Імені гетьмана Петра Конашевича-Сагайдачного

Ізмаїльське вище професійне училище

Київської державної академії водного транспорту

імені гетьмана Петра Конашевича-Сагайдачного

ЗВІТ

по практиці

Курс __________________ група ______________________________

Учня (учениці) _____________________________________________

__________________________________________________________

Професія _________________________________________________

__________________________________________________________

Місце проходження практики ________________________________

__________________________________________________________

Строки проходження практики _______________________________

Керівники практики:

від підприємства ___________________________________________

від учбового закладу ________________________________________

м. Ізмаїл

2014 р.

Я учениця групи СК-131 Сілаєва Юлія, проходила виробничу практику в Ізмаїльському вищому професійному училищі Київської державної академії водного транспорту імені гетьмана Петра Конашевича-Сагайдачного в метод кабінеті. Моя практика розпочалася з 01 грудня 2014 року, а закінчилася 15 січня 2014 року. Перед початком роботи у метод кабінеті зі мною провели інструктаж з охорони праці, ознайомили з приміщенням де я мала працювати. Працювала я з понеділка по п’ятницю. Мій робочий день розпочинався о 8 ⁰⁰, а закінчувався о 16 ⁰⁰, обід тривав з 12 ⁰⁰ – 13⁰⁰ год.

В мої обов’язки входило:

– працювати на персональному комп’ютері;

– працювати з навчальними програмами;

– з номенклатурою справ;

– виконувати доручення керівників;

– поливати квіти;

– саджати квіти;

– доглядати за рибками;

– мити посуд.

Кожен день я прибирала своє робоче місце, витирала пилюку, виносила сміття.

За період роботи в метод кабінеті я навчилася працювати з документами у повному обсязі, дізналася для себе багато цікавого та корисного. Я впевнена, що навички набуті під час виробничої практики стануть мені у пригоді під час влаштування по професії секретар керівника.

1. Інструктаж з охорони праці, пожежної та електробезпеки. Знайомство з підприємством, апаратурою, робочим місцем

1.1 Охорона праці — це система правових, соціально-економічних, організаційно–технічних, санітарно–гігієнічних і лікувально–профілактичних заходів та засобів, спрямованих на збереження життя, здоров'я і працездатності людини в процесі трудової діяльності;

– діюча на підставі відповідних законодавчих та інших нормативних актів система соціально – економічних, організаційно – технічних, санітарно – гігієнічних і лікувально–профілактичних заходів та засобів, що забезпечують збереження здоров'я і працездатності людини в процесі праці;

– дозвіл на початок робіт підвищеної небезпеки, який необхідний організації чи підприємству, хто працює в будівництві.

Види інструктажів

За характером і часом проведення інструктажі з питань охорони праці поділяються на вступний, первинний, повторний, позаплановий та цільовий.

Вступний інструктаж проводиться:

– з усіма працівниками, які приймаються на постійну або тимчасову роботу, незалежно від їх освіти, стажу роботи та посади;

– з працівниками інших організацій, які прибули на підприємство і беруть безпосередню участь у виробничому процесі або виконують інші роботи для підприємства;

– з учнями та студентами, які прибули на підприємство для проходження виробничої практики.

Первинний інструктаж:

– проводиться до початку роботи безпосередньо на робочому місці з працівником;

– новоприйнятим (постійно чи тимчасово) на підприємство;

– який переводиться з одного цеху виробництва до іншого.

Повторний інструктаж проводиться:

– з працівниками на робочому місці в терміни, визначені відповідними чинними галузевими нормативними актами або керівником підприємства з урахуванням конкретних умов праці, але не рідше;

– на роботах з підвищеною небезпекою – 1 раз на 3 місяці;

– для решти робіт – 1 раз на 6 місяців.

Позаплановий інструктаж проводиться:

– з працівниками на робочому місці або в кабінеті охорони праці;

– при введенні в дію нових або переглянутих нормативних актів про охорону праці, а також при внесенні змін та доповнень до них;

– при зміні технологічного процесу, заміні або модернізації устаткування, приладів та інструментів, вихідної сировини, матеріалів та інших факторів, що впливають на стан охорони праці.

Цільовий інструктаж проводиться з працівниками:

– при виконанні разових робіт, не передбачених трудовою угодою;

– при ліквідації аварії, стихійного лиха;

– при проведенні робіт, на які оформлюються наряд – допуск.

