Теоретическая часть. База данных— это организованная совокупность данных (структура)

База данных — это организованная совокупность данных (структура), предназначенная для хранения информации.

Реляционная база данных — это совокупность взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа.

Поле базы данных - это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства.Тип поля определяется типом данных, которые оно содержит.

Access различает следующие типы данных полей:

· Text Текстовые поля содержат текст, длина которого не может быть более 255 символов. Реальная длина поля устанавливается с помощью параметра FieldSize (размер поля).

· Memo ВMemo-полях сохраняется текст длиной до 32000 символов. Поля этого типа данных не могут индексироваться.

· Number Числовые поля содержат произвольные числовые значению. Диапазон допустимых значений определяется параметром FieldSize (размер поля).

· Date/Time Поля даты/времени содержат значения даты и времени в диапазоне от 100 до 9999 года.

· Currency В денежных полях можно хранить числа с точностью до 15 разрядов слева от запятой и четырех десятичных разрядов справа от запятой.

· Counter Поле счетчика содержит число, которое автоматически увеличивается Access на 1, когда в таблицу добавляется новый блок данных.

· Yes/No В таких полях сохраняются значения Да или Нет. Поля данного типа не могут индексироваться.

· OLE Object OLE - полях помещаются объекты, такие как, например, Excel-таблица или MicrosoftDraw - графика, обработанные OLE - сервером. Размер поля может быть до 128 МБ. Поля данного типа не могут индексироваться.

Поле каждого типа имеет свой набор свойств. Наиболее важными свойствами полей являются:

• размер поля - определяет максимальную длину текстового или числового поля;
• формат поля - устанавливает формат данных;
• обязательное поле - указывает на то, что данное поле обязательно надо заполнить.

Ключевое поле - это поле, значение которого однозначно определяет запись в таблице.

В качестве ключевого поля чаще всего используют поле, содержащее тип данных счетчик. Однако иногда удобнее в качестве ключевого поля таблицы использовать другие поля: код товара, инвентарный номер и т. п.

Запись базы данных - это строка таблицы, содержащая набор значений свойств, размещенный в полях базы данных.

Таблица - это набор записей(строк таблицы), состоящих из отдельных полей(колонок таблицы), в которых хранится информация и составляющая, собственно, содержание базы данных.Таблицы являются основной формой представления информации, содержащейся в базе данных. Без таблицы нельзя спроектировать формуляр, на базе таблиц составляются запросы и отчеты. Создать таблицу можно двумя способами:

Форма - это средство ввода данных, которое представляет собой структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Формы - мощное и гибкое средство представления информации, которое устраняет многие недостатки, присущие табличной форме. Например, при разработке законченного приложения по бухгалтерии можно создать ряд форм, которые на экране будут выглядеть точно также, как стандартные бланки бухгалтерских документов. Экранная форма позволяет объединить поля в группы по определенным признакам, что облегчает восприятие информации. Кроме того, в нижней части экрана содержатся кнопки управления, которые упрощают перемещение по таблице.

Для перехода на соседние записи в форме можно использовать кнопки клавиатуры PgUp и PgDn или использовать кнопки перемещения, расположенные внизу окна формы. Эти кнопки имеют следующее назначение:

- переход на первую запись;

- переход на одну запись назад;

- переход на одну запись вперед;

- переход на последнюю запись;

- переход на чистую страницу, где можно ввести новую запись.

В Access для создания форм можно использовать ряд альтернативных способов:

* Автоформа: в столбец, позволяющий автоматически создать форму с полями, расположенными в один или несколько столбцов;

* Автоформа: ленточная, позволяющий автоматически создать ленточную форму;

* Автоформа: табличная, позволяющий автоматически создать табличную форму;

* Мастер форм, позволяющий быстро создать форму на основе выбранных полей;

* Диаграмма, создающая форму с диаграммой;

* Конструктор форм, в котором самостоятельно разрабатываются собственные формы с заданными свойствами или корректируются формы, созданные другими способами;

* Сводная таблица - создает форму со сводной таблицей MS Excel.

