Вилучення та утилізація документів

Етапи документування господарських операцій

Ведення бухгалтерського обліку передбачає донументування необхідність повного та зрозумілого відображення всіх оцінених фактів господарського житгя у первинних документах, що забезпечується документуванням, документування пронизує весь процес ведення бухгалтерського обліку та є базою для складання облікових регістрів і бухгалтерської знітності.

Для облікових працівників важливо мати всі нормативні документи, які регулюють питання документування господарських операцій. Текст них документів може зберігатися у програмних засобах комп'ютерної техніки.

Процес документування складається з 3-х етапів:

- складання первинних документів;

- приймання первинних документів;

- обробка первинних документів;

Організація бухгалтерського обліку повинна забезпечити своєчасне та повне документування здійснених господарських операцій суб'єкта господарювання. Це надасть можливість здійснювати контроль за збереженням майна власника, зокрема, за зберіганням матеріальних і грошових цінностей.

4.3 Порядок організації документообігу (документообороту)

Роль головного бухгалтера як організатора бухгалтерського обліку та контролю на підприємстві проявляється у створенні раціонального документообороту.

Документооборот - це сукупність робіт зі створення, перевірки, обробки та зберігання документації від моменту їі складання до передачі в архів.

Об'єктами організаиії документообороту є первинні документи, облікові регістри, звітність, а також порядок їх складання, руху та обовязки відповідальних осіб на кожному з етапів цокументообороту.

Для упорядкування руху та забезпечення своєчасного відображення показників первинних документів у бухгалтерському обліку, відповідно до законодавства, керівником підприємства має затверджуватися графік документообороту.

Графік документсобороту - це затверджений порядок обробки інформаційних даних, зазначених у первинних документах.

Даний документ повинен регламентувати:

- строки складання, надання та обробки первинних документів;

- перелік документів;

- терміни їх просування та обробки;

- посадових осіб, відповідальних за складання документів;

- порядок передачі документів для обробки;

- строки надходження документів до бухгалтерської служби від працівників інших підрозділів підприємства.

Відповідальність за складання графіку документсобороту покладена на головного бухгалтера, після чого цей документ затверджується керівником у вигляді додатку до Положення про облікову політику. Графік є обов'язковим для виконання не лише обліковими, а й іншими працівниками, робота яких пов'язана з первинними документами.

Вилучення та утилізація документів

Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні первинні документи та облікові регістри можуть вилучатися у підприємства лише за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень і законодавства. Такими органами, наприклад, можуть бути Державна податкова служба України, Державна фінансова інстпекція, правоохоронні органи.

Порядок вилучення документів в Україні регулюється Інструкцією про порядок вилучення посадовими особами органів і державної податкової служби України у підприємств, уставов та організацій документів, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків та інших платежів і Кримінально-процесуальним кодексом України:

1) визначення переліку документів, які підлягають вилученню;

2) складання посадовою особою контролюючого органу постанови про проведення вилучення документів;

3) складання протоколу та опису вилучених документів;

4) знімання копій з оригіналів вилучених документів;

5) повернення оригіналів документів на підприємство.

Слід звернуги увагу, що вилученню документів обов'язково повинна передувати перевірка, а не навпаки. Факт приховування (заниження, несплати податків і обов'язкових платежів) можна вважати встановленим, за умови виявлення його суб'єктом господарювання або прийнято відповідне судове рішення з нього приводу.

Вилученню підлягають документи, наявність і ведення яких передбачене законодавством як обов'язкове. Особисті документи (чернетки. листи, записники тощо) працівників підприємства незалежно від їх змісту вилученню не підлягають. Проте вони можуть бути вилучені, якщо на етапі судового слідства буде встановлено, що чернетка містить відомості, які мають силу доказу.

Документи, термін зберігання яких завершився, і за якими проведено перевірку з питань дотримання податкового законодавства та які не стосуються слідчих або судових справ, підлягають знищенню. Однак цьому передує проведення експертизи цінності документів, у результаті якої складаються описи документів, що підлягають зберіганню, та акт про виділення для знищення документів, які не підлягають зберіганню. Ці документи подаються на затвердження керівнику підприємства.

Після затвердження акту, знищення документів може здійснюватися у прийнятному для підприємства порядку. Тобто, утилізація документів може проводитися шляхом їх спалювання або передачі до пункту вторинної сировини з обов'язковим отриманням накладної із зазначенням кількості справ, їх ваги. В архівній книзі зазначається, які справи вилучено з архіву.

Організовуючи утилізацію документації, посадовим особам слід враховувати, що багато документів можуть містити відомості, які є комерційною таємницею підприємства. У зв'язку з цим, такі документи слід виділити в окрему групу та їх знищення доручити працівнику, який має доступ до комерційної таємниці.

Знищення документів до закінчення термінів їх зберігання передбачає настання кримінальної відповідальності.

Дата добавления: 2015-10-29