Технологія організації та проведення ділових нарад

Досягнення цілей наради необхідно досконально підготувати і чітко організувати їх проведення урахуванням сукупності обов'язкових елементів.

Підготовка наради починається з визначення потребі – і доцільності проведення ділового наради. Під час обґрунтування необхідності наради менеджер повинен сформулювати завдання, які прагнуть оптимального та необхідність своєчасного рішення. Нарада можна буде, коли необхідно в обмін інформацією; виявленні думок і альтернатив; аналізі складних (нестандартних) ситуацій; ухваленні рішення щодо комплексних питань. Менеджер повинен проаналізувати все альтернативи проведення наради: рішення керівника; можливість вирішення питання телефоном; селекторну нараду можливість об'єднання іншими (плановими) наради. І особливо якщо після цього менеджер переконається в корисності наради, яку можна проводити. Інакше від наради необхідно відмовитися. Потому, як вирішили про необхідність здійснення наради, визначають порядок денний і склад її учасників.

Під час підготовки порядку денного необхідно визначити: 1) тему відповідного наради і змістом обговорюваних проблем; 2) умови, що має задовольняти кінцевий результат наради, визначення мети наради; 3) хто й яку підготовчу роботу має проводити (доцільно створити робочу групу формування порядку денного, проведення попередніх нарад в підрозділах).

Основні помилки, допущені для формування порядку денного: відсутність головною теми наради (Демшевського не дозволяє забезпечувати їхню точне розмежування і відповідне аналітичне забезпечення); учасникам попередньо не роз'яснили суть обговорюваної проблеми; включення до порядок денний питань, різних за обсягу та змісту, у результаті нараду перетворюється на обговорення і навіть на лайка між окремими її учасниками; зростає кількість учасників, поставлених в позицію пасивних слухачів; відступ від порядку денного, розгляд побічних тим, виниклі стихійно, чи якийсь там «вічної» проблеми (наприклад, питання постачання тощо. п.).

Під час вирішення питання щодо складі учасників необхідно особливо уважно підійти до формування списку кількісними і якісним складом. До брати участь у нараді необхідно залучити посадових осіб, які найбільш компетентні в обговорюваної проблемі, а ними, як свідчить практика, який завжди є керівники підрозділів. Що ж до кількості учасників нарад, то ми не слід запрошувати стільки людина, скільки стільців у залі засідань (запрошення масовості). Оптимальний варіант – відповідність кількості учасників наради з кількістю тих, хто бере активну участь в обговоренні питання. Основний критерій відбору учасників майбутньої ділової наради – це компетентність саме у питаннях порядку денного.

Треба визначити що і час проведення. Для наради рекомендується відводити певний день тижня, що дозволяє учасникам наради правильно спланувати своє час і підготуватися до до неї. Кращий день для наради – середовище чи четвер, оскільки тижнева крива працездатності має помітний спад у понеділок й у п'ятницю. З теорії біоритмів відомо, що в людини протягом робочого дня спостерігаються дві піки підвищеної працездатності: перший – з 11 до 12 годин; другий – між 16 і 18 годинами. Бо будь – яка нараду порушує ритм праці, проводити їх у першій половині робочого дня (перший пік) недоцільно.

Помилки, яких найчастіше допускаються щодо тривалості наради:

– не регламентується тривалість наради;

– порушується встановлена тривалість наради; наради плануються задовгими;

– не робляться перерви; не обмежується час на доповіді й виступи;

– невміння короткий і ясно викладати своїх поглядів.

Зазвичай, місцем проведення значній своїй частині (понад 70 відсотків %) ділових нарад є кабінет керівника організації. Проте засідання краще скликати в спеціально обладнаних цієї мети приміщеннях. Здебільшого запрошені на нараду сідають за стіл, має прямокутну форму. Це досить незручно та керівнику, і учасникам наради. За таким столом ніхто корисно, кожного учасника добре бачить решти, а голова і секретар – стенографіст добре бачить кожного учасника ділового наради.

