Читайте также:
|
Используются 2 формы регистрации:
ü журналы – при малом объеме поступающей корреспонденции;
ü карточки – при большом объеме корреспонденции.
Пример журнала регистрации входящей корреспонденции
| Дата поступления и индекс документа | Корреспондент, дата и индекс поступившего документа | Краткое содержание | Резолюция и кому направлен документ | Отметка об исполнении |
| 18.12.2005 № 01-03/71 | РУП «ДОРГАЗ» 14.12.2005 № 04-12/87 | О необходимости предоплаты | Самаль А.Л. Подготовить ответ до 25.12.2005 | В дело № 01-03 отправлено письмо исх.№ 01-03/102 от 24.12.2005 |
Пример журнала регистрации исходящей корреспонденции
| Дата и индекс документа | Корреспондент | Краткое содержание документа | Отметка об исполнении документа |
| 24.12.2005 № 01-03/152 | РУП «ДОРГАЗ» | О предоплате по контракту | В дело № 01-03 |
БИЛЕТ №7
1. Охарактеризуйте правила оформления и расположения реквизитов 13-15.
Включает индекс и дату, указанные в документе, на который дается ответ:
На № 01-03/15 от 08.06.2003
Размещается от границы левого поля (0 положение табулятора), причем дата оформляется от 2 положения табулятора.
Для реквизитов «Дата», «Индекс», «Ссылка на индекс и дату входящего документа» на бланках для писем выполняют трафареты:
______________ № _____________
На №_________ от _____________
14. Место составления или издания Оформляется следующим образом:
Г.Минск
Между точкой и названием города пробел не ставится.
Оформляется на общем бланке ниже реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс».
Документам, содержащим служебную тайну, присвается гриф Секретно
Документам, содержащим государственную тайну, присваивается гриф Совершенно секретно
Документам, содержащим тайну личной жизни граждан, иные сведения ограниченного распространения, присваивается гриф Для служебного пользования (ДСП)
Располагают справа на верхнем поле документа от 5 положения табулятора
2. Дайте определение понятия «постановление». Чем отличается текст постановления от текста приказа по основной деятельности?
Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами управления для разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления норм, правил поведения.
К составлению и оформлению постановлений предъявляются те же требования, что и к другим распорядительным документам, но они имеют и ряд особенностей, отражающих коллегиальный характер их принятия:
1. В текстах постановлений распорядительное слово («ПОСТАНОВЛЯЕТ») включается в констатирующую часть и пишется в одну с ней строку. Это обусловлено тем, что в констатирующей части указывается орган (органы), издавший соответствующий документ.
2. Как документы, принимаемые коллегиально, решения и постановления содержат две подписи. Единственное исключение их этого правила сделано для постановлений и решений, имеющих статус нормативных правовых актов Республики Беларусь. Такие документы должны содержать только одну подпись. При подписании решения или постановления первой оформляется подпись руководителя коллегиального органа (например, председателя исполкома), а ниже руководителя службы ДОУ, ответственного за правильность оформления документа (управляющего делами).
3. Датой решения и постановления является не дата его подписания, а дата проведения заседания (совещания), на котором документ бы принят. В решениях и постановлениях, имеющих статус нормативных правовых актов Республики Беларусь, даты оформляются словесно-цифровым способом.
Распорядительная часть ПОСТАНОВЛЕНИЯ начинается глаголом
ПОСТАНОВИЛИ:
3. Дайте определение понятия «номенклатура дел». Охарактеризуйте правила ее составления и оформления.
Документы, после их исполнения группируются в дела. В целях правильной группировки документов в дела и установления единого порядка формирования дел составляется номенклатура дел – систематизированный перечень всех заводимых дел с указанием их сроков хранения, оформленный в указанном порядке.
Сначала начальниками структурных подразделений составляется номенклатура дел структурного подразделения, а затем на основании номенклатур дел структурных подразделений, секретарем составляется сводная номенклатура дел предприятия.
Номенклатура дел предприятия согласовывается с архивным органом и утверждается руководителем предприятия. Организации, не сдающие документы на госхранение, согласовывают свои номенклатуры дел с экспертной комиссией вышестоящей организации.
Номенклатура дел составляется в 4 экземплярах:
1- хранится у секретаря (в службе документации);
2- остается в архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел;
3- в качестве учетного документа в ведомственном архиве;
4- используется в качестве рабочего.
Номенклатура дел составляется на календарный год и вводится в действие с 01.01.. Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения.
В случае если изменяются функции структурного подразделения, номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново, но не реже 1 раза в 5 лет.
При отсутствии изменений она ежегодно перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается руководителем.
Разделы в номенклатуре дел располагаются в соответствии с установленной структурой предприятия, которую можно определить из штатного расписания или устава (положения) об учреждении. Внутри каждого раздела дела размещаются по группам с учетом степени важности, сроков хранения. Внутри каждой группы располагаются дела постоянного хранения, затем временного свыше 10 лет и временного до 10 лет включительно.
В номенклатуру дел сначала включают дела с распорядительными документами вышестоящих организаций, затем с распорядительными документами данного учреждения, протоколы, штатные расписания, планы, отчеты, договоры, бухгалтерские документы, акты, переписку и т.д.
В номенклатуру дел включаются:
1 все дела, отражающие документированные участки работы (приказы, протоколы);
1 все справочные картотеки к документам (журналы, карточки);
1 документы организаций, действующих на общественных началах (профкомов, месткомов, молодежных организаций)
Не включаются в номенклатуру дел:
⋲ печатные издания;
⋲ сборники постановлений Совета Министров Республики Беларусь;
⋲ справочники;
⋲ бюллетени;
⋲ декреты, указы Президента.
В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу. В организациях, не имеющих устойчивой структуры и бесструктурных, схема номенклатуры дел строится по структурно-функциональному принципу (по направлениям деятельности без деления на структурные части).
Дата добавления: 2015-12-08; просмотров: 79 | Нарушение авторских прав