Порядок хранения бухгалтерских документов

Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, накапливается и систематизируется в учетных регистрах. Из учетных регистров данные о хозяйственных операциях, произведенных предприятием за определенный период времени, переносят в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность. Первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона о бухгалтерском учете). То есть необходимость хранения документов в течение нескольких лет обусловлена их правовым статусом, который закреплен действующим законодательством.

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов на предприятии рекомендуется вести номенклатуру дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, а дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку с указанием срока хранения. Порядок разработки и утверждения номенклатуры дел регулируется Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

В бухгалтерии каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Список дел может быть оформлен следующим образом (схема 3.4).

Первичные документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Сроки хранения документов в архиве предприятия определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г. в ред. от 27.10.2003 г..

Схема 3.4. Схема оформления списка дел

В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам (лицевые счета работников относятся к документам с длительным сроком хранения, они должны храниться 75 лет), подлежат сдаче в государственные архивы. Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Ответственность за обеспечение сохранности документов в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105). В то же время, согласно п. 3 ст. 17 Закона о бухгалтерском учете, ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. За нарушение порядка хранения документов на руководителя организации может быть наложен административный штраф (ст. 15.11 КоАП РФ).

Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей или гибелью) первичных бухгалтерских документов, указаны в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете. В соответствии с п. 6.8 этого Положения в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает своим приказом комиссию по расследованию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов, – главного инженера, начальника службы безопасности и т. п.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляют актом, в котором необходимо указать причины утраты документов, описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений. У лиц, ответственных за сохранность документов (главного бухгалтера, делопроизводителя или др.), необходимо получить письменные объяснения.

К акту прилагается опись пострадавших документов. Акт утверждает руководитель организации.

Дата добавления: 2015-12-08