Приміщення повинен мати хорошу звукоізоляцію, нормальну температуру і відносну вогкість повітря, зручні до роботи меблі, вентиляцію тощо. Помилки, які найчастіше допускаються щодо місця проведення наради:

– занадто багато нарад проводиться у кабінеті начальника;

– у процесі наради ведуться телефонні переговори, і навіть приймаються відвідувачі;

– приміщення наради не обладнані відповідним способом мислення й погано освітлена.

Підготовка учасників наради – останній етап підготовчої роботи у процедурі організації ділових нарад, коли передбачається попереднє ознайомлення всіх учасників із порядком денним, необхідними матеріалами. Кожен має знати заздалегідь тематику і завдання наради.

Кожен керівник повинен вірно знайти процедуру проведення наради залежно від поставленої мети. Але коли її вдало сформульовано, завжди існує прихований рівень цілей, про які, зазвичай, що мовчать, але із якими необхідно вважатися.

Наприклад: тоді як нараді беруть участь представники відділів, інтереси кожного також стають прихованими цілями. Відділ реалізації проти усього, що ще може негативно спричинити його з продажу продукції. Виробничий відділ прагне недопущення, аби в відділу реалізації після наради з'явилася велика можливість диктувати йому виробничі графіки і плани тощо. Отже, кожен відділ вважає основним завданням утримання або навіть збільшення своїх «завоювань»: прав, привілеїв і місцевої влади.

Приховані мотиви спонукають учасників наради до обструкціоністською тактиці. Вони можуть намагатися від початку внести плутанину в визначення цілей наради. Інший надійний спосіб заблокувати дискусію - підняти нові, складні за своїм характером побічні питання, причому робити це постійно, коли нараду наближається до чіткому формулювання цілей. Ще один руйнівна сила – вимога подібних пояснень від оратора, що з метою простоти викладу каже узагальнено. Тактика дає проблемі такого складного і нерозв'язними характеру, що відразу надходить пропозиції щодо додатковому обговоренні, а цього йому досить, щоб відкласти їх у довгу шухляду.

Оптимальна тривалість спільної розумової діяльності значної частини людей не перевищує 40 – 45 хвилин. Через 40 – 60 хвилин від початку наради у його учасників послаблюється увагу: починається шум, зайві руху, розмови. Якщо й далі продовжувати нараду безперервно, те в більшості учасників настає втома. Після 30 – 40 – хвилинної перерви в присутніх поліпшується самопочуття, відновляється їхня нормальний стан, обговорення проблем можна продовжити.

Після 90 хвилин роботи увага фахівців і інтерес до обговорбвані проблемам зникають. Цей етап наради фахівці й називають періодом негативної активності. Саме тоді людина стає некерованою, до всього ставиться нервово і недовірливо. Рішення, прийняті час, зазвичай відрізняються екстремізмом. Якщо ж нараду триває безперервно 2 години, то більш 90 % її учасників згодні будь – яку рішення, щоб усе швидше закінчилося.

Отже, оптимальна тривалість наради – трохи більше 1 години. Якщо обставини вимагають тривалішої роботи, то після 40 хвилин засідання необхідно оголошувати 10 – 15 – хвилинний перерву.

Усім фахівцям відомо, що таке регламент, але не його дотримуються. Якщо початку наради її регламент не встановлено, то виникають передумови для неділовий обстановки проведення наради. Особлива роль дотриманні регламенту належить голові зборів. Проте виявляти на повагу до регламенту мусить кожен учасник наради незалежно з посади, яку обіймає. Протокол наради – це первинний офіційний документ, виходячи з якого керівник проти неї вимагати від працівників виконання доручених їм завдань. Секретар зборів фіксує в протоколі найважливіші моменти: досягнення мети наради; рішення; виконавців, і терміни.

Завершальний етап організації та проведення наради – це ухвалення рішення й узгодження умов його реалізації. Рішення нараді приймається всі разом укупі і кожним окремо. Від, наскільки учаснику наради вдалося включити свої ідеї, й коментарі на загальне рішення, залежить ефективність. У формулюванні рішення пояснюється: хто, і коли має бути виконано певний обсяг робіт. Визначається, як і формі підсумують результати (розсилання протоколу або його частини (виписки із протоколу), приймають рішення про широті інформування (весь колектив або його частину).

