Создание форм

Лабораторное занятие № 14.2

Тема занятия: Установка связей между таблицами и ввод данных в таблицы

Целевая установка:

Учебные цели:

1. Исследовать особенности проектирования реляционной базы данных.

2. Получить практические навыки по созданию табличных бах данных экономического характера.

Воспитательные цели:

1. Формирование информационной культуры.

2. Формирование стремления использовать новые информационные технологии в профессиональной деятельности.

Изучаемые вопросы:

1. Установка связей между таблицами.(40 минут).

2. Ввод данных в таблицы БД(20 минут).

3. Создание форм (20 мин.)

Место проведения занятия:

Компьютерный класс: КП по числу студентов, программа Microsoft Office 2000

Литература:

Основная

1. Информатика для юристов и экономистов/Симонович С.В. и др. – СПб: Питер, 2001.-688 с.

2. Лядова Л.Н., Мызникова Б.И., Фролова Н.В. Основы информатики и информационных технологий: Учеб. Пособие для студентов экономических специальностей/Перм. ун-т.-Пермь, 2001.-200с

Дополнительная

3. Лядова Л.Н. Пример проектирования БД. Пособие к практическому занятию. Рукописный и компьютерный варианты.

4. Новиков Ф.А., Яценко А.Д. Microsoft Office 2000 в целом. – СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 2000.- 728 с.

Порядок проведения занятия

1. Напомнить, что лабораторной занятие содержит четыре части:

- Создание структуры базы данных в Access.

- Установка связей между таблицами и ввод данных в таблицы.

- Создание сложных форм для работы с базой данных.

- Работа с запросами и отчетами.

Основная задача второй части занятия – изучить методику установки связей между таблицами при условии сохранения целостности данных.

2. Самостоятельная работа на ПК с программой Microsoft Access2000 по созданию связей между таблицами. Особое внимание обратить на тип связей. Рекомендовать связывать пустые таблицы (выполнение заданий 1,2 и 3). Ответ на вопросы для самоконтроля (см. п. 2.1).

3. Изучение способов ввода данных в таблицы. Показать, что вводить данные в большие таблицы напрямую неудобно. Обратить внимание на необходимость создания специальных форм для ввода (задания 4,5).

4. Создание форм. Исследовать возможности различных средств создания форм (Автоформа, Мастер, Конструктор). Выполнение заданий 6,7. Подготовка ответов на вопросы самоконтроля.

Занятие 2. Установка связей между таблицами и ввод данных в таблицы

Установка связей между таблицами

Одно из наиболее мощных средств Access – возможность устанавливать связи между таблицами. Создание связей между таблицами облегчает выполнение операций над данными, позволяет контролировать их целостность. Для реализации этой операции используется команда Схема данных в меню Сервис или кнопка Схема данных панели инструментов при работе в диалоговом окне базы данных (вкладка Таблицы). В результате выполнения этой операции открывается диалоговое окно " Схема данных " (см. рис.).

Для добавления таблицы БД в схему используется диалоговое окно «Добавление таблицы», которое можно открыть с помощью контекстного меню, вызванного щелчком правой кнопки мыши по свободному месту в окне «Схема данных».

Задание 1. Выполните команду Схема данных и добавьте в схему все таблицы, созданные в БД (для добавления таблицу или таблицы следует выделить и щелкнуть по кнопке Добавить). После того, как все таблицы будут включены в схему окно «Добавление таблицы» следует закрыть.

Окно схема данных принимает вид, показанный на рисунке (таблицы в окне схемы перемещаются с помощью мыши, можно изменять их размер). В окне появляются изображения каждой таблицы БД, добавленной в схему, с перечнем всех включенных в них полей. Ключевые поля выделяются жирным шрифтом. Для удобства ключевые поля лучше ставить на первое место. Из этого окна можно вызвать операции над таблицами с помощью контекстного меню.

Для добавления связи между таблицами следует воспользоваться следующим прие­мом: с помощью мыши переместить поле (или поля), которое необходимо связать, из ис­ходной (главной) таблицы в со­от­ветствующее поле (или по­ля) второй (подчиненной) таблицы. Например: установите курсор мыши на поле «НомерКлиента» в таблице «Клиенты», нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, переместите курсор до его совмещения со строкой с тем именем «НомерКлиента» в таблице «Заказы». В большинстве случаев клю­чевое слово первой таблицы связывается с аналогичным полем второй.

