Обязанности кассира

Наличие кассы подразумевает наличие в организации должности кассира. Кассир должен быть обязательно старше 18 лет. В небольших фирмах обязанность кассира может исполнять другой сотрудник (главный бухгалтер, бухгалтер и т. д.), но все равно руководитель должен издать приказ, в котором на это лицо возлагаются обязанности кассира. Кассир знакомится с «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации» и дает расписку в том, что он ознакомлен с этим документом. Затем заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Расписка может быть написана на самом договоре, а мо-
жет быть отдельным документом. С этой минуты только данный сотрудник имеет право расписываться на документах в качестве кассира. Ему запрещено передавать выполнение своих обязанностей другому лицу. Во время отпуска или болезни кассира его обязанности приказом руководителя возлагаются на другое лицо, и с этим другим лицом заключает-
ся такой же договор о материальной ответственности и берется такая же расписка. В организации может быть несколько кассиров, тогда назначается главный (старший) кассир, который отвечает за работу подчиненных ему кассиров. Договоры о материальной ответственности заключаются со всеми кассирами.

При смене кассира в обязательном порядке проводится ревизия кассы. Для этого приказом руководителя назначается специальная комиссия.

Само помещение кассы должно быть изолированным. Денежные средства и ценности должны храниться в сейфе, при этом кассир не имеет права хранить в кассе предприятия ценности, не принадлежащие предприятию. Если при проведении налоговой проверки выяснится, что сумма в кассе превышает сумму, показанную в документах организации, фирму ждет штраф. Причем неважно, по какой причине они там оказались. Кассиру могли
в этот день вернуть денежный долг, он мог взять деньги на какую-нибудь крупную покупку и до конца рабочего дня положить ее в сейф предприятия, — все равно организация будет наказана.

Кассир должен во время работы закрывать двери с внутренней стороны. Лица, не имеющие отношения к работе кассы, не имеют права входить в это помещение. Ключи от сейфа хранятся только у кассира и никому не могут быть переданы. Дубликаты ключей хранятся у руководителя предприятия в опечатанном кассиром пакете.

О расчетах наличными
между предприятиями

Обычно фирмы рассчитываются друг с другом в безналичном порядке, то есть через банк. Но иногда возникает необходимость оплатить поставщику наличными деньгами или принять наличные от покупателя. Здесь действуют следующие правила.

Если наличные деньги поступают от населения (т. е. от физических лиц), сумма платежа может быть любой, никаких ограничений здесь нет. Но если плательщик или получатель — организация, то действует порядок, установленный Указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке». Максимальная сумма по одной сделке не должна превышать 60 000 руб. За нарушение такого порядка фирму ждет штраф в размере 400-500 МРОТ (т. е. 40 000-50 000 руб.), а руководство фирмы — 40—50 МРОТ (4000—5000 руб.) Такое положение содержится в статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Рассмотрим теперь, что такое одна сделка. Вообще-то в обычной хозяйственной жизни сделки могут оформляться двумя способами. Две фирмы могут заключить договор, например, на поставку 100 000 тонн товара на сумму 2 000 000 руб. И в соответствии с этим договором все лето поставщик отправляет машины с грузом. Поставок может быть сколько угодно, но это одна сделка. И максимальная сумма, которую покупатель может передать на-
личными деньгами, составляет 60 000 руб., а остальную сумму он должен перечислить через банк. Но может быть и иная ситуация. Фирмам не обязательно заключать договор. Если каждый раз поставщик выставляет счета на каждую поставку, а покупатель каждый раз эти счета оплачивает, то каждое такое мероприятие — это отдельная сделка. Предположим,
было 10 таких поставок по 200 000 руб. Значит, перед нами 10 сделок, и каждый раз организация может рассчитаться наличными в пределах 60 000 руб., а остальное она перечисляет через банк. По 10 сделкам предел расчета наличными будет составлять уже 600 000 руб.

Итак, проследим сейчас шаг за шагом за движением денег и оформлением этого процесса.

Выписываем приходный
и расходный кассовые ордера

Прием наличных денег в кассу производится по приходному кассовому ордеру (ПКО).

Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: это собственно ордер и квитанция к нему. Содержимое обеих частей одинаковое.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним заполняются бухгалтерией, а не кассиром. Документ должен быть заполнен четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или сформирован с применением компьютера. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Внимание: в приходных и расходных кассовых ордерах помарки или исправления не допускаются. Если при составлении документа обнаружено, что в нем допущена ошибка, он должен быть аннулирован и выписан новый.

Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером. Кроме главного бухгалтера подписывать ПКО может только лицо, уполномоченное на это письменным распоряжением руководителя предприятия. На приходный ордер ставится печать таким образом, чтобы все содержимое печати находилось на квитанции. Это та часть документа, которая будет передана лицу, вносящему деньги.

Созданный документ до передачи в кассу регистрируется бухгалтерией (опять-таки — не кассиром) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. После этого ПКО передается в кассу.

Внимание: ПКО запрещено выдавать на руки лицу, которое будет получать по нему деньги.

Получив ордер, кассир обязан проверить:

— наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера,

— правильность оформления документа;

— наличие перечисленных в документах приложений (чеков, ведомостей и т. д.).

Если ПКО составлен правильно, кассир ставит на нем свою подпись и принимает деньги в кассу.

После получения указанной в ордере суммы кассир по линии отрыва отрывает квитанцию к ПКО и передает лицу, внесшему деньги. Оставшийся на руках кассира ордер погашается штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, меся-
ца, года).

Полученный ордер должен быть зарегистрирован в кассовой книге.

Оформление расходных кассовых ордеров (РКО) во многом напоминает оформление приходных кассовых ордеров.

Его форма утверждена тем же документом, что форма приходного ордера.

Расходные кассовые ордера также заполняются бухгалтерией. В отличие от ПКО расходный кассовый ордер подписывается не только главным бухгалтером, но еще и директором. Но если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. Печать на РКО не ставится. Документ также до передачи в кассу регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. После этого РКО передается в кассу.

При поступлении РКО в кассу действия кассира такие же, как и при поступлении ПКО: он проверяет необходимые реквизиты и подписывает ордер.

Лицо, получающее денежные средства, обязано предъявить удостоверение личности. В расходном ордере это лицо пишет (именно своей рукой, это не заполняется бухгалтерией) сумму, которую он получает, ставит дату и подпись. Дата получения должна совпадать с датой выписки ордера.

Полученный ордер должен быть зарегистрирован в кассовой книге.

Дата добавления: 2015-10-28