Рішення можуть прийматися двома шляхами: 1) спеціально обрана комісія з підготовці рішення заздалегідь становить його. Проект зачитується. Учасники наради вносять своїх коректив і приймають його за результатам голосування; 2) голова зборів підбиває підсумки обговорення й формулює рішення. Після прийняття рішень визначається обличчя (група осіб), яка проводить його виконання контроль над виконанням.

2.10 Ведення і оформлення протоколів засідань і нарад

Протокол – це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення. Вони оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени президії.

Протокол має такі реквізити:

1. Назву виду документа, яку пишуть посередині рядка;

2. Порядковий номер протоколу;

3. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада);

4. Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція;

5. Дата проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста);

6. Кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. У разі великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10-12 осіб, то вказують усіх присутніх;

7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

8. Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку;

9. Текст;

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

11. Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).

Протоколом оформляється також діяльність адміністративних органів, слідчих та ін. У ньому занотовуються всі виступи з розглянутих питань та прийняті рішення. Протокол – це первинний офіціальний документ.

Протокол звичайних зборів веде секретар або інша спеціально призначена особа. Після зборів у її розпорядження передаються всі письмові матеріали зборів: листи реєстрації присутніх, тези доповідей і співдоповідей, проекти рішень, письмові запитання учасників зборів та ін. Практикується ознайомлення промовців з записами секретаря перед тим, як протокол друкуватиметься – для уникнення перекручень і неточностей.

Добирати кандидатуру секретаря на відповідальну нараду треба дуже вимогливо: адже хороший протокол може скласти тільки людина грамотна, досвідчена і компетентна в обговорюваних питаннях.

Після зборів протокол має бути повністю оформлений і підписаний головою і секретарем зборів. Протокол загальних зборів різних неперіодичних засідань, нарад підписують голова і секретар, а протокол засідань комісій – усі члени президії.

Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань. Правильне ведення протоколу має важливе значення, оскільки прийняті рішення набувають юридичної сили тоді, коли вони оформлені протоколом. Протокол дає можливість перевірити правильність прийнятих рішень, контролювати їх виконання.

Питання порядку денного в протоколі формулюються у називному, а не в знахідному відмінку, наприклад: "Розгляд і затвердження" (форма "Про розгляд і затвердження" не рекомендується).

Жанр виступу ("доповідь", "повідомлення", "пропозиція" та ін.), посада і прізвище доповідача називається після формулювання питання.

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ будується за традиційною схемою: Слухали – Виступили – Ухвалили. Після цих слів ставиться двокрапка.

В наступному рядку після слова "Слухали" вказуються прізвище й ініціали доповідача, тема доповіді або повідомлення.

У розділі "Ухвалили" повністю викладається прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів або мати форму резолюції (складається з констатуючої і резолюючої). У констатуючій частині підкреслюють значення обговореного питання, зазначають досягнення і недоліки. У резолюючій – заходи, спрямовані на виконання поставлених завдань.

2.11. Здійснення контролю за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень

Контроль як одна із функцій управління включає в себе:

– контроль за виконанням документів за змістом порушених у них питань;

– контроль за термінами виконання документів;

– контроль за відповідністю форми документів вимогам державних стандартів.

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного і якісного їх виконання, підвищення відповідальності посадових осіб за стан виконавської дисципліни.

Контролю підлягають документи, в яких встановлені завдання.

Нормативними документами ОДПС передбачено обов’язковий контроль за виконанням таких документів:

– закони України;

– постанови Верховної Ради України;

– доручення Комітетів Верховної Ради України;

– укази Президента України;

– розпорядження Президента України;

– доручення Президента України;

– доручення Адміністрації Президента України;

– постанови Кабінету Міністрів України;

– розпорядження Кабінету Міністрів України;

– доручення Кабінету Міністрів України;

– звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад народних депутатів;

– рішення і доручення органів ДПС вищого рівня;

– звернення органів ДПС України;

– звернення міністерств, відомств, установ, підприємств, організацій;

– звернення громадян;

– власні рішення (накази, розпорядження, рішення колегії та ін.);

– вихідні документи, на які очікуються відповіді.

