Работник направляется в командировку

Прежде всего издается приказ руководителя о направлении сотрудника в командировку. Командированный — это лицо, связанное с фирмой трудовым договором. В приказе указывается, кто, куда, зачем направляется и на какой срок. На основании приказа выписывается командировочное удостоверение, в котором указываются все эти сведения. Правда, есть исключение: если работник отправляется в зарубежную командировку, командировочное удостоверение не выписывается. Работнику должны быть выданы денежные средства на будущие расходы. Прежде всего фирма должна определить, как будут оплачиваться расходы на проезд и проживание сотрудника. Предприятие может приобрести билеты и оплатить гостиницу по безналичному расчету, но может выдать денежные средства командированному сотруднику, и он будет оплачивать это сам.

Пример. Фирма приобретает билеты (предположим, стоимостью 23 600 руб., в том числе 3 600 руб НДС) и потом передает их командированному. Тогда последовательность операций такая:

1. Фирма оплачивает билеты
Дт 60 Кт51 23600руб.

2. Билеты поступают в организацию
Дт 50-3 Кт60 20000руб.

Дт 19 Кт 60 3600 руб.

На счете 50, субсчет 3 «Денежные документы» отражаются оплаченные билеты, почтовые марки и другие подобные документы.

3. Билеты выданы сотруднику, направляемому в командировку

Дт 71 Кт 50-3 20000руб.

Если сотрудник за все рассчитывается сам, то, выдав денежные средства из кассы, организация выполнила свои обязанности по обеспечению его проживания и проезда.

Выдача денег из кассы отражается проводкой:

Дт 71 Кт 50

Мы уже немного знакомы с НДС и знаем, что документом, дающим право на вычет НДС, является счет-фактура. Без этого документа НДС в зачет не берется. Командировочные расходы в этом отношении являются исключением: НДС, уплаченный за проживание и проезд, можно принять к вычету без счета-фактуры. Но при этом необходимо, чтобы в документах НДС был выделен отдельной суммой, а это не всегда бывает.

Кроме указанных сумм, сотрудник во время командировки получает так называемые суточные. Это сумма, установленная администрацией фирмы и представляющая собой, если так можно выразиться, «деньги на карманные расходы» командированного лица. Например, если руководство фирмы установило размер суточных 300 руб. в сутки и работник направляется в командировку на 10 дней, то ему полагается выдать 3000 руб., и при этом он не будет отчитываться в том, на что он их потратил и потратил ли он их вообще. Суточные полагаются за каждый день командировки, причем день отъезда считается целым днем и день приезда считается целым днем независимо от того, утром или вечером отбывает или прибывает транспортное средство. Размер суточных определяется приказом руководителя. Но здесь есть одна важная деталь. Когда бухгалтер ведет бухгалтерский учет и составляет бухгалтерскую отчетность, он принимает в расчет в качестве расходов фирмы тот размер суточных, который установлен приказом директора. Когда бухгалтер считает налоги, он принимает в расчет размер суточных 100 руб. в сутки. Этот размер установлен законодательно специально для расчета налога на прибыль. Все, что выше этого предела, то есть остальные расходы на оплату суточных, при расчете налогов не считаются расходами. Поэтому иногда фирмы устанавливают размер суточных в бухгалтерском учете тоже 100 руб., хотя эта сумма слишком мала.

Отбывая в командировку, сотрудник должен поставить печать своей организации в командировочном удостоверении. Прибыв на место, он должен поставить печать организации, в которую направлен. Отбывая из командировки, он опять-таки должен поставить печать организации, в которую был направлен, а по прибытии в родную фирму — печать своей фирмы. Получается, что в командировочном удостоверении работника должны быть как минимум 4 печати: две свои и две чужие. А если работник по пути еще заглядывал в какие-то организации, то и больше. Без этих печатей командировка считается не состоявшейся.

Возвратившись из командировки, сотрудник представляет руководству отчет о выполнении командировочного задания, а также сдает в бухгалтерию авансовый отчет, прилагая к нему все оправдательные документы. В отличие от суточных, стоимость проезда и проживания даже при расчете налогов законодательно не ограничивается. Опять-таки действуют законы здравого смысла: если фирма торгует банными вениками, то ей будет очень трудно объяснить налоговым инспекторам, почему ее директор регулярно выезжает в командировки в европейские столицы на многочисленные семинары и при этом проживает в лучших апартаментах пятизвездочных отелей.

Бухгалтерские проводки по учету расчетов
с подотчетными лицами

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет. Если фирма выдала сотруднику суммы под отчет — это счет активный, если сотрудник перерасходовал суммы и принято решение их возместить, то перед нами пассивный счет.

Расчеты с подотчетными лицами

№ п/п	Содержание операции	Первичные документы	Корреспонденция счетов
Дт	Кт
1.	Выдана из кассы сумма подотчетному лицу на хозяйственные нужды	РКО, служебная записка или приказ
2.	Выдана из кассы сумма подотчетному лицу на командировочные расходы	РКО, служебная записка, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение

3.	Получены денежные средства под отчет в отделении банка	Выписка банка
4.	Выданы из кассы подотчетному лицу денежные средства в погашение перерасхода по авансовому отчету	РКО, авансовый отчет
5. Приобретение имущества подотчетным лицом, не имеющим доверенности
5.1	Приобретены за счет подотчетных сумм: — материалы; — товары; — основные средства	Авансовый отчет, квитанции, кассовый чек, товарный чек	10 41 08	71 71 71
5.2	Отражен НДС по приобретенным материальным ценностям, выполненным работам и услугам	Авансовый отчет
5.3	Списан НДС по приобретенным материальным ценностям, выполненным работам и услугам (НДС не может быть взят в зачет, а списывается на расходы предприятия, так как лицо, не имеющее доверенности, не может получить счет-фактуру)	Авансовый отчет
б. Приобретение имущества подотчетным лицом, имеющим доверенность
6.1	Приобретены за счет подотчетных сумм: — материалы; — товары; — основные средства	Авансовый отчет, накладная, счет-фактура, кассовый чек	10 41 08	60 60 60
6.2	Отражен НДС по приобретенным материальным ценностям, выполненным работам и услугам (подотчетное лицо имеет доверенность, поэтому получает счет-фактуру)	Авансовый отчет, счет-фактура
6.3	Погашена задолженность подотчетного лица перед организацией-работодателем	Авансовый отчет
7.	Списаны затраты, произведенные подотчетным лицом (в части выполненных работ, оказанных услуг): - на расходы основного производства - на общехозяйственные расходы - на расходы, связанные с реализацией	Авансовый отчет, акт, подтверждающий выполнение работ, оказание услуг
8.	Списаны командировочные расходы: - на расходы основного производства - на общехозяйственные расходы - на расходы, связанные с реализацией	Авансовый отчет, билеты, счет отеля
9.	Возвращена в кассу подотчетным лицом неизрасходованная подотчетная сумма	ПКО, авансовый отчет (если часть денег была израсходована)

Дата добавления: 2015-10-28