Объем документооборота

Объем документооборота – это общее количество документов, поступающих в организацию и создаваемых в ней за определенный период. Как правило, этим периодом является календарный год. Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов на участках их первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам службы ДОУ и в структурных подразделениях.

При подсчете документооборота надо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, как в подлинниках, так и в копиях, изготовленными средствами оперативной полиграфии и оргтехники. Подсчет и анализ документооборота надо проводить 1 раз в год, для этого рекомендуется создавать специальную группу сотрудников под руководством службы ДОУ.

Методика подсчета документооборота следующая: подсчет количества документов производится в местах их регистрации по регистрационно-контрольным формам.

Нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения.

Количество копий определяется по журналам машинописных или оперативных работ в копировально-множительном бюро.

Подсчет тиражей – по журналам регистрации заказов на копировально-множительные работы.

Самостоятельно учитываются заявления, предложения, жалобы граждан.

Документы на машиночитаемых носителях подсчитывают по журналам учета документов на машиночитаемых носителях.

Подсчет документооборота целесообразно проводить раздельно по каждому структурному подразделению и по системам документации (обще управленческой и отраслевой).

Результаты должны суммироваться так, чтобы исключить повторный подсчет одного и того же документа. Рекомендуется при подсчете пользоваться карточками формата А5 и А6, содержащими следующие графы: наименование вида документа, тираж, количество листов, количество экземпляров.

Выражение объема документооборота рекомендуется представлять дробью. В числителе количество подлинников, в знаменателе количество копий.

Учет документооборота позволяет:

1. Определить загрузку организации в целом.

2. Определить соответствия маршрутов движения документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц.

3. Позволяет разработать мероприятия по совершенствованию обработки документов в целом и в отдельных операциях.

4. Позволяет установить оптимальный объем информации, необходимый для аппарата управления.

5. Рассчитать численность службы ДОУ.

Дата добавления: 2015-07-08