Создание Отчетов.

У отчетов как и у форм присутствуют три области: Область данных; Область заголовков и приложений; Область верхнего и нижнего колонтитула.

Область данных отображается всегда, а остальные включаются с помощью контекстного меню.

Как правило, в каждую область добавляется определенная информация.
Так в области заголовков отображают заголовок отчета и эмблему.
В области примечаний итоговые значения, например общую сумму или среднее арифметическое всех значений.

В области колонтитулов – служебную информацию. Например, номер страницы, дату и время, автора и т.д.
В область верхнего колонтитула добавляют также названия полей.

Здание:

1) Открыть базу данных «Борей» и включить содержимое (кнопка «параметры» предупреждения системы безопасности)

2) Создать отчет в режиме конструктора (вкладка «Создание» - группа «Отчеты» - команда «Конструктор отчетов»)

3) Отобразить все вышеописанные области (ПКМ «Область данных», выбрать «Заголовок/примечание отчета».

4) Для удобства выделить области верхнего и нижнего колонтитула одним цветом, а область заголовков и примечаний другим. Для этого в окне свойств (вкладка «Конструктор» - группа «Сервис» - команда «Страница свойств») на вкладке макет выбрать свойство «Цвет фона» и изменить.

5) В область заголовков добавить надпись «Отчет» (вкладка «Конструктор» - группа «Элементы управления» - команда «Надпись»)

6) Подключить отчет к нужной таблице или запросу. Для этого на пересечении вертикальной и горизонтальной линеек нажать на кнопку. Внутри должен появиться черный прямоугольник. Выбрать вкладку «Данные» окна свойств и в строке «Источник записей» из списка выбрать таблицу «Заказано»

7) В область данных добавить поле (вкладка «Конструктор» - группа «Элементы управления» - команда «Поле»). Как известно поле состоит из двух частей: надпись (обозначено как «Поле0») и само поле (обозначено словом «Свободный»). В надписи ввести текст «Цена товара». Поле подключить к полю таблицы «Цена» (окно свойств – вкладка «Данные» - строка «Данные» и выбрать нужное поле из списка).

8) Перейти в режим просмотра отчета. (Вкладка «Главная» или «Конструктор»- группа «Режимы»)

Как видно, добавленное поле отображается столько раз, сколько записей в таблице. При этом расстояния между значениями достаточно большое.

9) Вернитесь в режим конструктора и уменьшите область данных, перетащив ее нижнюю границу.

10) Переключитесь в режим просмотра отчета.

11) Для того чтобы название поля не повторялось, его перемещают в область верхнего колонтитула. Первый способ скопировать надпись «Цена товара» в верхний колонтитул и разместить над полем «Цена» (просмотрите результат в режиме «Представление отчета»)
Второй способ преобразовать представление данных в таблицу. Для этого воспользуемся быстрым способом добавления нужных полей. Перейдите в режим конструктора. На вкладке «Конструктор» в группе «Сервис» выберите команду «Добавить поля». Вместо окна свойств появится окно «Список полей» и категории «Поля доступные в данном представлении» выберите «КодТовара», перетащив в область данных.
Перейдите на вкладку «Упорядочить» и из группы «Таблица» выберите команду «В виде таблицы» после чего название поля автоматически переместится в область верхнего колонтитула.

12) Перейдите в режим «представления отчета и посмотрите результаты.

13) Для удобства работы существует так же «режим макета», который совмещает свойства режима просмотра и режима конструктора. Перейдите в этот режим. С помощью вкладки «Конструктор» - группы «Сервис» - команды «Добавить поля», откройте окно «Список полей» и перетащите поле «Количество».

14) Для добавления даты, номеров страниц или заголовков в режиме макета или конструктора используются соответствующие команды группы «Колонтитулы» (режим Конструктора) (вкладка «Конструктор») Добавке в левую часть верхнего колонтитула номер страницы и просмотрите результат в режиме «Представления отчета»

15) Перейдите в режим конструктора. В верхнем колонтитуле появилось дополнительное поле, в котором написано = «Страница»&[Page] Данная запись выполнена на яхыке SQL.

Пользователь может сам составлять вычисляемые выражения, используя язык SQL. Запись осуществляется в новое поле, а для удобства составления вызывается построитель выражений.

16) Добавьте в область данных новое поле и удалите надпись (часть где написано «Поле…»)
Выделите область поля (с надписью «Свободно») и откройте окно свойств (Конструктор – Сервис – Страница свойств) – вкладка «Данные» - строка «данные». Построитель выражений вызывается с помощью кнопки многоточие.

Кнопки формирования выражения

Команды или объекты

Группы

Категории

Область отображения выражения

Построитель выражений состоит из нескольких частей

17) В построителе выражений набейте знак = (вычисляемая формула начинается со знака равно) в категории выберите «отчет» в группе выберите «Список полей» в окне команд или объектов выберите «Цена» (двойной щелчок добавит данное поле в выражение). Умножьте все на 2 (*2). Завершите построение нажав кнопку «ОК» и перейдите в режим «Представления отчета». В новом поле должно отобразиться удвоенное значение цены.

18) Вернитесь в конструктор и добавьте новое поле в область примечаний. Назовите его итоги. Вызовите построитель выражений. Начните выражение со знака =. В окне категорий выберите «функции»-«встроенные функции» (вызывается двойным щелчком) в окне группа выберите все; в окне команд выберите Sum.
В построителе выражений удалите «eхpr».
В категориях выберите «Борей» - «Таблицы» - «Заказано»; в группе «Цена». Должно получиться следующее выражение =Sum([Заказано]![Цена]). Завершите построение выражения и перейдете в режим «Представление отчета». Внизу страницы будет записан результат суммирования.

19) Перейдите во вкладку «Макет».
Вычислить итоговые значения можно с помощью команды «Итоги» (группа «Группировка и итоги», вкладка «Конструктор»). Для этого выделите поле количество и выберите команду. Из списка выбирается нужная функция, например «Среднее» Новое поле добавляется автоматически.

Использовать построитель выражений можно и в запросах. Для этого в строке условие отбора с помощью контекстного меню и команды «Построить» или вкладки «Конструктор» группа «Настройка запроса» - «команды «построитель» вызывается построитель выражений.

1. Создайте новый запрос. Добавьте таблицы Заказы, Заказано, Поставщики, Клиенты, Товары.

2. В строку «поле» добавьте поле «Город» из таблицы «Клиенты»; во второй столбец «Город» из таблицы «Поставщики».

3. В строке условие отбора для таблицы клиенты вызовите построитель выражений. По аналогии с пунктом 18 постойте следующее выражение =[Поставщики]![Город]. И запустите запрос на выполнение. В результате отобразиться только те строки в которых города двух таблиц совпадают

4. Удалите построенное выражение из строки «Условие отбора». В новый столбец добавьте поле «Цена» и таблицы «Заказано» и для него введите следующее условие
Between 200 And 400. Запустите запрос и вы увидите, что значения поля цена лежат только в указанном диапазоне.

5. Удалите построенное выражение из строки «Условие отбора». И вместо него введите новое, построенное с помощью построителя выражения. [Заказано]![Цена]<100. Проверьте правильность работы.

6. Исправьте построенное выражение, вызвав построитель и составьте следующее: [Заказано]![Цена]<100 Or [Заказано]![Цена]>400.

Дата добавления: 2015-10-29