Не понимают – напомните еще раз. Если реакции не последовало, можно попробовать кардинальные меры: например, обратиться в средства массовой информации.
Цитатка
Когда плохие граждане добиваются почетных должностей, то, чем менее достойными они приходят к власти, тем более небрежными становятся и преисполняются безрассудства и наглости.
Демокрит,
древнегреческий философ,
V век до н.э.
Где взять деньги на реализацию проекта?
О, денег вам никто просто так не даст. Поэтому необходимо искать спонсоров. Кто-то поможет просто от желания помочь, кто-то ради собственной выгоды, кто-то вообще не поможет. Нужно быть готовыми к тому, что вас могут вежливо выслушать, пообещать и не сделать, или просто закрыть перед носом дверь. Но не все решают финансы. Можно поискать помощи в различных общественных организациях города, обратиться за реальной помощью к одноклассникам, родителям. Все зависит от конкретной проблемы. Кстати у спонсоров можно просить не только финансовую поддержку, а какие-то реальные вещи. Например, распечатать листовки, выделить инвентарь и т.д. Главное – говорить убедительно и верить в то, что говорите!
Даша Коростелева
Подсказка
Если вы ищете финансовой поддержки у коммерческой организации, помните, что данная поддержка не является обязанностью коммерческих компаний!
Попытайтесь в этом случае установить партнерские отношения, и продумайте – чем они могут быть выгодны обеим сторонам? Занимается ли данная компания поддержкой социальных проектов, общественных инициатив, и если да (например, уже занималась), то какого рода? В чем она может быть заинтересована? Есть ли в бюджете этой компании соответствующая статья расходов? В разделе «Приложения» вы можете найти некоторые ответы на вопрос: что дает спонсорство фирме, а также пример информационной карточки, где содержатся те данные, которые вам желательно знать о компании, прежде чем обращаться к ней за помощью. Такие данные советуют, например, собирать общественным организациям, работающим с различными спонсорами.
Говорите с бизнесом на языке бизнеса! Что это значит?
1) Просите четко и конкретно – сколько, когда, для чего, где. Принесите смету (см. соответствующий вопрос). Если организация согласна оплатить хотя бы часть расходов – радуйтесь! И ищите, где взять оставшуюся сумму.
2) Если вы что-то обещаете (например, упомянуть в статье, рассказать на телевидении или на Фестивале), всегда держите слово. В любом случае упоминайте о помощи, которую вы получили, когда рассказываете о своем проекте. Правда, иногда некоторые организации просят, чтобы их поддержка осталась анонимной – в таком случае, уважайте эту просьбу.
3) Обязательно поблагодарите – благодарственным письмом от команды или от вашей школы, клуба, общественной организации. Вы также можете попросить написать такое письмо какую-либо вышестоящую организацию (например, ваше районное или городское управление образования, так как оно обычно является одним из учредителей Акции в вашем городе, поселке, районе).
Можно подарить организации-партнеру подарок от вашей школы, организации, команды (например, изготовить всей командой необычный сувенир для компании и т. д.). Подумайте, что это может быть (может, что-то оригинальное и полезное для офиса)?
4) Помните, что долгосрочное сотрудничество всегда выгоднее, чем временное. Обсудите (сначала в команде, а потом при встрече с организацией-партнером), в чем оно может заключаться. Если, конечно, вы уверены, что взаимодействие с этой организацией нужно вам и в дальнейшем (например, при реализации вашего следующего общественного проекта).
7. Как правильно составить смету расходов?
Очень важно уметь правильно составлять смету расходов на любое ваше мероприятие или задумку. Во-первых, это позволит вам реально оценить ваши потребности; во-вторых, к вам по-другому станут относиться организации – партнеры по вашему проекту – и государственные, и коммерческие, и общественные. Они увидят в вас серьезных людей, которые способны реально оценить, что им необходимо.
Единого образца сметы не существует, поскольку у государственной организации (например, для включения расходов в бюджет будущего года) могут быть свои требования, у коммерческой – свои, у общественной (например, при написании заявки на грант) – совершенно другие. Но есть несколько основных принципов, о которых следует помнить.
· Не включайте в ваш список лишнее, но и не исключайте важные вещи. Указывайте, для чего или для какого мероприятия вам потребуется тот или иной расход. Будьте готовы сократить сумму, если это будет необходимо.
