Раздел 2. Получение первичных профессиональных умений теоретические Основы делопроизводства

Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" устанавливаются ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" как синонимы, которые определяют отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами.

Т ермин "делопроизводство" возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от словосочетаний "производство дела", а "делом" в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. То есть, в то время делопроизводством называлось, прежде всего, рассмотрение и решение судебных или административных вопросов, которые были неразрывно связаны с составлением деловых бумаг и работой с ними. Постепенно определения терминов претерпевали изменения. Позже термин "дело" стал употребляться в значении "собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу", а "делопроизводством" стали называть всю совокупностью работ, связанных с деловой документацией. В настоящее время значения обоих этих терминов — "делопроизводство" и "дело" — закреплены в ГОСТе Р 51141-98.

Термин "документационное обеспечение управления" вошел в употребление примерно с середины 1970-х гг., когда в сферу работы с документами начали внедряться средства вычислительной техники и появились новые информационные технологии. Целью нового термина являлось отражение применения современной технологии в процессах документирования информации и работы с документами. Несмотря на то, что был введен новый термин — "документационное обеспечение управления", старый—"делопроизводство" — не перестал использоваться.

На рис. 1 схематично раскрываются понятия, зафиксированные ГОСТом Р 51141-98.

Рис.1. Элементы делопроизводства

Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования информации является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Под юридической силой понимается свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Вторая составная часть — организация работы с официальными документами — включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

Дата добавления: 2015-07-08