Властивості документа

Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей – цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між властивостями документа досить тісний, тому відокремити їх можна лише умовно.
Найбільш значимі властивості такі:1) атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати;
2) функціональність — призначення для передачі інформації в просторі й часі;
3) структурованість — тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа.

2.15 Організація приймання відвідувачів

Однією з найважливіших складових частин у роботі будь-якого керівника є прийом відвідувачів. Прийом відвідувачів можна поділити на три напрями:

– прийом співробітників своєї установи по поточних справах;

– прийом відвідувачів інших організацій та делегацій;

– прийом відвідувачів з особистих питань.

Секретар повинен:

– забезпечити наявність інформації про години прийому (у вигляді таблички із зазначенням днів та годин прийому);

– вести облік відвідувачів під час прийому, слідкувати за черговістю регламентного прийому (зазначений час).

Секретарю слід пам’ятати, що відвідувач будь-якого рангу без винятку може заходити в кабінет керівника тільки після доповіді секретаря. Якщо відвідувач зайшов у приймальню, секретар повинен:

– запропонувати відвідувачеві зняти верхній одяг і попросити зачекати 1-3 хв.;

– доповісти керівникові про відвідувача – прізвище, ім’я, по батькові, посаду та мету візиту;

– якщо керівник має змогу прийняти відвідувача, запросити його до кабінету;

– в разі неможливості прийому відвідувача керівником, слід послатися на об’єктивність причин, за яких це сталося, а також зазначити час можливого прийому.

Організовуючи прийом співробітників, секретар повинен:

– знати коло осіб, що мають право заходити до керівника у будь – який час без доповіді;

– довести до співробітників години прийому та попередити про них відвідувачів;

– повідомляти керівникові про відвідувача по телефону.

Організовуючи прийом осіб, що прибули у відрядження, необхідно:

– з’ясувати, з якого питання прибув відвідувач і чи була попередня домовленість щодо відрядження;

– зробити позначку у посвідченні про відрядження, допомогти у забезпеченні необхідними матеріалами;

– у разі потреби допомогти з розміщенням у готелі.

Якщо керівник відсутній, необхідно посприяти, щоб його прийняв співробітник, в межах компетенції якого має бути вирішення даного питання. Слід обов’язково пояснити причину відсутності керівника.

Якщо прибуває делегація, секретар має заздалегідь забезпечити її супроводження співробітником установи. Для іноземної делегації слід потурбуватися про перекладача та замовити сувеніри.

Під час проведення прийомів з особистих питаньслід забезпечити присутність на робочому місці співробітників, які можуть знадобитися при розв’язуванні питань стосовно відвідувача. Зв’язок з ними здійснюється по телефону. В разі відсутності керівника, прийом здійснює його заступник
(в.о. керівника).

Під час прийому відвідувачів керівником секретар приймає телефонні дзвінки, переадресовує заступникам рішення всіх питань, що виникають. Не слід допускати в кабінет керівника відвідувачів, які не мають відношення до прийому.

Після закінчення прийому секретар оформлює відповідні записи про результати ділових розмов в обліковій формі. Контроль за виконанням рішень, які приймає керівник, покладають на секретаря. Він зберігає у себе незавершені справи, які підлягають повторному розгляду.

Якщо прийом відміняється, секретар повинен зателефонувати відвідувачам і повідомити причину відміни прийому та зазначити час наступного прийому. Секретар повинен назвати своє прізвище, посаду, надати телефон для довідок.

2.16. Забезпечення робочого місця керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створювати умови праці, що сприяють його ефективній роботі

Організація робочого місця керівника залежить багато в чому від того, якою діяльністю він займається. Праця керівника – це не тільки розумова робота. Він в процесі роботи користується телефоном, факсом, модемом, розмножувальною технікою. Його праця являє собою безліч різноманітних рухів, простих і складних, які, зазвичай, виконують однократно або багато разів, таких, що потребують уваги або автоматичних.

Робота керівника, як правило, сидяча, і це не можна зарахувати до розряду переваг, бо сидяча робота стомлює.

Все це потребує раціональної організації робочого місця керівника. Використовування методів нормування праці дає змогу отримати необхідну інформацію для раціонального облаштування робочого місця керівника.

Головним елементом впорядкування управлінського процесу вважається впровадження типових проектів організації робочих місць. Інтер’єр має важливе значення:

· щоб високу стелю зробити нижче, її фарбують в більш темний колір і навпаки;

· якщо спеціально немає необхідності в підсиленні освітленості приміщення, то підлогу слід робити більш темною, ніж стіни;

· слід уникати різких контрастів у кольорі;

· використовуючи колір, можна підкреслити найважливіші елементи приміщення і приховати менш важливі (для виділення використовують більш яскраві кольори);

· має підтримуватися постійна вогкість повітря і температура від 18 до 20ºС. Можна досягти цього за допомогою кондиціонерів. Це збільшує продуктивність праці на 15%;

· уникнення травматизму.

Робоче місце – просторова зона, оснащена необхідними матеріальними засобами і технікою, певним чином організована, для здійснення трудової діяльності працівником, місце, де виконується робота.