· Если вы ищете средства на какие-то конкретные вещи (например, оборудование), обязательно узнайте их реальную стоимость. Если это продается в нескольких местах, проведите небольшое исследование и поставьте в смету среднюю цену. Почему среднюю? Во-первых, вы не знаете, где точно вы будете приобретать эту вещь (или кто-то будет приобретать ее для вас) – ведь ко времени покупки она может быть доступна не везде. Во-вторых, вы не знаете, сколько точно времени пройдет до момента приобретения – и цена может вырасти.
· Всегда указывайте точное наименование того, что вам необходимо, а также как оно будет использоваться (например, для чего вам приобретать именно такую модель принтера, как вы будете его использовать, почему вы не можете без него обойтись и т.д.).
8. Как правильно работать со СМИ?
Наверняка вам понадобится освещение вашей деятельности в СМИ (газеты, радио, телевидение) для привлечения внимания общественности и организаций к вашему проекту. Это могут быть статьи в газетах, репортаж на телевидении, передача на радио. Заранее определите человека, или группу людей в команде, которые будут связываться со СМИ и назначать даты встреч с корреспондентами. Помните, что перед любым интервью четко должно быть продумано, о чем вы хотите рассказать (о вашей проблеме, о каких-то ваших достижениях, о трудностях, с которыми вы столкнулись). Возможно также обращение через СМИ в конкретную организацию или к гражданам. В разделе «Приложения» вы найдете список СМИ, к которым вы можете обратиться.
9. Как определить, готова ли наша команда к участию в Фестивале?
Прежде всего, участие той или иной команды в Фестивале не является обязательным. Однако постарайтесь не упустить этот шанс, ведь Фестиваль – это праздник делового общения: возможность продемонстрировать свои успехи на большой сцене, поделиться опытом с другими командами, обрести новых друзей.
А чтобы участвовать в Фестивале, лучше иметь какой-то результат, пусть он и не самый значительный. Главное – видеть конечную цель, и иметь четкий план продвижения к ней, то есть проект. Но идеальный вариант, конечно – это решенная проблема.
Часть VI
Это страшное слово «портфолио»
Итак, в течение исследования вашей проблемы и работы над составлением и реализацией вашего проекта у вас накопилось множество разной информации. Это результаты социологических опросов, работы юридической группы и группы, занимавшейся анализом освещения вашей проблемы в СМИ (а возможно, уже и статьи, посвященные работе вашей команды!), записи ваших деловых встреч, и многое, многое другое. Теперь ваша задача – выбрать самый важный материал и представить его на Фестивале на четырех стендах (или в презентации, составленной в программе Power Point) и в относительно небольшой папке с документами (не толще 5 см).
Равные – равным (от команды «ШАГ»)
Как обработать собранный материал?
Для обработки собранного материала возможно создать отдельную группу. Особенно это важно, если вы работаете с диктофонами. Затем следует напечатать весь собранный материал и распределить по блокам: исследование проблемы, пути решения и т.д. Можно раздробить этот материал на отдельные подразделы: работа с прессой, работа с архивами, деловые встречи, социологические опросы и т.д. Весь собранный материал оформляется в папку (портфолио). При подготовке к фестивалю не забудьте о четырех плакатах, которые соответствуют разделам вашего портфолио.
Кошелева Даша
1. Что такое портфолио?
По определению, портфолио – это серия работ, бумаг и т. д., объединённых общей темой или автором. Слово «портфолио» также можно перевести как «портфель достижений». Портфолио социальных проектов акции «Я - гражданин России» состоит из 2 частей: папки с документами и 4 стендов.
Помните, что ваше портфолио – это «лицо» вашего проекта, где собрано все самое лучшее: лучшие доказательства наличия и актуальности выбранной вами для решения проблемы, самые важные результаты ваших исследований, ваш план действий, ваши достижения, материалы ваших выступлений в СМИ и т. д.
2. Как правильно составить папку с документами?
Прежде всего, вы должны изучить весь накопленный вами за время работы над проектом материал и выделить самое важное, то есть то, что вы хотели бы показать и рассказать о своей деятельности. Выбранную вами информацию и документы вы будете складывать по соответствующим разделам в папку. Лучше, чтобы она состояла из прозрачных кармашков – файлов (так вы сможете легко переставлять местами материал и пополнять его при необходимости).
Материал в папке должен быть выстроен по разделам в соответствии с этапами вашей работы:
1. Выбор проблемы (Наша проблема)
2. Исследование проблемы
3. Пути решения (Наше решение)
4. Наши действия (План действий)
Подробнее о том, что должно быть представлено в каждом разделе, вы можете прочитать в разделе «Приложения».
Дата добавления: 2015-11-28; просмотров: 1 | Нарушение авторских прав