В органах ДПС України встановлено дворівневий контроль за виконанням документів.

До першого рівня контролю належать такі документи:

– закони України;

– постанови Верховної Ради України;

– укази Президента України;

– розпорядження Президента України;

– доручення Президента України;

– постанови Кабінету Міністрів України;

– запити та звернення народних депутатів України.

Контроль за виконанням зазначених документів здійснюється як за суттю поставлених завдань, так і за термінами їх виконання. При цьому, як правило, здійснюються попередні перевірки і регулювання ходу виконання.

До другого рівня контролю належать документи, за якими здійснюється контроль лише термінів виконання.

Контроль за виконанням документів здійснює керівник установи, організації, який повинен встановлювати порядок проведення безпосереднього контролю за виконанням документів, визначати рівень контролю та вживати необхідних заходів до керівників структурних підрозділів у разі неякісного та несвоєчасного виконання ними документів.

Безпосередньо контроль за виконанням документів здійснюється контрольним підрозділом (відділом, сектором, групою) або окремою особою служби діловодства установи, організації.

Контроль за виконання документів включає такі види роботи:

– постановку документів на контроль;

– формування картотеки контрольних документів;

– перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

– перевірку ходу виконання документів (для документів першого рівня контролю);

– облік і узагальнення наслідків контролю за виконанням документів;

– інформування про хід та підсумки виконання документів;

– зняття документів з контролю;

– формування картотеки виконаних документів.

Початок контролю – з моменту реєстрації документів. На документах, які ставляться на контроль, проставляється штамп “Контроль” або позначка “К”. Одночасно діловодною службою оформляють два примірники контрольних карток, один із яких передається разом з документом виконавцеві; другий примірник передається до контрольної служби та поміщається у контрольну картотеку.

При оформленні контрольної картотеки в “ручному режимі” незалежно від обсягу карток, слід дотримуватися єдиних принципів. Картотека складається, як правило, з 33 секторів, 31 з яких відповідає максимальній кількості днів у місяці, один – для карток до прострочених документів і ще один – для карток до документів, терміни виконання яких визначені на наступні місяці (періоди).

Усередині секторів контрольні картки можуть розміщуватися за індексами структурних підрозділів, прізвищами виконавців тощо. При великому обсязі контрольних документів і значній кількості структурних підрозділів контрольна картотека може будуватися за підрозділами, групами постійних кореспондентів чи за іншими ознаками.

В органах державної податкової служби України документи ставляться на автоматизований контроль. Контрольна служба здійснює автоматизоване формування картотеки контрольних документів.

Порядок здійснення контролю за документами, які належать до першого рівня контролю, визначає керівник органу державної податкової служби в процесі розгляду вхідної кореспонденції та підписанні внутрішніх і вихідних документів. При цьому на контрольну службу (або посадову особу) покладаються обов’язки по підготовки плану (порядку) контролю взятого на контроль документа. Відповідно до цього плану здійснюються попередні перевірки і регулювання ходу виконання документів, які належать до першого рівня контролю.

Після вирішення всіх питань, порушених у документі, виконавець оформляє на документі відмітку про його виконання. Одночасно наслідки розгляду документа переносяться до журналу обліку вхідної кореспонденції і контрольної картки, де засвідчуються підписом, як правило, керівника структурного підрозділу. Картка передається до контрольної служби у день виконання документа.

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву, розглядаються на засіданнях колегіальних органів, виробничих нарадах. Обговорення наслідків аналізу виконавської дисципліни є важливим критерієм для морального та матеріального стимулювання працівників управлінського апарату. Терміни виконання документів

Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть вказуватися як в самому документі, так і встановлюватися актами законодавства.

Документи без зазначення терміну виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою “терміново” – протягом 7 робочих днів з дати підписання документа.

Депутатські запити розглядаються у 15-денний термін з дня їх одержання або в інший термін, встановлений Верховною Радою України.

Звернення народних депутатів України та депутатів місцевих Рад народних депутатів повинні бути розглянуті протягом не більше як 10 днів з дня одержання.

Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня розглядаються у зазначений у них термін або протягом 30 днів від дати підписання документа.