Електробезпека — це система організаційних та технічних заходів і засобів, що забезпечують захист людей від шкідливого та небезпечного впливу електричного струму, електричної дуги, електромагнітного поля і статичної електрики. Правила електробезпеки регламентуються правовими і технічними документами, нормативно – технічною базою. Знання основ електробезпеки обов'язкове для персоналу, обслуговуючого електроустановки і електроустаткування.

Розвиток техніки змінює умови праці людини, але не робить їх безпечніше, навпаки – у процесі експлуатації нової техніки найчастіше виявляються невідомі раніше небезпечні фактори.

Сучасне виробництво немислиме без широкого застосування електроенергетики. Мабуть, немає такої професійної діяльності, де б не використовувався електричний струм.

Найбільш страшне наслідок удару електричним струмом – смерть. На щастя, вона трапляється в цьому випадку досить рідко.

Для недопущення електропоразки та забезпечення електробезпеки на виробництві застосовують: ізолювання проводів та інших компонентів електричних ланцюгів, приладів і машин; захисне заземлення; занулення, аварійне відключення напруги; індивідуальні засоби захисту та деякі інші заходи.

На жаль, повсюдне старіння виробничих фондів, приміщень негативно позначається і на якості електропроводки. Пробої в електропроводці ведуть не тільки до ударів струмом, а й є однією з основних причин пожеж.

Пожежна безпека — це стан об'єкта, при якому з регламентованою ймовірністю виключається можливість виникнення та розвиток пожежі і впливу на людей її небезпечних факторів, а також забезпечується захист матеріальних цінностей.

Причинами пожеж та вибухів на підприємстві є порушення правил і норм пожежної безпеки, невиконання Закону «Про пожежну безпеку» тощо.

Небезпечними факторами пожежі і вибуху, які можуть призвести до травми, отруєння, загибелі або матеріальних збитків є відкритий вогонь, іскри, підвищена температура, токсичні продукти горіння, дим, низький вміст кисню, обвалення будинків і споруд.

За стан пожежної безпеки на підприємстві відповідають її керівники, начальники цехів, майстри та інші керівники.

На підприємствах існує два види пожежної охорони: професійна і воєнізована. Воєнізована охорона створюється на об'єктах з підвищеною небезпекою. Крім того, на підприємствах для посилення пожежної охорони організовуються добровільні пожежні дружини і команди, добровільні пожежні товариства і пожежно-технічні комісії з числа робітників та службовців. При Міністерстві внутрішніх справ існує управління пожежної охорони (УПО) і його органи на місцях. До складу УПО входить Державний пожежний нагляд який здійснює:

– контроль за станом пожежної безпеки;

– розробляє і погоджує протипожежні норми і правила та контролює їх виконання в проектах і безпосередньо на об'єктах народного господарства.

2.1. Робота з кореспонденцією, яка надходить на розгляд керівникові

В кожній установі, організації, на підприємстві документи перебувають в постійному обігу. Для цього потрібно створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами на всіх етапах опрацювання документів – від моменту створення чи одержання документа до його знищення або відправлення на архівне зберігання.

Існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами: приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву.

Обіг документів повинен бути прямоточним, тобто, виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути. Повинен діяти принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця.

Основу правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій і обов'язків між працівниками підприємства. Точне знання обов'язків підвищує відповідальність кожного співробітника, в той же час виключає дублювання операцій при роботі з документами.

Для встановлення єдиного порядку складання документів і організації роботи з ними на підприємстві розробляється інструкція з діловодства. До неї вводяться зразки правильно оформлених документів і правила роботи з ними.

Помітний вклад у вдосконалення роботи з документами може внести секретар – референт керівника. Значна частина діловодства виконується безпосередньо на його робочому місці. Одна з функцій секретаря-референта – методичне керівництво і контроль за організацією діловодства у структурних підрозділах підприємства і його філіалах.

Обробка вхідних документів

Приймання і обробка вхідних документів здійснюється секретарем-референтом. Документи, одержані підприємством, проходять такі етапи:

– первинна обробка;

– попередній розгляд, розмітка;

– реєстрація;

– розгляд документів керівництвом;

– направлення на виконання;

– контроль виконання;

– виконання документів;

– підшивання документів до справи.

