Протокол. Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и других формах работы коллегиальных органов. Протокол ведется, как правило, во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол составляется после расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.

Реквизитами протокола являются: наименование органа, издающего документ, название вида документа, дата и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют гриф утверждения; утверждению подлежат решения совещаний по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников совещания. Заголовком к тексту протокола является название коллегиального органа или конкретного совещания и вопрос (тема) совещания (заседания), если он один.

Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания (заседания) и проставляется председателем или секретарём совещания.

Текст протоколов делится на вводную и основную часть.

В вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а также всех присутствующих на заседании (совещании). В списке присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашённые с указанием должностей и организаций, которые они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке.

В протоколе полной формы изложения после раздела "присутствовали" следует повестка дня совещания (заседания); в протоколе краткой формы повестка дня отсутствует.

Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на совещании (заседании) название докладов (отчётов, сообщений, информации), название должности докладчика, его инициалы (в именительном падеже).

Основная часть протокола краткой формы изложения строится по схеме: "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - без текста выступлений.

Основная часть протокола полной формы изложения строится по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.

В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений) или отдельных пунктов решений.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарём.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного (учебного) года.

Акт – документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом) и подтверждающий установленные факты и события.

В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: ликвидации организаций, приема-передачи (дел, материальных ценностей и т.д.), списания, инвентаризации и др.

Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации, составившей акт, название вида документа «АКТ», место составления, дату и регистрационный номер, заголовок к тексту, подписи, при необходимости – гриф утверждения и согласующие визы.

Дата акта должна соответствовать дате события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.

Заголовок к тексту акта является содержанием актируемого события: «О списании имущества» и т.д.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывают основание, которым является, как правило, распорядительный или нормативный документ. Затем перечисляют состав комиссии (должность, инициалы и фамилия, обязанность, выполняемая в комиссии).

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, описания и характер проведения работы, установленные факты, а также выводы и заключения.

В конце текста акта перед ссылкой на приложение даются сведения о количестве его экземпляров и структурных подразделениях, в которые они направлены.

Акт подписывается председателем и членами комиссии, причем указывается их временная обязанность, а не должность. Для ряда актов (по материальным, финансовым вопросам) необходимо утверждение Ректором колледжа и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

Дата добавления: 2015-07-08