Учет расчетов с работниками по прочим операциям (счет 73).

Счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами.

К счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" могут быть открыты субсчета:

73-1 "Расчеты по предоставленным займам";

73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" и др.

На субсчете 73-1 "Расчеты по предоставленным займам" отражаются расчеты с работниками организации по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.).

Если организация решила дать работнику денег взаймы, необходимо заключить письменный договор, даже если сумма займа незначительна (ст.808 ГК РФ).

В договоре определяют сумму займа, срок, на который он выдается, а также то, как работник будет возвращать деньги (целиком или частями, вносить деньги в кассу или сумма займа будет удерживаться из заработной платы и т.д.). Ни размер займа, ни срок его погашения законодательно не ограничены.

Если срок возврата займа в договоре не указан, работник обязан вернуть деньги в течение 30 дней после того, как вы этого потребуете (ст.810 ГК РФ).

Выдав работнику заем, открывают к счету 73 субсчет 73-1 "Расчеты по предоставленным займам" и делают проводку по дебету этого субсчета:

Дебет 73-1 Кредит 50 (51) - сумма займа выдана работнику из кассы (перечислена с расчетного счета на счет, указанный работником).

В договоре можно предусмотреть, что за пользование займом работник должен уплатить проценты. Как правило, договор займа предусматривает, что проценты выплачиваются ежемесячно, но организация может установить и иной порядок их уплаты.

В учете необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 73-1 Кредит 91-1 - начислены проценты за пользование займом;

Дебет 50 (51) Кредит 73-1 - работник выплатил сумму процентов организации.

Если организация предоставила работнику заем на льготных условиях, то работник получает дополнительный доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах (ст.212 НК РФ).

Сумма материальной выгоды рассчитывается:

как разница между процентами, начисленными в размере 3/4 ставки рефинансирования ЦБ РФ, и суммой процентов, исчисленных по договору (если заем выдан в рублях);

как разница между процентами, начисленными в размере 9% годовых, и суммой процентов, исчисленных по договору (если заем выдан в валюте).

Материальная выгода облагается налогом на доходы физических лиц по ставке 35% отдельно от других видов доходов. При исчислении налога с суммы материальной выгоды налоговые вычеты не применяются.

Пример

1 марта 20*** года АО "Актив" предоставило своему работнику Иванову беспроцентный заем в сумме 16000 руб. сроком на

один месяц.

Предположим, что ставка рефинансирования ЦБ РФ на дату получения займа составляла 25% годовых.

Сумма процентов за пользование займом в течение месяца, рассчитанная исходя из 3/4 ставки рефинансирования, составит:

16 000 руб. х 3/4 х 25%: 12 мес. х 1 мес. = 250 руб.

Поскольку сумма процентов по договору равна нулю, сумма материальной выгоды составит 250 руб. (250 - 0).

Сумма налога на доходы, исчисленная с суммы материальной выгоды, составит:

250 руб. х 35% = 88 руб.

Возврат займа отражают по кредиту субсчета 73-1.

Если работник вернул заем, внеся деньги в кассу или на расчетный счет, сделайте проводку:

Дебет 50 (51) Кредит 73-1 - работник вернул деньги в кассу (на расчетный счет).

Если по согласованию с работником бухгалтерия удерживает сумму займа из заработной платы, отражайте это так:

Дебет 70 Кредит 73-1 - деньги, причитающиеся с работника в счет погашения займа, удержаны из заработной платы.

На субсчете 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

Как отразить ущерб, в первую очередь зависит от того, как оформлены отношения между организацией и работником:

если с работником заключен трудовой договор, ущерб возмещается в соответствии с Трудовым кодексом РФ;

если работник не является штатным сотрудником и работает по договору гражданско-правового характера, ущерб возмещается в соответствии с Гражданским кодексом РФ (как правило, в полном объеме).

Для того чтобы отразить ущерб, который работник причинил организации, к счету 73 необходимо открыть субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

Согласно Трудовому кодексу РФ, работника в большинстве случаев можно привлечь лишь к ограниченной материальной ответственности, то есть с него можно удержать сумму, не превышающую его средний месячный заработок (ст.241 ТК РФ).

Например, ограниченная материальная ответственность наступает, если работник:

испортил имущество организации по небрежности или неосторожности;

потерял или неправильно оформил документы (например, работник неправильно составил акт приемки товаров, и организации из-за этого было отказано во взыскании с поставщика суммы выявленной недостачи);

допустил брак в работе.

В этих случаях сумму ущерба можно удержать из зарплаты работника на основании распоряжения руководителя:

Дебет 73-2 Кредит 94 (28) - сумма ущерба отнесена на виновное лицо;

Дебет 70 Кредит 73-2 - денежные средства удержаны из зарплаты работника.

Такое распоряжение должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба (ст.248 ТК РФ). Если месячный срок истек, возместить ущерб можно только через суд.

Общая сумма удержаний при каждой выплате заработной платы не должна превышать 20%, а в особых случаях (например, если взыскание производится по нескольким исполнительным документам) - 50% заработной платы работника.

Если работник возмещает ущерб, причиненный преступлением, размер удержаний не может превышать 70% (ст.138 ТК РФ).