Первинна обробка вхідних документів полягає в перевірці правильності доставки листів. Розкриваються всі конверти, за винятком особистої кореспонденції (з поміткою "особисто"). Потім необхідно перевірити правильність адресування вкладеного в конверт, кількість аркушів документа, наявність додатків. При відсутності зазначених додатків або окремих аркушів про це інформується відправник листа, робиться відповідна відмітка на самому документі і в журналі вхідних документів у графі "Примітка".

Конверти знищуються, крім тих випадків, коли лише з конверта можна визначити адресу відправника, дату відправлення і дату надходження, або коли на конверті є помітка "конфіденційно", "терміново".

Попередній розгляд вхідних документів здійснюється
секретарем-референтом з метою розподілу документів на ті, що повинні реєструватися і ті, що реєстрації не потребують.

На документах, що реєструються, проставляється реквізит "Відмітка про надходження", дату надходження, вхідний номер документа. "Відмітка про надходження" не проставляється на додатках до документів, на проспектах, каталогах та інших матеріалах, що не реєструються.

Керівникові направляються на розгляд найважливіші і термінові документи, які надійшли. Ті документи, що не вимагають прийняття рішення на рівні керівника, можуть передаватися заступникові керівника підприємства, до структурного підрозділу або відразу виконавцям.

Після реєстрації документи передаються на розгляд і прийняття рішення керівнику фірми. Керівник фірми, розглядаючи вхідний документ, повинен визначити виконавця, дати чіткі і конкретні вказівки стосовно виконання документа і визначити реальні строки.

Ці вказівки оформляються у вигляді резолюції. З резолюцією керівника документ передається відповідальному виконавцю під розписку в журналі вхідної реєстрації з проставлянням дати отримання.

Коли робота з документом завершена (складено документ – відповідь), на документі проставляється відмітка про його виконання і направлення до справи. Після цього документ разом з копією відповіді передається секретареві – референтові для підшивання до справи.

Обробка вихідних документів

Обробка вихідних документів складається з таких операцій:

– складання проекту документа;

– погодження проекту документа;

– перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;

– підписання документа керівником;

– реєстрація документа;

– відправлення документа адресатові;

– підшивка другого примірника (копії) документа до справи.

Проект вихідного документа складається виконавцем, правильність його оформлення перевіряється секретарем – референтом.

Вихідні документи оформляються в двох примірниках, крім факсів і телефонограм, що складаються в одному примірнику.

Підготовлений проект вихідного документа подається на підпис керівнику фірми.

Керівник може внести зміни і доповнення в документ, що поданий на підпис, або повернути його виконавцю на доопрацювання.

Після підпису керівником двох примірників вихідний документ передається секретареві-референтові для реєстрації. Документи, що відправляються, реєструються в "Журналі реєстрації вихідних документів". Для реєстрації необхідні такі дані:

– індекс документа, що включає і номер справи;

– дата документа;

– адресат;

– короткий зміст чи заголовок;

– відмітка про виконання;

– виконавець;

– примітка.

Після реєстрації і присвоєння вихідному документу номера це фіксується на обох примірниках. Того ж дня вихідні документи конвертуються і відправляються. При цьому звіряється адреса отримувача на листі і на конверті. Другий примірник відісланого листа підшивають у справу з листування.

2.2. Передавання кореспонденції, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей

Вихідний документ – документ, що відправляється (офіційний документ, що відправляється з установи).

Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня. Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима. Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти:

– правильність оформлення документів, розміщення на ньому реквізитів;

– правильність зазначення адреси кореспондента;

– наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

– наявність від на копіях документів, що залишаються у справах;

– наявність на документі позначки про додатки;

– відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню". Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах – авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники. Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом. У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку.)

2.3. Ведення діловодства. Виконання різних операцій із застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки і прийняття рішень

Управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою з погляду технології процес отримання, обробки і передачі інформації. Переважна частина інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це обов’язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можна, лише зафіксувавши її попередньо.

Документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Сукупність документів, оформлених відповідно до певних правил і які використовуються в управлінській діяльності, називаються управлінською документацією.

Під стилем ділового письма розуміють сукупність прийомів використання мовних засобів при складанні управлінської документації.

