Генеральный директор В.А.Жук

III. Заключительная часть делового письма

Заключительная часть письма может выражать жесткое требование (например, соблюдать установленные договоренности и пр.), просьбу или иметь информативно-рекомендательный характер и, как правило, представляет собой один абзац из 1-2 предложений.

В заключение инициативных писем часто употребляются фразы, указывающие на желательные сроки ответа:

Просим ответить в двухнедельный срок.

Прошу отослать ответ обратной электронной почтой

Просим ответить по возможности скорее.

/ Примеры «из жизни» другого предприятия /:

Пример 1: « В связи с вышеизложенным прошу Вас дать указание ДЦФТО..... ж. д. проверить факт неправомерной задержки вагона, отменить предъявленный штраф и возвратить ГП «ХХХХ» снятую с него сумму по Акту общей формы №1319 от 13.04.20... г. в размере 9969,3 р.»

Пример 2: « В свою очередь, по вопросам… аккредитованыООО «НПО ХХХ» (г. Москва, тел................, ФИО) и ООО «ХХХХ» (г. Дзержинск, Нижегородская обл., тел....................., ФИО)».

Пример 3: « Счет-фактура и акт о выполненных работах будут представлены Вам после их выполнения».

Пример 4: « Перечисленное выше позволяет нам, согласно ГК РФ (ст. 45О, п.З), в одностороннем порядке расторгнуть вышеуказанный Договор с отнесением понесенных ГП «ХХХХ» убытков на ЗАО «Архангельский завод технических спиртов».

Замечание. Принципиальная и жесткая позиция пишущего данное письмо оправданна, однако, если стратегически нужно сохранить дальнейшие деловые отношения с ЗАО, целесообразно завершить письмо не ультиматумом, а конкретными предложениями по урегулированию конфликта (исповедуя принцип: Если хочешь убедить - не обижай!)

Однако, принимая во внимание, что отмеченные недостатки могут быть устранены, а меры по расторжению договора могут в определенной мере негативно повлиять на работу Вашего производства, предлагаем выполнить комплекс следующих мероприятий:

1. Обеспечить систематическую и своевременную арендную плату на арендованный подвижный состав под Вашим личным контролем.

2. Сформировать совместную рабочую группу для технического освидетельствования всех вагонов-цистерн, арендованных Вами через ГП «ХХХХ».

3. Осмотр технического состояния вагонов-цистерн, описание выявленных недостатков и их освидетельствование после восстановления и ремонта произвести на станции Архангельск-город Северной ж. д. в октябре 20... г.

О конкретных сроках осмотра и специалистах, входящих в рабочую группу от ГП «ХХХХ», сообщим Вам дополнительно.

IV. Этикетная завершающая часть письма

Письмо должно завершаться приемлемой формулой вежливости, характер которой определяется типом отношений с клиентом /партнёром (частые, долгосрочные контакты и пр. или случайный вариант), предполагающей продолжение деловых отношений с данным адресатом:

С уважением..., С глубоким уважением..., Всего доброго..., До свидания..., С пожеланиями всего наилучшего..., Всех благ..., Желаем успехов...и др.

Этикетные и устойчивые выражения могут использоваться и в других частях письма: пожелания, благодарности: благодарю/им, выражаю/ем надежду (благодарность), желаем успехов, приносим извинения; с целью информации, заявления, обещания: гарантируем, обязуемся; сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем; заверяем, заявляем, объявляем; напоминания: напоминаем; или подтверждения,: подтверждаем, требования, просьбы: настаиваем, прошу/им, обращаемся к Вам с просьбой и пр.

V. Оформление делового письма

1. Прочитайте внимательно составленное Вами письмо. Текст должен быть изложен грамотно, в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации.