После перемещения поля появляется диалоговое окно " Связи ", в котором, если это необходимо, можно изменить имена полей. В этом же окне (см. рис.) можно установить флажок " Обеспечение целостности данных ", что дает возможность указать вариант обновления информации в связанных таблицах при внесении изменений в исходную таблицу: связанные поля могут быть каскадно удалены или обновлены, что сохранит согласованность данных в различных таблицах БД.

Задание 2. Создайте связь между таблицей «Клиенты» (главная таблица) и таблицей «Заказы» (подчиненная таблица). Для этого выполните следующие действия:

1. Установите курсор мыши на поле «НомерКлиента» в списке полей таблицы «Клиенты» в окне «Схема данных». Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая кнопку нажатой, переместите курсор в окне, совместив перемещаемый значок с названием поля «НомерКлиента» в таблице «Заказы». Отпустите кнопку мыши.

2. В открывшемся диалоговом окне «Связи» проверьте информацию о создаваемой связи: таблица «Клиенты» (поле «НомерКлиента») связывается с таблицей «Заказы» (по полю «НомерКлиента»). Тип устанавливаемого отношения (связи) – «один-ко-многим». Если информация, отображаемая в окне, не соответствует тому, что показано на приведенном выше рисунке, следует исправить ошибку.

3. Включите флажок «Обеспечение це­лост­ности данных» и флажки «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных полей».

4. Щелкните кнопку Создать, завершая выполнение операции.

Примечание. Ошибки при установке связей чаще всего возникают из-за того, что неверно были установлены тип данных или свойства полей при создании структур таблиц. Для исправления ошибок следует вернуться к соответствующей таблице в режиме Конструктор.

Задание 3. Создайте связи между таблицами «Услуги» и «Заказы», «Исполнители» и «Заказы» по полям «КодУслуги» и «НомерИсполнителя» соответственно Закройте схему, подтвердив сохранение изменений.

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие связи могут существовать между таблицами в СУБД?

2. Что обеспечивает создание связей?

3. Как разместить в схему данных все необходимые связываемые таблицы?

4. Как установить связь между таблицами?

5. Зачем выставляется флажок Обеспечение целостности данных?

6. Что нужно делать, если целостность данных при создании связей не обеспечивается?

2.2.Ввод данных в таблицы БД

Ввод данных можно осуществить напрямую, открыв таблицу. При этом данные в таблице отображаются в форме, сходной с представлением данных в электронных таблицах (см. рис.). В каждой строке размещается информация об одном объекте, описываемом информацией, содержащейся в таблице.

Задание 4. Откройте таблицу «Услуги» (для этого можно дважды щелкнуть по значку таблицы в окне БД или выделить нужную таблицу и щелкнуть кнопку Открыть) и введите данные (перечень оказываемых услуг и их стоимость – см. рис.) в записи таблицы (значение поля «КодУслуги» Access определяет автоматически, присваивая при создании новой записи очередной номер). Закройте таблицу, сохранив изменения.

Задание 5. Введите в таблицу «Исполнители» список исполнителей заказов. Вводить нужно только данные (инициалы и фамилию) в поле ФИО. Например: «ооосипов» (в соответствии с маской будет введено «О.О.Осипов»), «кккукушкин» – «К.К.Кукушкин», «иогришина» – «И.О.Гришина. Значение счетчика определяется автоматически.

Фирма готова к работе: определен перечень оказываемых услуг и их исполнители – сотрудники фирмы!

Такой способ ввода данных оказывается неудобным для ввода данных в подчиненные таблицы (например, в таблицу «Заказы»), так как для ввода данных в нее нужно знать значения ключевых полей соответствующих записей из главных таблиц. Например: заказ относится к конкретному клиенту, следовательно, чтобы связать его с клиентом необходимо знать номер клиента, заказ делается на конкретную услугу, следовательно, нужно знать ее код, заказ поручается конкретному исполнителю, следовательно, нужно знать его номер. Реальные таблицы базы данных обычно достаточно большие и содержат десятки столбцов и сотни строк. Естественно, что такая таблица целиком не помещается на экране. Кроме того, в таких таблицах, как правило, заполняются или редактируются не все столбцы. Выполнять такие операции в большой таблице неудобно. Для удобства работы с данными в БД создаются формы.