У службових документах реалізується офіційно-діловий стиль. При складанні тексту документів мають виконуватись певні вимоги, найголовніші з яких такі:

· достовірність і об’єктивність змісту;

· точність;

· повнота інформації;

· максимальна стислість;

· переконливість.

Стиль і зміст тексту визначаються видом документа. Однак у практиці сучасного діловодства склалися загальні вимоги, які застосовують до текстів більшості сучасних ділових документів. Текст службових документів є його найважливішим реквізитом. Він поділяється на логічні елементи, кожен з яких має певне значення.

Текст будь-якого документа складається з таких частин:

· вступ – адресат готується до сприйняття теми;

· доказ – викладається суть питання;

· закінчення – формулюється мета, заради якого складено документ. Закінчення може бути активним чи пасивним. Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Пасивне закінчення інформує про якісь події, обставини, факти.

За способом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії:

1) документи з високим рівнем стандартизації (ВРС);

2) документи з низьким рівнем стандартизації (НРС).

Документи з ВРС складаються за затвердженою формою. Уніфікація як один з напрямків раціоналізації документів втілюється в розробці і застосуванні на практиці типізованих і трафаретних текстів.

Типізація текстів – це процес створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути побудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути якнайточніше збережені основні конструкції і формулювання тексту-зразка.

Трафаретизація – це процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну з наступним включенням постійної інформації до бланку документа. Отже, трафаретні тексти – це дослівне відтворення постійної інформації з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

У документах з НРС добір слів і словосполучень кожний раз залежить від конкретної ситуації і за способом викладу документи з НРС прийнято поділяти на: розповіді, описи, міркування. У розповіді йдеться про події, явища, факти в тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності.

В описі характеризуються явища, люди, події з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей. Міркуванням називають вид тексту в якому логічні визначення, думки і умовиводи розкривають внутрішній зв’язок явищ і, як правило, доводять визначену тезу.

Важливе місце в документознавстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

– надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

– бути юридично правильно оформленим;

– подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

– бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

– бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає. Неграмотно складний документ ускладнює його зрозуміння;

– оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

– бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

– складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

Усі формати паперу поділяють на три ряди – А, В, С, Ряд А - основний, В і С – додаткові, що використовуються для встановлення паперових виробів.

Всі службові документи, як правило, повинні оформлятись на бланках установ. Бланки виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з обов’язковим додержанням ряду правил. Зокрема, встановлюється два види бланків: банк для листів та загальний для інших управлінських документів.

Бланки кожного виду документів повинні виготовлятися на основі кутового або повздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовкової частини розміщуються центрованим або прапоровим способом. Друкуються бланки у друкарні на білому папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.

Деякі внутрішні документи та документи, створювані від імені двох або кількох організацій, оформляються не на бланках.

Важливе значення має зовнішній вигляд документа, що унаочнює стиль роботи апарату управління, дисципліну та особисту культуру його працівників. Оформлення сторінок документа. Для зручності користування документом та його обробки з усіх боків сторінки залишають вільні
місця – так звані поля. Там з лівого боку становить 35 мм. Праворуч залишається поле не менше 8 мм. Це зберігає текст від пошкоджень. Поле верхнього кінця сторінки – 20 мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. Знизу сторінки поле не повинно бути меншим за 19-16 мм.

Нумерація сторінок. У документах, що оформляються на двох і більше аркушах паперу, другий і наступний за ним аркуші нумеруються. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

Членування тексту. Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відділення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації. Складність рубрикації залежить від змісту документа, його обсягу, тематики і призначення.

Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. Абзац – це відступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа. Абзац вказує на перехід від однієї думки до іншої, він допомагає читачеві робити певні зупинки, повертатися до прочитаного, зосереджуватися над кожною виділеною думкою.

Нумерація частин тексту – це числове чи за допомогою літер позначення послідовності розташування його складових частин. Існує дві системи нумерації: комбінована і суто цифрова. Перша ґрунтується на використанні різних типів позначок – римських та арабських цифр, великих літер поєднуваних з абзацними відступами. Друга використовує лише арабські цифри, розміщені у певній послідовності.

