Деловое письмо.

Официальная переписка охватывает любое письмо или другую форму корреспонденции, направляемые любым официальным лицом в этом его качестве, от его имени и в силу занимаемого им поста.

Существует два основных вида официальной корреспонденции:

- Официальная переписка между государственными организациями различных стран, иностранными представительствами и их должностными лицами (ноты, меморандумы, памятные записки). Этот вид корреспонденции используется в основном в дипломатической практике.

- Деловые письма, имеющие часто полуофициальный характер и широко применяемые при организации деловых контактов между фирмами, организациями и т.д.

Современные формы переписки, принятые в международном общении, сложились около 150 лет назад в Англии.

За рубежом формальной стороне переписки придают больше значения, чем у нас. И чтобы не испортить деловых отношений, надо строго соблюдать этикет переписки.

- Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка – своеобразная визитная карточка фирмы. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.

- Письмо начинается с адреса. Во всём мире сначала пишут Кому, а потом Куда.

- Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.

- Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз – в левом верхнем углу письма. При этом письмо складывается так, чтобы адрес получателя просвечивался через окошко конверта.

- Затем необходимо написать фамилию адресата с инициалами: первыми пишутся инициалы, а затем – фамилия. Вежливость требует поставить перед фамилией одно из обращений «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам». Слова «Господин» и «Госпожа» всегда пишутся сокращённо и не употребляются без фамилии. А такие звания и титулы, как генерал, полковник, профессор или президент, предпочтительно писать полностью, особенно на конверте письма.

- Если вы хотите послать письмо лично корреспонденту, то после фамилии следует поставить слово «лично» («Confidential»).

- После этого следует написать название фирмы, где работает адресат, затем указать её почтовый адрес: номер дома, название улицы, название города, штата (графства, кантона и т.п.), почтовый индекс и страна.

Пример: Г-ну К.Лампикоски,

Генеральному директору,

«ТАМПЕЛЛА ПАУЭР Инк.»,

109, Лапинти,

ТАМПЕРЕ, 33101,

ФИНЛЯНДИЯ.

- При пересылке в конверте небольших брошюр, буклетов пишут «Печатная продукция» («printed matter»).

Структура письма.

- С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами (12 мая 1999г.). Принятые у нас цифровые обозначения месяца не применяются в международной практике.

- Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.

- Ещё ниже, без абзаца, сразу у поля вновь с левой стороны пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов: «Дорогой г-н (г-жа) + фамилия» или «Дорогой доктор + фамилия», или «Господа», «Уважаемые господа», «Уважаемый господин + фамилия».

- В официальных письмах не принято обращаться на ты.

- После вступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный знак, как принято в нашей практике.

- Следующей строкой после обращения принято обозначать тему письма. Для этого достаточно поставить Re: («Reference»), русский эквивалент – «Касательно» или «Кас.».

Например, Re: «В ответ на ваш телекс от 18 мая 1992».

- более современным считается способ, при котором заголовок к тексту письма просто подчёркивается или пишется заглавными буквами.

Например: Дорогой г-н Смит

О Ваших предложениях по

проекту «Омега»,

или Дорогой г-н Смит,

О Ваших предложениях по

проекту «Омега»,

Далее следует текст письма.

- Заканчивается письмо комплиментом. Если письмо официальное, как правило, употребляется комплимент «Весьма искренне Ваш» («Very truly yours»). В других случаях: «Искренне Ваш» («Sincerely yours»). Можно в конце письма ограничиться добрыми пожеланиями: «Наши лучшие пожелания г-ну …», «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» и т.д.

- В ответном письме используются те же выражения, что и в присланном.

- Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней вашей фамилии и должности. Фамилия подписывающего печатается на машинке под его рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и фамилией, напечатанной на машинке – 2-2,5 см.

- Пишите своё имя полностью, чтобы ваш респондент не ошибся относительно вашего пола.

- Если после написания письма срочно надо сообщить о событиях, которые произошли позже, то в этом случае в письме ставится P.S. и дописывается необходимая информация. В конце P.S. снова ставится подпись.

- Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова «Приложение (Enclosure)». Например: Приложение: 1) контракт (5л), 2) страховой полис (6л).

- Указание на рассылку копий (Carbon copy или CC) занимает отдельную строку под приложением и появляется в письме, когда необходимо направить его по нескольким адресам.

Например:

Копия: Г-ну С.Смирнову «Мосбизнесбанк».

Структура делового письма.

Наименование организации-отправителя

Инициалы получателя, цифровые и буквенные обозначения фирмы, отдела. Затем тоже самое – отправителя.
	Дата написания письма.

Адрес получателя письма.

Указание на конкретное лицо, если письмо – на фирму.

Вступительное обращение.

Указание на общее содержание письма, т.е. тема письма.

Основной текст письма (абзацы – через 3-4 интервала).

Заключительная формула вежливости.
	Формула вежливости.

	Подпись.
Подпись.

Указание на приложение.

Указание на рассылку копий.

Задания. Вопросы.

Ответы.

1. Что такое деловой протокол? 2. На каком принципе международного права основан деловой протокол? 3. В чем специфика делового протокола и чем он отличается от протокола дипломатического? 4. Назовите протокольные вопросы приема делегаций. 5. Назовите протокольные вопросы ведения переговоров. 6. Какова роль деловых приемов в деловом общении? 7. Назовите виды деловых приемов. 8. В чем состоит подготовка приема? 9. Что называется деловым письмом? 10. Какова структура делового письма?

Задания. Тесты.

Ответы.

1. Какое из определений делового протокола вы считаете правильным? Деловой протокол – это: а) правила поведения в бизнесе; б) порядок проведения деловых встреч; в) совокупность общепринятых правил, традиций и условностей, соблюдаемых в деловом общении; г) порядок проведения встреч на высшем (государственном) уровне. 2. Кто определяет место и время проведения переговоров: а) принимающая сторона; б) приглашенная сторона; в) принимающая сторона предлагает, а решающее слово – за приглашенной стороной; г) приглашенная сторона предлагает, а решающее слово – за принимающей стороной. 3. Укажите правильный порядок рассадки за столом переговоров: а) рассадка свободная; б) члены делегаций занимают противоположные стороны стола; в) с одной стороны стола по степени протокольного старшинства садятся члены одной делегации, с противоположной стороны – в таком же порядке – члены другой делегации; г) члены обеих делегаций рассаживаются в алфавитном порядке по периметру стола. 4. Отметьте обращение, которое принято использовать в приглашениях на прием: а) «Фирма «Альфа» имеет честь пригласить»; б) «Наша фирма рада пригласить»; в) «От всей души мы приглашаем»; г) «Представители фирмы «Альфа» уведомляют». 5. Укажите структуру письма, соответствующую деловому протоколу: а) инициалы получателя, его адрес, указание на содержание письма, вступительное обращение, основной текст; б) вступительное обращение, инициалы получателя и его адрес, указание на содержание письма, основной текст; в) инициалы получателя, его адрес, вступительное обращение, указание на общее содержание письма, основной текст; г) наименование организации–отправителя, инициалы получателя, его адрес, вступительное обращение, указание на общее содержание письма, основной текст.

Дата добавления: 2015-07-08