Організація робочого місця – сукупність заходів для оснащення робочого місця пристроями і предметами праці та їх розташування в необхідному порядку.

Робоча зона – частина простору робочого місця, обмеженого крайніми точками доступності рук і ніг працюючого із зсувом на 1-2 кроки від умовного центру робочого місця.

Проектування організації робочого місця:

1. Зміст праці (що і за допомогою чого робиться).

2. Технологічні, інформаційні та інші зв’язки.

3. Ескіз розміщення устаткування.

4. Забезпечення необхідними ресурсами.

5. Господарське і технічне обслуговування.

6. Кваліфікаційні та освітні вимоги до працівників.

Є кількісні та якісні показники до вимог, що висуваються до проектування робочих місць. Обов’язкові – санітарія, техніка безпеки, правила використовування устаткування (порушення може призвести навіть до кримінальної відповідальності); бажані – естетичність, ергономічність.

Необхідно скласти схему в масштабі 1:100 або 1:200 із розбиттям робочих і допоміжних зон, з уточненням маршрутів пересування, зазначенням типу і місця установки устаткування і т. д. Раціональне планування забезпечує економію робочих рухів у зоні діяльності – просторі, у межах якого людина може виконувати роботу, не рухаючись у вертикальній або горизонтальній площині, наприклад, сидячи за письмовим столом. Максимальна зона діяльності охоплюється витягнутими руками, тобто становить близько 1,5 м, а нормальна – 1 м.

Для успішної роботи керівника, на Робоче місце робочому столі має бути:

Ø органайзер (Додаток 2);

Ø лоток для паперу (Додаток 3);

Ø дирокол (Додаток 4);

Ø шредер (Додаток 5);

Ø електронна точилка (Додаток 6).

2.17 Формування у справи відповідно до затвердженої номенклатури

Номенклатура справ – систематизований перелік найменувань справ, які утворюються у діловодстві підприємства і є основою для складання описів справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання і основним обліковим документом у діловодстві.

Номенклатура справ необхідна для:

– швидкого пошуку документів за їх видами;

– розподілу виконаних документів по справах;

– встановлення термінів зберігання;

– створення довідкової картотеки виконаних документів.

Існує три види номенклатури справ:

1. типова – обов'язкова;

2. зразкова – рекомендаційна;

3. індивідуальна.

Типова та приблизна номенклатура справ розробляються і розсилаються вищестоящими організаціями – міністерствами, відомствами, головними управліннями, облвиконкомами, промисловими об'єднаннями і т.д. і узгоджуються з архівними установами.

На основі типової та примірної НД організації розробляють індивідуальну номенклатуру справ. Відповідальність за розробку номенклатури справ зазвичай покладається на завідувача канцелярією або сектором діловодства, секретаріат або секретаря.

Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляє його керівник, залучаючи до цієї роботи фахівців та осіб, відповідальних за діловодство.

Номенклатура справ структурного підрозділу друкується в 3 – х прим., Підписується керівником структурного підрозділу, узгоджується з архівом установи і передається:

1 екз. – канцелярії;

2 екз. – структурному підрозділу;

3 прим. – в архів.

Після створення номенклатура справ структурними підрозділами складається зведена номенклатура справ всієї установи, яка складається з номенклатури справ всіх підрозділів, потім затверджується керівником і погоджується з архівною установою.

Зведену номенклатуру справ в установах розробляє зав. канцеляріей або секретар. До розробки залучають завідувача відомчим архівом чи співробітника, відповідального за архів.

У зведеній номенклатурі справ в першій графі проставляють індекси справ.

У другій графі вказують найменування розділів номенклатури справ. Індекси розділів відповідають індексами структурних підрозділів.

Третю графу номенклатури заповнюють у структурному підрозділі в кінці року, коли відомо кількість справ і томів, що утворилися в минулому році.

У четвертій графі вказують термін зберігання справ і номер статті в переліку, згідно з якою він встановлений.

У графі "Примітки" протягом періоду дії номенклатури проставляють відмітки: про заклад справ, знищення справ, передачу їх в архів установи або ін установи, про що переходять справах і т.д.

У зведеній номенклатурі справ першим розділом ставиться діловодна служба (канцелярія), а громадські організації – в кінці після структурних підрозділів. Наприклад: канцелярія, виробничо – технічний відділ, плановий відділ, бухгалтерія, відділ кадрів, профспілковий комітет.

Номенклатура справ установи друкується в кількох примірниках. Перший прим. зберігається в канцелярії, другий – використовується канцелярією як робочий примірника; третій – знаходиться у відомчому архіві в якості робочого документа; четвертий – у гос.архіве.

Номенклатура справ вводиться в дію з 1 січня наступного року. Якщо функції і завдання установи не змінюються, номенклатура справ може залишатися впродовж кількох років без змін. Однак, вона підлягає перескладанню та узгодженню не рідше одного разу на п'ять років.

Наприкінці поточного року заповнюється підсумковий запис про кількість заведених справ за рік. Підсумкова запис у зведенії номенклатурі справ підписується зав.канцеляріей, затверджується керівником організації і узгоджується з архівом установи.