Копія документа виготовляється й видається громадянам дозволу керівника установи або керівника структурного підрозділу. Копія документа відтворюється на бланку установи й засвідчується підписом посадової особи. Копії документів засвідчують проставленням нижче реквізиту “підпис” засвідчу вального напису “вірно”, найменування посади працівника, який засвідчує копію, його особистого підпису й дати.

Дозволяється засвідчення копій документа печаткою в разі видачі на руки окремим особам та направлення в інші установи. Це стосується кожного управління, точніше – кожного паперу, який виходить з організації.

Немає суспільства, яке б не намагалося закріпити інформацію про факти, події та явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людини. Основні явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини, що виникають й існують незалежно від держави і мають загальносоціальну природу, відображає право. Як загальносоціальне явище право — це певні можливості суб'єктів суспільного життя, які об'єктивно зумовлюються рівнем розвитку суспільства і мають бути загальними та рівними для всіх однойменних суб'єктів. Залежно від виду суб'єктів цих можливостей розрізняють права людини; права сім'ї, нації (народу), інших соціальних спільностей (класів, прошарків, груп, громадських об'єднань, трудових колективів тощо); права людства.

Нормативно-правовий акт — це письмовий документ компетентного органу держави, в якому закріплено забезпечуване нею формально-обов'язкове правило поведінки загального типу. Поширеність нормативно-правових актів пояснюється незаперечними перевагами такого способу вираження юридичних норм саме з точки зору загальнолюдських принципів права.

Нормативно-правові акти неоднозначні з огляду на їх формальну обов'язковість, зокрема, тому, що приймаються різними суб'єктами. Ця властивість актів відображається поняттям їх юридичної сили.

Юридична сила — це специфічна властивість нормативно-правових актів, яка розкриває їх співвідношення і взаємозалежність за формальною обов'язковістю та визначається місцем правотворчого органу в апараті держави. За юридичною силою нормативно-правові акти можна поділити на закони і підзаконні акти

2.4. Прийняття документів і особистих заяв на підпис керівникові підприємства

У процедурі підготовки документа підписання має особливе значення. На практиці при підписанні документів нерідко виникають ситуації, що стосуються права підпису, делегування цього права іншим посадовим особам та ін. У більшості випадків підпис на документі надає йому юридичну силу
(виняток становлять документи, які отримують юридичну силу після їх затвердження, – правила, положення, інструкції, регламенти, штатний розклад, деяких актів та ін.) Стандарт містить положення, що зачіпають питання зовнішнього оформлення підпису.

До складу реквізиту «Підпис» входять:

Ø найменування посади особи, яка підписала документ;

Ø особистий підпис;

розшифрування підпису (ініціали, прізвище).

При оформленні підпису на документі має значення, на бланку видається документ чи ні. Якщо документ оформлений на бланку, до складу підпису входять найменування посади особи, яка підписує документ
(найменування організації представлено на бланку), його підпис (розпис), ініціали та прізвище (розшифрування підпису), наприклад:

Керівник (підпис) Ю.В. Сілаєва

Аналогічним чином оформляється підпис і у випадку, якщо особа, яка виконує обов'язки керівника, підписує документ на бланку організації.

«В. о.» – це з точки зору російської мови графічне скорочення, тобто скорочення, що застосовується тільки в письмовій мові, словосполучення при читанні вимовляється повністю. При оформленні підпису необов'язково використовувати графічне скорочення «В. о.». Припустимо вказувати посаду повністю:

Виконуючий обов'язки керівника (підпис) Ю.В. Сілаєва

Підстава для права підпису

Призначення посадової особи виконуючим обов'язки оформляється наказом керівника. У наказі повинні бути зазначені причина передачі повноважень, посада та прізвище особи, на якого покладаються обов'язки або дата початку виконання обов'язків керівника.

Право підписувати документи, як правило, мають керівник організації та інші уповноважені ним особи. Право керівника видавати
організаційно-розпорядчі документи закріплюються в установчих документах (статуті, положенні). Це право, а також право вести листування можуть бути делеговані керівником іншим посадовим особам. Оформляється це наказом про розподіл обов'язків (про делегування повноважень) або довіреністю на виконання певних дій від імені організації.