К полной материальной ответственности работника можно привлечь лишь в некоторых случаях, например:

- с работником был заключен договор о полной материальной ответственности;

- утраченные ценности работник ранее получил на основании специального письменного договора или по разовому документу;

- полная материальная ответственность возложена на работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом;

- если работник находился в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения.

Полный перечень таких случаев приведен в статье 243 ТК РФ.

Если с работником договор о полной материальной ответственности заключен не был, а сумма причиненного им ущерба превышает его средний месячный заработок, ущерб можно попытаться возместить через суд.

Если суд отказал в иске или работник был оправдан, недостачу придется списать на убытки.

Пример

В ходе инвентаризации в ЗАО "Актив" была обнаружена недостача материалов на 70 000 руб. В результате проведенного расследования виновным в недостаче был признан работник Иванов.

Бухгалтер "Актива" сделал проводки:

Дебет 94 Кредит 10 - 70 000 руб. - выявлен факт недостачи материалов;

Дебет 73-2 Кредит 94 - 70 000 руб. - сумма недостачи отнесена на виновное лицо.

Иванов виновным себя не признал и возместить ущерб отказался. Поскольку сумма недостачи превышала средний заработок Иванова, а договор о полной материальной ответственности с ним заключен не был, "Актив" обратился с иском в суд.

Однако суд счел иск необоснованным и признал Иванова невиновным. Основываясь на решении суда, бухгалтер "Актива" сделал проводки:

Дебет 94 Кредит 73-2 - 70 000 руб. - сумма недостачи списана с виновного лица (исправительная проводка);

Дебет 91-2 Кредит 94 - 70 000 руб. - сумма недостачи отнесена на убытки (так как суд во взыскании отказал).

Работник может возместить причиненный им ущерб добровольно (ст.248 ТК РФ). В этом случае возможны проводки:

Дебет 50 Кредит 73-2 - работник внес сумму недостачи в кассу;

Дебет 70 Кредит 73-2 - сумма недостачи удержана из зарплаты работника по его заявлению.

Аналитический учет по счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" ведется по каждому работнику организации.

Синтетический учет расчетов ведется в журнале-ордере № 8.

3. Учет расчетов с подотчетными лицами» (счет 71).

Подотчетными лицами называются работники предприятия, получающие авансом денежные суммы на предстоящие командировочные и административно-хозяйственные (в том числе представительские) расходы. Список подотчетных лиц утверждается руководителем предприятия. Учет расчетов с ним осуществляется с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок проведения кассовых операций. Это означает, что если подотчетному лицу поручено произвести оплату товаров, работ и услуг других организаций, то данные платежи не могут превышать предельного размера расчетов наличными деньгами, установленного указанием Центрального Банка России (от 14.11.2001 г.), который составляет 100 тыс. руб. по одной сделке с одним юридическим лицом в день.

Подотчетное лицо, которому выданы суммы на командировочные расходы, обязано в 3-х дневный срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. Если деньги выданы на административно-хозяйственные расходы, то отчет составляется в 3-х дневный срок после истечения времени, на который эти суммы выданы. В случаях, когда эти сроки прошли, бухгалтер обязан присоединить выданные суммы к доходу данного лица и удержать с него подоходный налог. Если срок, на который были выданы деньги, заранее не был установлен, у бухгалтера нет оснований для предъявления претензий подотчетному лицу.

Сотруднику, командируемому на другое предприятие, полагается сохранение среднего заработка на срок командировки и компенсация расходов: по проезду к месту назначения и обратно, по найму жилого помещения и суточные за время нахождения в командировке.

Суммы на командировочные расходы выдаются подотчетному лицу при наличии приказа (распоряжения) по направлению его в командировку. Размеры выдаваемых на командировочные расходы сумм ограничены законодательством.

С 1 января 2008 года не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц:

• Суточные - в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ);
• Расходы по найму жилого помещения (при отсутствии документального подтверждения расходов) - в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 05.02.2008 № 03-04-06-01/30).

В целях обложения налога на прибыль: Суточные (полевое довольствие: С 1 января 2009 года - принимаются в полном размере, утвержденном коллективным договором или локальным нормативным актом (абз. 4 подп. 12 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270 НК РФ в ред. Федерального закона РФ от 22.07.2008 № 158-ФЗ, ст. 168 ТК РФ);

Расходы по найму жилого помещения: С 1 января 2002 года - принимаются в размере фактически произведенных и документально подтвержденных затрат (ст. 264 НК РФ

Кроме командировочного удостоверения, подотчетное лицо получает бланк служебного задания, в котором отражена цель командировки, и который по прибытии должен быть заполнен отчетом о ее выполнении. При возврате из командировки сотрудник заполняет также авансовый отчет, к которому прикладываются все оправдательные расходные документы: командировка, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки и т.п.