Несмотря на то, что в русском языке порядок слов относительно свободный (то есть члены предложения не имеют строго фиксированного места, как в немецком или английском языках), все же существуют определенные грамматические правила расположения слов в предложении. Например, при прямом (или «нейтральном») порядке слов подлежащее предшествует сказуемому, согласованное определение стоит перед определяемым словом, дополнение располагается после сказуемого.

2. Нельзя забывать и о внешнем оформлении письма в соответствии с существующими требованиями /ГОСТ Р 6.30-2003/.

Письма рекомендуется печатать на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм) с использованием шрифта Times New Roman кеглем № 14 (допускается и № 12) через 1,5 интервала (адресная часть – через 1 интервал, полужирным).

Текст письма выравнивается по левому и правому полю. Абзацный отступ - 1.

Параметры страницы:

верхнее поле (если таковое имеется) - 2 см, нижнее поле - 2 см, левое поле – 2,5 – З см, правое поле - 1-1,5 см

■ номер (состоит из знака № порядкового номера документа) и дата;

■ заголовок или тема письма (печатается при необходимости в левом верхнем углу полужирным шрифтом, через 1 межстрочный интервал (отделяется от даты 2-3 интервалами), точка в конце заголовка и кавычки не ставятся.

Текст письма отделяется от заголовка ( или адреса, если нет заголовка) 2-3 интервалами. Если письмо содержит более одной страницы следующие нумеруются арабскими цифрами. Номер на первой странице не ставится.

Общепринятые сокращения

К стандартным аспектам языка деловой письменности относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления.

Принцип экономии — универсальный принцип делового общения — выражается в деловой переписке в стремлении к лаконичной, емкой фразе. Однако он при этом, вступая в противоречие с требованием точности и полноты информации, способствует появлению звуковых и буквенных сокращений.

Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т.д.

Практически при составлении каждого письма возникает вопрос о том, как сократить название той или иной организации. Можно ли сократить его в одном абзаце и не сократить в другом?

На этот счет существуют определенные правила, которые необходимо знать составителю.

1. При адресовании писем какой-либо организации следует приводить название организации в том виде, в каком оно дано в документах этой организации или в специальных справочниках. Сокращение отправителем названия организации-адресата самовольно может быть расценено как акт неуважения к адресату.

2. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего письма. Недопустимо сокращать одно и то же словосочетание (слово) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

3. Отказ от номенклатурных сокращений придает письму строго официальный характер.

4. Сокращения, представляющие собой номенклатурные названия предприятий, организаций, учреждений, а также обозначающие марки изделий, пишутся с прописной буквы (ВАЗ-099).

5. Цифры, входящие в аббревиатуру и обозначающие марку изделия, отделяются от буквенных сокращений дефисом, если цифрам предшествуют буквы: кабель РКБО-2, задвижки чугунные РУ-10, электролампы ДБ-20, кирпич ШБ-5.

6. В марках материалов буквенные сокращения и цифровые знаки пишутся слитно: сетка сварная ВР1, лак НЦ218, эмаль ПФ266, сталь Б2.

7. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

8. Не допускается сокращение слова, если оно может повлечь за собой иное толкование, двусмысленность в восприятии фразы.

9. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме слов, приведенных в списке ниже.

При сокращении слов следует учитывать правила, приведенные в ГОСТ 7.12-77 (СТСЭВ2012-79). Типов сокращений достаточно много:

1) инициальный, представляющий сокращение по первым буквам полного наименования (ВГТРК, ОРТ, СНГ);

2) слоговой тип (техпром, Газпром, драгмет);

3) простое усечение (техн., зав., главн. обр.);

4) смешанный тип (Промстройбанк, НИИасбест, финотдел).

В современных деловых письмах все виды сокращений используются очень широко. При этом меняется состав сокращений. Уходит огромное количество аббревиатур, порожденных плановой социалистической экономикой. Рыночная экономика и интеграция нашей страны в мировую экономику обусловили приток новых слов, среди которых велик процент англоязычной лексики

Дата добавления: 2015-07-08