Звернення громадян розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від їх одержання, а ті, що не потребують додаткового вивчення – невідкладно, але не пізніше ніж через 15 днів від дати їх отримання. В окремих випадках з об’єктивних причин термін розгляду звернень громадян може бути продовжений, але загальний термін вирішення питань, порушених у зверненнях, не повинен перевищувати 45 днів.

Скарги платників податків повинні розглядатися у місячний термін.

Телеграми, у яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, виконуються протягом не більше 2 днів, решта – до 10 днів.

Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадовою особою, яка її заміщає. Термін розгляду документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочих дні до закінчення встановленого терміну.

Документ вважається виконаним і знімається з контролю лише тоді, коли всі поставлені в ньому питання вирішені або розглянуті і кореспондентові дано вичерпні відповіді.

2.12. Здійснення контролю за додержанням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства

Термін виконання робіт – істотна умова договору будівельного підряду, без узгодження якого договір вважається неукладеним. Необхідно розмежовувати терміни виконання будівельних робіт та терміни дії договору будівельного підряду, оскільки ці поняття різні за своїм правовим змістом, хоча нерідко боку підміняють одне іншим. Термін дії договору будівельного підряду не є його істотною умовою, він лише вказує на термін, протягом якого діють зобов'язання, передбачені договором.

2.13. Ведення контрольно-реєстраційної картотеки

Реєстрація документів – це ключовий момент в організації діловодства. Одна з найважливіших завдань служби діловодства – в будь-який час і в найкоротший термін видати потрібну довідку по документу і знайти сам документ. Форми реєстрації документів можуть бути трьох видів: журнальна, карткова і автоматизована.

Журнальна система реєстрації потрібна тоді, коли облік документів виступає на перше місце, запобігає претензії з боку громадян, конфліктні ситуації тощо, наприклад, при видачі документів про освіту, трудових книжок, пропусків. Це, як правило, документи реєстраційний індекс яких складається з порядкового номера. Банки, наприклад, ведуть журнали обліку договорів про депозитний вклад, рахунків фірми і т.д. Журнальна система реєстрації використовується в роботі з документами обмеженого доступу: секретними, конфіденційними.

Перевага карткової системи реєстрації полягає в наступному:

– Реєстрацією одночасно можуть займатися кілька працівників;

– Картки можна виготовити в необхідній кількості примірників і, отже, відпадає необхідність у повторній реєстрації документів у структурних підрозділах;

– Картки «рухливі», їх можна систематизувати за, різними ознаками і створювати картотеки. Таким чином, карткова система реєстрації забезпечує інформаційно-довідкову роботу;

– Карткова система реєстрації дозволяє відразу ж один примірник картки передати в строк картотеку для контролю за виконанням документів. Переваги карткової системи реєстрації дозволяють значно підняти рівень організації діловодного обслуговування в установі. Форма картки
(РКК – реєстраційно-контрольної картки) і розташування в ній реквізитів можуть бути визначені в самій установі і записані в інструкцію з діловодства. Для ведення карткової системи реєстрації в ручному режимі необхідно мати тираж карток на рік і, як мінімум, два картотечних ящика для зберігання карток: у строковий контрольної картотеці і довідкової картотеці. Кількість примірників заповнених реєстраційних карток визначається установою. Як правило, таких карток заповнюється, як мінімум, дві. Заповнивши картку, одну з них поміщають в строкову картотеку, іншу – в інформаційно-довідкову, а документ передають виконавцю для роботи з ним. Але частіше виготовляють три екземпляри картки. З них два ставлять в картотеки (довідкову та контрольну), а третій примірник передають з документом виконавцю. Якщо довідкові картотеки будують за різними ознаками, наприклад, за кореспондентам, регіонами або з питань, то відповідно збільшують кількість карток, щоб примірників вистачило для кожної картотеки. У цьому випадку кількість примірників картки у великих установах зросте до п'яти – шести. Природно, що створення і ведення великих картотек - це трудомістка робота і вона була поставлена ​​в окремих установах, що мають добре організовану діловодну службу. Позбутися від громіздких картотек і організувати трудомістку інформаційно-довідкову роботу практично в будь-якій установі дозволило впровадження комп'ютерних технологій. Сьогодні ручна карткова система реєстрації повсюдно замінюється найбільш раціональної реєстрацією документів на комп'ютері. Але і в цьому випадку на екран виводиться реєстраційна форма. Реєстрація документів на комп'ютері дозволяє:

§ Реєструвати документи на різних робочих місцях;

§ Організувати децентралізовану реєстрацію документів у структурних підрозділах з об'єднанням відомостей про документи (як внутрішніх, так і надійшли) в єдиній базі даних організації;

§ На основі бази даних організувати інформаційно-довідкову роботу;

§ Організувати контроль за виконанням документів. Найбільш зручна (пропонується більшістю комп'ютерних програм) виводиться на екран форма реєстраційної картки, до якої заносяться відомості про документ, аналогічна традиційної ручної картці на паперовій основі. Для можливого багатоаспектного пошуку в реєстраційну картку можна внести значно більше відомостей про документ, а саме: Дата отримання (реєстрації) документа. Номер реєстрованого документа по порядку
(реєстраційний номер). Найменування кореспондента. Дата документа. Номер документа. Короткий зміст. Автор резолюції. Текст резолюції. Найменування виконавців. Термін виконання (коли документ повинен бути виконаний). Хід виконання. Дата виконання (коли документ фактично був виконаний). Номер справи (в яке підшитий виконаний документ). Для зручності пошуку документів, статистичного обліку в реєстраційну картку можуть бути додані: Назва структурного підрозділу. Кількість листів в документі. Кількість листів додатків. Вид документа (наказ, акт, договір тощо). Назви пов'язаних документів. У картці можуть бути й інші показники, що встановлюються кожною організацією відповідно до її специфікою. Створення реєстраційної форми та бази даних про документи організації в цілому, так само як заповнення реєстраційної картки, на екрані комп'ютера має свої особливості в порівнянні з традиційної паперової картотекою. Принцип роботи електронної картотеки (бази даних) – в однократності вводу повторюється інформації та можливості використання однієї інформації в різних формах і навіть різних базах даних. Заповнюється на екрані реєстраційна форма для вхідних, вихідних і внутрішніх документів має невеликі відмінності, але вносяться в загальну базу даних відомості дозволяють здійснювати узагальнений пошук по всіх документах організації. Форма реєстраційної картки, як правило, містить поля, які заповнюються вручну (наприклад, номер і дата вхідного документа, короткий зміст, текст резолюції); поля, відомості в які вводяться автоматично (дата реєстрації, реєстраційний номер документа), і поля, відомості в які вводяться шляхом вибору інформації з розкривних списків. Такий введення інформації не тільки прискорює процедуру заповнення реєстраційної картки, а й, що особливо важливо, дозволяє уникнути друкарських помилок і різночитань, які можуть значно ускладнити або навіть зробити неможливим автоматизований пошук інформації про документ. У вигляді розкривних списків, як правило, виконуються поля:

§ Вид документа – так як кількість видів документів обмежене;

§ Автор резолюції – список керівних осіб організації;

§ Структурний підрозділ – список структурних підрозділів;

§ Виконавці – як правило, це поле складається з двох частин – назви структурного підрозділу і прізвища та ініціалів виконавця. Цей список, як і список «автор резолюції», може бути пов'язаний з базою даних з кадрів організації і автоматично коригуватися при кадрових змінах;

§ Номер справи – пов'язаний з номенклатурою справ організації;

§ Пов'язані документи – в цьому полі встановлюється зв'язок реєстрованого документа з іншими (наприклад, документ – відповідь зв'язується з ініціативним документом).У вигляді поповнюваного списку виконується поле «кореспондент». Організації, з якими підтримується постійний листування, вибираються зі списку.

2.14 Друк за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи або введення поточної інформації у банк даних

Документ – це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумову діяльність людини.

Існує також інше визначення терміну: Документ (ЗУ «Про інформацію») – матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.

Документ (за П. Отле) – це будь-яке джерело інформації, передання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно в матеріально фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі.

Документ (ділове укр. мовлення) — матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Дата добавления: 2015-10-24