Для создания формы любым из вышеперечисленных способов, прежде всего необходимо выполнить следующие действия:

* открыть окно БД;

* перейти на вкладку Формы;

* нажать кнопку Создать и в открывшемся окне диалога Новая форма выбрать из списка нужный вариант и нажать ОК.

Примечание. Для вариантов создания форм Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная, Автоформа: табличная и Диаграмма в поле ввода под списком форм нужно нажать кнопку раскрытия списка и выбрать таблицу, для которой создается форма.

Запрос - это обращение к БД для нахождения или изменения в ней данных, соответствующих заданным критериям.

Выделяют два типа запросов:

1. QBE-запросы (Queryby Example -Запрос по образцу). Пользователь дает им определения, специфицируя отдельные параметры в окне проектирования с использованием подсказок(образцов).

2. SQL - запросы (Structured Query Language -Структурированный язык запросов). Пользователь формулирует их с использованием инструкций и функций, выстраивая описание. QBE-запрос Access легко транслирует в соответствующий SQL-запрос. Обратная операция тоже не составляет труда. Для Access безразлично, с каким типом запроса работает пользователь.

Запросы делятся на:

* Запросы - выборки, которые выбирают данные из БД и выводят их на экран, но не изменяют содержимое БД;

* Запросы - действия (модифицирующие запросы), которые вносят указанные в запросе изменения в определенные записи;

* Итоговые запросы позволяют выполнять над данными таблиц несложные математические операции и выводить результаты на экран.

Для работы с запросами используются Мастер и Конструктор запросов, из которых последний позволяет создавать более сложные запросы и чаще применяется на практике.

В Access c помощью запросов можно и изменять таблицу: удалять выбранные записи или изменять значения в них, вставлять новые записи. Эти операции выполняются с помощью модифицирующих запросов (МЗ).

Существуют три типа МЗ, выполняющих действия над записями таблицы:

* запросы удаления;

* запросы добавления;

* запросы замены.

Отчет -это форматированное представление данных, выводимых на экран, принтер или в файл. При создании отчета можно воспользоваться стандартными средствами, ускоряющими процесс создания, или разработать для отчета специальный формат с помощью конструктора отчетов. Конструктор отчетов позволяет создавать отчеты как в табличном виде, так и в свободной форме.

В Access для создания отчетов используются следующие средства:

* Конструктор отчетов, в котором самостоятельно разрабатываются собственные отчеты с заданными свойствами или корректируются отчеты, созданные другим способом;

* Мастер отчетов, позволяющий быстро создать отчет на основе выбранных полей;

* Автоотчет в столбец, позволяющий автоматически создать отчет с полями, расположенными в один или несколько столбцов;

* Автоотчет ленточный, позволяющий автоматически создать ленточный отчет;

* Диаграмма, создающая отчет, содержащий отображение данных в виде диаграммы.

Для создания отчета любым из вышеперечисленных способов, прежде всего необходимо выполнить следующие действия:

* открыть окно БД.

* перейти на вкладку Отчет.

* нажать кнопку Создать и в открывшемся окне диалога Новый отчет выбрать из списка нужный вариант.

Примечание. Открыть окно диалога Новый отчет можно также из меню, выполнив команду <Вставка / Отчет> или нажав кнопку "Новый объект" и выбрав из списка пункт Отчет.

Microsoft Access обеспечивает несколько способов получения информации из базы данных - используя запрос, форму или отчет. Можно выбрать тот метод, который наиболее подходит к решению задачи.

Например:

· Для просмотра всех товаров определенной торговой поставки, используется запрос.

· Для просмотра полной информации только об одном товаре используется форма.

· Для распечатки торговых продаж для формальногопрелставления, используется отчет.

Дата добавления: 2015-10-29