Якщо право підписувати документи надано заступникам керівника або керівникам структурних підрозділів, вони підписують документ із зазначенням своєї посади, наприклад:

Заступник керівника (підпис) Є. Ю. Чечіна

або

начальник (підпис) А.Д. Головін

мобілізаційного відділу

Право здійснювати угоди і, відповідно, підписувати договори може бути надано посадовій особі на підставі довіреності, виданої керівником організації.

Довіреність від імені юридичної особи видається за підписом керівника або іншої особи, уповноваженої на це її установчими документами, з додатком друку даної організації.

Якщо керівникам структурних підрозділів надається право підписувати документи, для видання документів можуть використовуватися як бланки структурних підрозділів, так і бланки документів організації. Рішення про види бланків, що використовуються в організації, приймає керівник організації.

2.5. Підготовка документы вы матеріалів, необхідних для роботи керівникові

Підготовка відрядження керівника

Готуючи відрядження для керівника секретарю необхідно:

1) замовити, а потім придбати квитки;

2) підготувати всю необхідну інформацію, яка може стати в нагоді керівникові;

3) підготувати та добрати документи, які будуть потрібні під час відрядження;

4) надрукувати програму відрядження (у двох примірниках – один керівникові, другий – собі), в якій зазначити:

– назву організації та структурних підрозділів;

– список, в якому вказати: посаду, прізвище, ім’я, по батькові, службовий телефон посадових осіб, з якими керівникові доведеться зустрічатися;

– зміст запланованих заходів;

– місце та час їх проведення;

– зручний маршрут проїзду до готелю та організації.

Вся інформація подається після попередньої телефонної розмови з секретарем організації, до якої їде керівник.

5) забезпечити керівника:

– записником для нотаток;

– авторучками та олівцями;

– бланками установи;

– пластиковими конвертами або теками (папками) та іншим канцелярським приладдям.

Під час відсутності керівника секретар:

– виконує свої звичайні обов’язки;

– більше уваги приділяє питанням, пов’язаним з формуванням справ;

– кореспонденцію, що надходить, передає заступнику керівника, який тимчасово виконує його обов’язки;

– переадресовує телефонні виклики в.о. керівника;

– якщо відрядження позапланове, доводить до відома відвідувачів з особистих питань, що прийом відміняється (вказує причину), зазначає час наступного прийому або дає телефон для довідок.

Після повернення керівника з відрядження секретар:

– інформує про виконання дорученнь і завдань;

– інформує про питання, що виникли під час відрядження та яким чином вони були вирішені;

– обробляє матеріали відрядження – друкує, тиражує, передає до відповідних структурних підрозділів та виконавцям;

– оформлює звіт про відрядження.

2.6. Організація проведення телефонних переговорів керівника, запис за його відсутності одержану інформацію і доведення до його відома її зміст

Організація телефонних переговорів керівника та ведення телефонних переговорів секретарем входить в обов'язкову функцію секретарської обслуговування. У секретаря керівника організація його зустрічей і ведення телефонних переговорів часто є головними завданнями і займають більшу частину його робочого часу. Тому секретар, також як і кожен працівник управлінського апарату, повинен володіти культурою телефонних переговорів.

Основне завдання секретаря в роботі з телефоном – звільнити керівника від викликів, до нього не адресованих.

Більшість телефонних розмов вимагають від секретаря попередньої підготовки. Для роботи секретарю необхідний відповідний довідковий апарат: телефонні довідники самої установи, підвідомчих і вищестоящих організацій, телефони співробітників, як робітники, так і домашні.

Основні правила ведення телефонної бесіди:

1. Як можна швидше зняти трубку, так як телефонний дзвінок є сильним слуховим подразником, заважає працювати іншим співробітникам, які тривалий вплив негативно діє на нервову систему.

2. Знявши трубку, слід назвати установу і представитися. Це допоможе уникнути помилкових викликів і непотрібних розмов.

3. Вітати абонента словами «Здрастуйте», «Добрий день» доцільно вже після представлення, тому що якщо виклик був хибним, вітання виглядає просто недоречно. Такий порядок вітання і подання є запрошенням до розмови і пропозицією абоненту також назвати себе і питання, по якому він дзвонить.

4. Для того щоб співрозмовник міг відповісти і назвати себе потрібно витримати паузу. Вчасно подання секретар робить відповідні записи, оцінює ступінь важливості і терміновості виклику, визначає можливість і необхідність переадресування телефонного виклику іншому співробітникові або ж визначає, що питання потребує вирішення його шляхом особистого контакту. В останньому випадку секретар вже повинен продумати питання записи абонента на прийом.

