Читайте также: |
|
Официальная переписка охватывает любое письмо или другую форму корреспонденции, направляемые любым официальным лицом в этом его качестве, от его имени и в силу занимаемого им поста.
Существует два основных вида официальной корреспонденции:
- Официальная переписка между государственными организациями различных стран, иностранными представительствами и их должностными лицами (ноты, меморандумы, памятные записки). Этот вид корреспонденции используется в основном в дипломатической практике.
- Деловые письма, имеющие часто полуофициальный характер и широко применяемые при организации деловых контактов между фирмами, организациями и т.д.
Современные формы переписки, принятые в международном общении, сложились около 150 лет назад в Англии.
За рубежом формальной стороне переписки придают больше значения, чем у нас. И чтобы не испортить деловых отношений, надо строго соблюдать этикет переписки.
- Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка – своеобразная визитная карточка фирмы. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.
- Письмо начинается с адреса. Во всём мире сначала пишут Кому, а потом Куда.
- Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.
- Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз – в левом верхнем углу письма. При этом письмо складывается так, чтобы адрес получателя просвечивался через окошко конверта.
- Затем необходимо написать фамилию адресата с инициалами: первыми пишутся инициалы, а затем – фамилия. Вежливость требует поставить перед фамилией одно из обращений «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам». Слова «Господин» и «Госпожа» всегда пишутся сокращённо и не употребляются без фамилии. А такие звания и титулы, как генерал, полковник, профессор или президент, предпочтительно писать полностью, особенно на конверте письма.
- Если вы хотите послать письмо лично корреспонденту, то после фамилии следует поставить слово «лично» («Confidential»).
- После этого следует написать название фирмы, где работает адресат, затем указать её почтовый адрес: номер дома, название улицы, название города, штата (графства, кантона и т.п.), почтовый индекс и страна.
Пример: Г-ну К.Лампикоски,
Генеральному директору,
«ТАМПЕЛЛА ПАУЭР Инк.»,
109, Лапинти,
ТАМПЕРЕ, 33101,
ФИНЛЯНДИЯ.
- При пересылке в конверте небольших брошюр, буклетов пишут «Печатная продукция» («printed matter»).
Структура письма.
- С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами (12 мая 1999г.). Принятые у нас цифровые обозначения месяца не применяются в международной практике.
- Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.
- Ещё ниже, без абзаца, сразу у поля вновь с левой стороны пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов: «Дорогой г-н (г-жа) + фамилия» или «Дорогой доктор + фамилия», или «Господа», «Уважаемые господа», «Уважаемый господин + фамилия».
- В официальных письмах не принято обращаться на ты.
- После вступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный знак, как принято в нашей практике.
- Следующей строкой после обращения принято обозначать тему письма. Для этого достаточно поставить Re: («Reference»), русский эквивалент – «Касательно» или «Кас.».
Например, Re: «В ответ на ваш телекс от 18 мая 1992».
- более современным считается способ, при котором заголовок к тексту письма просто подчёркивается или пишется заглавными буквами.
Например: Дорогой г-н Смит
О Ваших предложениях по
проекту «Омега»,
или Дорогой г-н Смит,
О Ваших предложениях по
проекту «Омега»,
Далее следует текст письма.
- Заканчивается письмо комплиментом. Если письмо официальное, как правило, употребляется комплимент «Весьма искренне Ваш» («Very truly yours»). В других случаях: «Искренне Ваш» («Sincerely yours»). Можно в конце письма ограничиться добрыми пожеланиями: «Наши лучшие пожелания г-ну …», «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» и т.д.
- В ответном письме используются те же выражения, что и в присланном.
- Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней вашей фамилии и должности. Фамилия подписывающего печатается на машинке под его рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и фамилией, напечатанной на машинке – 2-2,5 см.
- Пишите своё имя полностью, чтобы ваш респондент не ошибся относительно вашего пола.
- Если после написания письма срочно надо сообщить о событиях, которые произошли позже, то в этом случае в письме ставится P.S. и дописывается необходимая информация. В конце P.S. снова ставится подпись.
- Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова «Приложение (Enclosure)». Например: Приложение: 1) контракт (5л), 2) страховой полис (6л).
- Указание на рассылку копий (Carbon copy или CC) занимает отдельную строку под приложением и появляется в письме, когда необходимо направить его по нескольким адресам.
Например:
Копия: Г-ну С.Смирнову «Мосбизнесбанк».
Структура делового письма.
Наименование организации-отправителя |
Инициалы получателя, цифровые и буквенные обозначения фирмы, отдела. Затем тоже самое – отправителя. | ||
Дата написания письма. | ||
Адрес получателя письма. |
Указание на конкретное лицо, если письмо – на фирму. |
Вступительное обращение. |
Указание на общее содержание письма, т.е. тема письма. |
Основной текст письма (абзацы – через 3-4 интервала). |
Заключительная формула вежливости. | ||
Формула вежливости. | ||
Подпись. | ||
Подпись. | ||
Указание на приложение. |
Указание на рассылку копий. |
Задания. Вопросы. | Ответы. |
1. Что такое деловой протокол? 2. На каком принципе международного права основан деловой протокол? 3. В чем специфика делового протокола и чем он отличается от протокола дипломатического? 4. Назовите протокольные вопросы приема делегаций. 5. Назовите протокольные вопросы ведения переговоров. 6. Какова роль деловых приемов в деловом общении? 7. Назовите виды деловых приемов. 8. В чем состоит подготовка приема? 9. Что называется деловым письмом? 10. Какова структура делового письма? |
Задания. Тесты. | Ответы. |
1. Какое из определений делового протокола вы считаете правильным? Деловой протокол – это: а) правила поведения в бизнесе; б) порядок проведения деловых встреч; в) совокупность общепринятых правил, традиций и условностей, соблюдаемых в деловом общении; г) порядок проведения встреч на высшем (государственном) уровне. 2. Кто определяет место и время проведения переговоров: а) принимающая сторона; б) приглашенная сторона; в) принимающая сторона предлагает, а решающее слово – за приглашенной стороной; г) приглашенная сторона предлагает, а решающее слово – за принимающей стороной. 3. Укажите правильный порядок рассадки за столом переговоров: а) рассадка свободная; б) члены делегаций занимают противоположные стороны стола; в) с одной стороны стола по степени протокольного старшинства садятся члены одной делегации, с противоположной стороны – в таком же порядке – члены другой делегации; г) члены обеих делегаций рассаживаются в алфавитном порядке по периметру стола. 4. Отметьте обращение, которое принято использовать в приглашениях на прием: а) «Фирма «Альфа» имеет честь пригласить»; б) «Наша фирма рада пригласить»; в) «От всей души мы приглашаем»; г) «Представители фирмы «Альфа» уведомляют». 5. Укажите структуру письма, соответствующую деловому протоколу: а) инициалы получателя, его адрес, указание на содержание письма, вступительное обращение, основной текст; б) вступительное обращение, инициалы получателя и его адрес, указание на содержание письма, основной текст; в) инициалы получателя, его адрес, вступительное обращение, указание на общее содержание письма, основной текст; г) наименование организации–отправителя, инициалы получателя, его адрес, вступительное обращение, указание на общее содержание письма, основной текст. |
Дата добавления: 2015-07-08; просмотров: 308 | Нарушение авторских прав
<== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
Подготовка и проведение приёмов. | | | Подготовка к деловой беседе. |