Создание форм

Для создания формы следует переключиться в окне БД на вкладку «Формы» и щелкнуть кнопку Создать. При этом раскрывается диалоговое окно Новая форма. В этом окне следует указать способ создания формы и таблицу, для которой создается форма.

Наиболее простой способ создания формы (диалогового окна для просмотра и редактирования информации, содержащейся в отдельной записи БД) – использование автоформ (Автоформа: в столбец, Автоформа ленточная, автоформа: табличная). В этом случае форма для выбранной из списка таблицы создается автоматически по описанию таблицы (см. рис.).

В форму по желанию пользователя могут быть включены элементы управления для ввода данных в таблицу и кнопки, позволяющие перемещаться между записями таблицы. Созданная форма отображается на экране, при ее закрытии Access запрашивает подтверждение ее сохранения и имя (обычно имя совпадает с именем соответствующей таблицы).

Задание 6. Создайте в режиме «Автоформа: в столбец» формы для таблиц «Клиенты» и «Услуги». Для этого нужно выполнить следующие шаги:

1. В окне базы данных перейти на вкладку «Формы».

2. Щелкнуть кнопку Создать.

3. В диалоговом окне «Новая форма» выбрать режим «Автоформа: в столбец»

4. Выбрать из списка в качестве источника нужную таблицу.

5. Щелкнуть кнопку ОК.

6. Закрыть появившуюся форму с помощью кнопки r.

7. Подтвердить сохранение формы щелчком по кнопке Да в окне, открываемом Access.

8. Ввести имя формы в окне «Сохранение» и щелкнуть кнопку ОК.

Мастер форм строит форму в диалоге с пользователем. Он позволяет выбрать поля таблицы, которые должны отображаться в форме (см. рис.), выбор полей осуществляется с помощью кнопок > и >> (кнопка > позволяет отбирать поля записи для вывода в форме по одному, а кнопка >> отбирает все поля сразу). Кнопки < и << позволяют отказаться от выбора полей. Щелчок по кнопке Далее после выбора полей позволяет перейти к следующему этапу создания формы. В следующих диалоговых окнах можно выбрать внешний вид формы (например, в один столбец) и требуемый стиль (например, обычный). Кноп­ка Назад позволяет вернуться в предыдущему шагу. В последнем диалоговом окне Мастера создания форм можно ввести имя созданной формы и щелкнуть кнопку Готово. Если в этом окне установлен переключатель «Открытие формы для просмотра или ввода данных», то сразу после щелчка по кнопке Готово форма открывается в рабочем режиме.

Задание 7. Создайте форму для таблицы «Исполнители» (включите в нее все поля) с помощью Мастера создания форм. Для этого нужно выполнить команду создания формы и выбрать в окне «Новая форма» режим «Мастер форм». После выбора в качестве источника таблицы «Исполнители» и щелчка по кнопке ОК открывается диалоговое окно Мастера, далее нужно следовать его указаниям.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что такое форма? Зачем она нужна?

2. Какие способы создания форм существуют в СУБД?

3. Когда целесообразно использовать Автоформу?

4. Как работает Мастер форм?

Порядок проведения разбора занятия:

1. В ходе занятия проверить результаты работы каждого студента на ПК и выставить оценки.

2. Обратить внимание на то, что в результате работы на ПК должна быть создана система связанных таблиц, обеспечивающая целостность базы данных.

3. Для заполнения таблиц лучше использовать специальные средства – формы. Каждая таблица и каждая форма должна иметь уникальное имя.

4. Показать, начинать работу с формой целесообразно с помощью Мастера или Автоформы. Дорабатывается форма до нужного вида с помощью Конструктора.

5. Показать характерные ошибки при установке связей и заполнении таблиц.

Задание для самостоятельной работы:

1. Ответить на все вопросы для самоконтроля.

2. Изучить структуру электронного справочника Access 2000, ознакомиться с разделом справочника Ввод данных в таблицы.

Доцент кафедры высшей математики В. Лебедев

Дата добавления: 2015-10-29