5. Якщо виникає необхідність навести довідку, для того щоб дати відповідь абоненту, відійти від телефону для пошуку потрібної інформації, то потрібно попередити про тривалість часу пошуку. Якщо швидко потрібну інформацію не представляється можливим, краще назвати абоненту точний час, коли він може передзвонити. У деяких випадках секретар пропонує абоненту подзвонити сам у зручний для того час.6. У тому випадку, коли секретар переадресує телефонний виклик іншому співробітникові, абоненту слід назвати прізвище, ім'я, по батькові цієї співробітника і його посаду, телефон.

6. Не один телефонний виклик не повинен проходити до керівника минаючи секретаря (за винятком особливо обумовлених випадків, наприклад часу, коли керівник бажає приймати виклики сам). Перед тим як з'єднати керівника з абонентом секретар повинен назвати абонента, його посаду та організацію, П.І.Б. і питання за яким той дзвонить. Якщо секретар вів запис попередньої бесіди то можна покласти її перед керівником. Записи слід вести чітко й акуратно, щоб їх міг пророкувати не тільки сам секретар. Обов'язково треба записати: Дату і час дзвінка; Прізвище, ім'я, по батькові та посада того, хто телефонував; Суть повідомлення; За яким номером передзвонити і коли. Накопичення таких записів дозволить секретарю виявити постійних абонентів, систематизувати розв'язувані питання та можливі варіанти їх вирішення. Це допоможе накопичити секретарю необхідний досвід, підвищити ступінь самостійності.

7. У тому випадку, коли виникає необхідність перенесення розмови, секретар повинен називати точний час і уникати виразів.

8. Неприпустимо класти трубку на важелі апарату, даючи зрозуміти абоненту, що ви зайняті, щоб абонент болючіше не дзвонив (йде нарада, прийом відвідувачів і т.п.). Такий прийом не дає бажаного результату і свідчить про низьку культуру секретаря. Абонент буде дзвонити ще і ще, вважаючи, що не справний телефонний апарат. Правильним буде відповідь: «вибачте, йде нарада. Зателефонуйте, будь ласка, через 20 хвилин». Якщо ж абонент наполягає на розмові в силу його екстреності, то необхідно вибачитися перед присутнім і постаратися швидко вирішити питання.

2.7. Передача і прийом інформації на приймально-переговорних пристроях (телефакс, телекс), а також телефонограми

Телефаксів (від теле... і лат. Fac simile - роби подібне) й – телеграм з обов'язковим записом їх в пункті прийому; здійснюється електричними сигналами – переданими по проводах, і радіосигналами; вид електрозв'язку. Телеграфні повідомлення передаються за допомогою телеграфних апаратів по каналах телеграфної мережі у вигляді кодових комбінацій. За призначенням і характером переданої інформації розрізняють: зв'язок загального користування, абонентське телеграфування і факсимільний зв'язок (факс).

Телекс, телеграфічна система, що використовує телефонні лінії для передачі імпульсів постійного струму, які представляють символи, надруковані оператором на клавіатурі передавального апарату. Назва системи походить від перших букв виразу «teletype-writer exchange service» (служба обміну інформацією по телетайпу). На зміну їм прийшли останнім часом факси.

Телефонограма (Додаток 1)– це узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються в окрему категорію у зв'язку з особливим способом передачі тексту (передається усно по каналах телефонного зв'язку і записується від руки). Зазвичай телефонограми застосовують для термінових повідомлень про нарадах, засіданнях, зборах і подібних випадках, коли передане повідомлення необхідно оформити документально. Телефонограми застосовують у межах дії місцевого телефонного зв'язку.

Бланки для телефонограм доцільно мати при великому (більше 200 на рік) кількості цих документів. Допускається оформлення телефонограм на чистих аркушах паперу. Складається телефонограма в одному екземплярі.

РЕКВІЗИТИ:

1. назва установи – автора документа, посада, прізвище співробітника, який передав телефонограму, номер його телефон;

2. найменування організації – одержувача, посада та прізвище співробітника, який прийняв телефонограму, номер його телефону;

3. дата і номер телефонограми, текст (не перевищує 50 слів);

4. найменування посади особи, яка підписала документ;

5. підпис, прізвище та ініціали.