Согласно налоговому законодательству при оформлении авансового отчета разрешается выделять расчетным путем (18/118) НДС из сумм расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, затрат на постельные принадлежности в поезде, а также расходов по проживанию в гостинице. Если данные расходы укладываются в утвержденные нормы, то НДС по ним относится на зачет с бюджетом. НДС по той доле расходов, которая выходит за пределы установленных норм, должны списываться за счет собственных средств предприятия, т.е. за счет нераспределенной прибыли. (Из суточных налог не выделяется и не предъявляется к зачету с бюджетом.)

Выдача командировочных сумм и оформление авансового отчета после приезда из командировки в бухгалтерском учете выглядит следующим образом:

Д 71 - К 50 - отражена выдача суммы на командировочные расходы;

Д 20, 26, 44 - К 71 - списана стоимость проездных билетов без НДС;

Д 19-4 - К 71 - выделена сумма НДС по проездным билетам;

Д 20, 26, 44 - К 71 - учтена стоимость проживания в гостинице без НДС;

Д 19-4 - К 71 - отражен НДС по оплате за проживание в гостинице;

Д 20, 26, 44 - К 71 - списаны суточные (НДС не выделяется),

где: субсчет 19-4 "НДС по приобретенным работам и услугам", счет 20 "Основное производство", счет 26 "Общехозяйственные расходы", счет 44 "Расходы на продажу", счет 50 "Касса", счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Срок командировки законодательством ограничивается (не более 40 суток). Если есть необходимость держать на другом предприятии своего представителя более длительное время, то необходимо оформить его временный перевод на это предприятие, для чего необходимо согласие сотрудника.

Выдача денежных средств на проведение административно-хозяйственных расходов осуществляется на основании заявлений подотчетных лиц.

При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у предприятий оптовой торговли или организаций изготовителей продукции подотчетное лицо обычно получает доверенность и инструктируется бухгалтером о необходимости получения требуемой товарной и платежной документации. В первую очередь, накладной на отпуск товаров с указанием отдельной строкой суммы НДС, и квитанции к приходному кассовому ордеру. В этом случае при представлении подотчетным лицом авансового отчета НДС отражается на счете 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", и затем списывается на зачет с бюджетом.

В бухгалтерском учете фиксируются следующие проводки:

Д 71 - К 50 - выдана сумма подотчетному лицу;

Д 08, 10, 41 - К 71 - отражена приемка материальных ценностей по учетной стоимости;

Д 19-1, 3 - К 71 - учтена сумма НДС по приобретенным материальным ценностям;

Д 68 - К 19-1, 3 - осуществлен зачет с бюджетом по НДС,

где: счет 08 "Вложения во внеоборотные активы", счет 10 "Материалы", субсчет 19-1 "Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств", субсчет 19-3 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам", счет 41 "Товары", счет 50 "Касса", счет 68 "Расчеты по налогам и сборам", счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

При покупке подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах розничной торговли НДС в бухгалтерском учете расчетным путем не выделяется и на зачет с бюджетом не относится.

В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель предприятия может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов. Об этом делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет, оно обязано вернуть неизрасходованный остаток в кассу. Эта сумма может быть удержана и из зарплаты подотчетного лица:

Д 94 - К 71 - отражено отсутствие авансового отчета подотчетного лица;

Д 73-2 - К 94 - предъявлена финансовая претензия подотчетному лицу;

Д 70 - К 73-2 - осуществлены удержания из заработной платы подотчетного лица,

где: счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

С помощью подотчетных лиц предприятия осуществляют представительские расходы. Это специфический вид затрат, связанных с приемом и обслуживанием представителей других организаций, прибывших на переговоры. С позиции налогового учета такие расходы регламентируются законодательством, поэтому на предприятии должна быть комиссия, осуществляющая их контроль, а также соответствующее положение о составе и нормах расходов. Для проведения конкретного мероприятия должна быть составлена смета расходов, в соответствии с которой комиссия затем подписывает акт на их списание.

В бухгалтерском учете механизм расчетов по представительским расходам может быть отражен следующими проводками:

Д 71 - К 50 - выдана сумма представительских расходов;

Д 26 - К 71 - списаны представительские расходы в пределах норм;

Д 84 (91) - К 71 - списаны представительские расходы сверх установленных норм,

где: счет 26 "Общехозяйственные расходы", счет 50 "Касса", счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", счет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)", счет 91 "Прочие доходы и расходы".

Основные документы, которые используются при учете расчетов с подотчетными лицами, включают следующий перечень:

расходный кассовый ордер (форма N КО-2);

приходный кассовый ордер (форма N КО-1);

командировочное удостоверение (форма N Т-10);

служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а);

журналы учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих в командировки;

платежная ведомость (форма N Т-53);

авансовый отчет (форма N АО-1);

заявление на выдачу денежных средств в подотчет;

доверенность (формы N М-2 и М-2а);

смета представительских расходов;

акт на списание представительских расходов;

прочие (счет, квитанция, проездные билеты, акт закупки товарно-материальных ценностей и т.п.).

Бухгалтерия не имеет право выдавать подотчетные суммы сотрудникам, не представившим авансовые отчеты о расходовании предыдущих подотчетных сумм.

Синтетический учет расчетов ведется в журнале-ордере № 7 на основании представленных авансовых ртчетов по каждому авансовому отчету.

Дата добавления: 2015-07-08