Лекция 5. Структура и общая характеристика документопотоков.

Маршрут движения документопотоков

Каждый документопоток имеет стабильный маршрут движения, который зависит от функций структурных подразделений и принятых в организации технологий работы с документами, от составления и содержания документов.

Входящие документы образуют 3 направления движения:

· руководству организации;

· руководству структурных подразделений;

· непосредственно специалистам.

Маршрут входящих документов зависит от принятой в организации технологии работы с документами.

Исходящий документопоток охватывает все структурные подразделения. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций: согласования, визирования, подписания, утверждения документов, принятой технологии распечатки текстов документов, их регистрации и отправки.

Маршрут движения внутренних документов, как правило, упорядочен (например, маршрут движения внутренних документов).

Задачей службы ДОУ является разработка наиболее целесообразных маршрутов движения документов. При этом разрабатываются специальные документы, которые называются оперограммой и документограммой.

Оперограммы представляют собой графическую интерпретацию процессов составления документов как по операциям содержащейся в них информации, так и по операциям обработки самих носителей информации. С помощью оперограммможно систематизировать содержание, рационализировать маршруты документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов.

Вот, например, как выглядит выдержка из оперограммы подготовки и принятия решения.

Операции	Исполнители
Сотрудник	Секретарь	Руководитель подразделения	Руководитель	Член коллегии	Инспектор по контролю
1.Составить проект решения	*		*
2. Собрать визы заинтересованных лиц		*		*	*
3.Размножить проект		*
4.Довести проект до членов коллегии					*
5.Провести обсуждение проекта				*	*
6.Доработать решение по результатам обсуждения	*	*				*
7. Изготовить текст решения		*
8.Подписать проект решения		*		*
9.Зарегистрировать решение		*
10.Довести решение до заинтересованных лиц.	*		*	*	*

Для наглядного представления быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучению этому вновь принятого персонала можно разработать документограмму.

Документограмма управления цехом

Операции	Исполнители
Квартальный бизнес-план	Месячный план-график заданий	Отчет о выполнении суточного задания	Отчет о выполнении сменного задания
Периодичность	4 раза в год	12 раз в год	ежедневно	2 раза в день
Кол-во документов в год
Рабочие места				*
Контрольные места			*	*
Начальник смены		*	*	*
Диспетчер			*	*
Планово-диспетчерское бюро	*	*	*
Начальник цеха	*	*	*
Планово-диспетчерский отдел	*	*	*
Экономический отдел	*	*
Директор	*	*

Построение подобных документограмм – первый этап разработки комплекта унифицированных документов, унификации их текстов.

Дата добавления: 2015-07-08