При складанні телефонограм дотримуються наступних рекомендацій:

· текст не повинен містити складних логічних оборотів, важко вимовляємо і рідко вимовлених слів;

· інформація повинна бути короткою і терміновою.

При передачі телефонограми необхідно перевірити правильність запису повторним читанням; слова, погано сприймаються на слух, потрібно передавати, розбиваючи по буквах. Якщо телефонограма направляється на кілька адрес, то до неї складається список на розсилку із зазначенням номерів телефонів. Співробітник, який прийняв телефонограму, зобов'язаний ознайомити з її змістом усіх посадових осіб, яким призначалася отримана інформація.

2.8. Складання листів, запитів, інші документи, підготовка відповіді авторам листів

Службовий лист – це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управління процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів.

Службові листи (офіційна кореспонденція). Є два види:

а) офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці;

б) ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний характер, для ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо.

Принцип побудови змісту службового листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Використання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи.

Вступ має містити виклад причин і безпосереднього приводу, що спонукав написати листа. Докази з наведенням фактів, цифрових даних і логічних висновків, у яких повинні переконати адресата в правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв'язання його. Основним структурним елементом змісту є висновок (закінчення), де викладають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, пропозицію чи прохання тощо.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:

Листи, що потребують відповіді – запити, прохання, пропозиції, звернення, вимоги.

Не потребують відповіді – відповіді, попередження, розпорядження, відмови, подяки, підтвердження, запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи.

Головна мета листа – поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації. Але добирати потрібні слова і тон ви повинні самі залежно від мети листування, ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання субординації. Безперечна умова – дотримання міри, доречності й такту.

РЕКВІЗИТИ:

1. Назва міністерства (для державних структур).

2. Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).

3. Номер і дата листа.

4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч).

5. Заголовок листа ("про...").

6. Текст (зміст).

7. Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок.

8. Посада; звання; ранг; статус адресанта (ліворуч).

9. Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).

10. Печатка (якщо необхідно).

11. Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над розв'язанням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.

Як правило, службові листи складаються на бланку, що містить віддруковані реквізити установи, закладу, організації. За характером інформації листи поділяються на різні групи.

Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата.

Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання, прийняття чи відмову пропозиції тощо, заявлених в ініціативному листі.

Супровідний лист документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи.

Договірний лист – різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення (надсилання) попередньо укладеного договору, угоди між адресатом і адресантом.

Лист-запрошення містить інформацію про дату, характер, місце, час проведення заходу. Інформаційний лист та лист-повідомлення близькі до листа-запрошення.

Гарантійний лист – документ, що є юридичним гарантом виконання викладених у ньому зобов'язань. Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово-розрахункових зобов'язань і має підвищену правову функцію.

Рекламний лист – це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів, пропагує діяльність закладу чи установи.

Лист-нагадування – це документ, у якому нагадується про наближення чи закінчення визначеного терміну завчасно обумовлених зобов'язань або проведення заходів.

Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання певного відправлення (листа, факсу, телеграми, товару тощо), прибуття особи чи групи, виконання певних дій.

Рекламаційний лист – це документ, який обґрунтовано доводить про виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, продукції чи послузі, а саме: недотримання попередньо обумовлених термінів, технологічних нормативів тощо, обґрунтування недоброякісності може підтверджуватися доданими копіями актів, висновками фахівців-експертів.

Лист-претензія – документ, близький до рекламаційного листа, але менш категоричний за змістом. Цей лист скоріше тактовне нагадування чи коректне висловлення незадоволення, що повинно передувати категоричному.

Рекомендаційний лист - документ, близький до характеристики, але не обов'язковий. Незважаючи на довільний виклад, у ньому слід зазначити термін роботи працівника в даній організації, установі, просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо. Інформація повинна бути об'єктивною та виваженою, оскільки це справа честі й імені вашої організації та подальша доля рекомендованого.

Комерційний лист – специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у внутрішньодержавній, так і в міжнародній практиці. Цей лист може містити комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови купівлі-продажу тощо.

2.9 Виконання роботи з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, введення їх в реєстр)

Дата добавления: 2015-10-24