Класифікація документів – це поділ усіх документів за певними ознаками на справи. Справою називається сукупність документів, сформованих за якоюсь ознакою, зібраних у тверду обкладинку, оформлених за чіткими правилами.

Практичне діловодство користується такими ознаками групування документів у справи:

– за назвою видів документів, наприклад "Акти", "Накази", "Контракти" тощо;

– за змістом документів, наприклад "Документи (контракти, кошториси, листування), "Про постачання паперу в 2007 – 2008 рр.";

– за об'єктами, фірмами – контрагентами, наприклад "Документи (протоколи, акти, контракти, листування), спільної діяльності з АТ "Ера" за 2007 р.;

– за грифом обмеженості доступу до документів, що містять комерційну (або державну) таємницю.

Можуть бути й інші ознаки класифікації. Це залежить від конкретних умов діяльності конкретної організації чи фірми.

Основним видом роботи, що забезпечує систематизацію документів у діловодстві, є складання номенклатури справ.

Номенклатура справ – це систематизований список справ, що заведені в діловодстві підприємства; вона призначена для обліку і групування виконаних документів у справи, включає всі справи підприємства, журнали реєстрації, довідкові картотеки.

Не включаються до номенклатури науково – технічні документи та друковані видання.

Номенклатура справ потрібна для швидкого пошуку документів за їх змістом і видами. Від її якості залежить оперативність роботи з документами та надійність їх зберігання. Наявність номенклатури справ у кожній установі, організації, підприємстві обов'язкова.

Для визначення розділів номенклатури використовуються назви структурних підрозділів підприємства, а при їх відсутності – напрями діяльності фірми або посад керівників і спеціалістів.

Наприклад:

01 – директор,

02 – юрисконсульт

04 – головний бухгалтер

На початку кожного розділу вказуються найважливіші для діяльності підприємства документи, накази, протоколи, акти. Після цього наводяться листування та інші інформаційно – довідкові документи. У кінці розділів – журнали обліку чи довідкові картотеки.

Заголовки справ мають бути короткими і відповідати змісту документів, що перебувають у даній справі.

Номенклатура справ підписується секретарем – референтом і затверджується керівником підприємства. Вона складається, як мінімум, у трьох примірниках. Перший зберігається у справі, другий є робочим і вивішується на стінці шафи зі справами, третій передається до архіву підприємства.

Протягом року до номенклатури можуть вноситися заголовки нових справ. Для цього між розділами номенклатури слід залишати пропуски. Заведеною номенклатурою можна користуватися кілька років, якщо не відбувається значних змін у структурі й функціях підприємства.

При формуванні справ слід дотримуватися таких вимог:

– документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;

– статут підприємства та інші установчі документи формуються в окрему папку;

– контракти підприємства поділяться на дві групи, що зберігаються в різних справах. Перша група – комерційні контракти; друга – трудові контракти з працівниками;

– накази по виробничій діяльності формуються окремо від наказів по особовому складу;

– особові справи, особові картки формуються за алфавітом прізвищ співробітників підприємства;

– документи обмеженого доступу з грифом "КТ" або "Конфіденційно" формуються окремо від решти документів.

Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки, розраховані на 200 аркушів. Останнім часом надходять папки імпортного виробництва, у яких обсяг підшитого матеріалу можна збільшити у кілька разів.

2.18 Забезпечення зберігання справ і здавання їх до архіву в
установлені строки

1. В кінці календарного року виконані документи повинні бути підготовлені до передачі їх на зберігання.

Існує три системи зберігання справ:

– зберігання документів на паперових носіях;

– система мікрофільмування;

– електронна система.

2. Якщо справи зберігають в шафі, то їх розташовують одна за одною згідно НС, яку розміщують на внутрішній стороні шафи.

3. Справи можуть видаватись співробітникам для роботи за розпорядженням керівника. А на справу, яку видали, необхідно завести картку, що буде замінювати справу. Стороннім організаціям справи видають по акту.

4. До того, як справи будуть передані до державного архіву, їх зберігають в архівах установи протягом таких термінів:

– в установах державного підпорядкування – 15 років;

– в установах обласного підпорядкування – 10 років;

– в установах місцевого або районного підпорядкування – 5 років;

– матеріали по особовому складу – 75 років;

– записи актів стану громадян (РАЦСу) – 75 років.

5. Після закінчення названих термінів зберігання справи передають до відомчих або державного архівів.

6. У невеликих фірмах та установах може бути відсутній відомчий архів. В цьому випадку роботу по діловодству і передачі справ до державного архіву виконує секретар.

7. Для передачі справ у архів утворюють та затверджують наказом керівника установи експертну комісію у складі 3 – 5 осіб, яка керується правилами та інструкціями Головного архівного управління.

8. Комісія визначає та добирає документи для знищення та для передачі до архіву, термін зберігання яких закінчився. Це справи постійного та тимчасового зберігання, особові справи, описи справ, документи по особовому складу і акт про знищення документів, узгоджений з відомчою установою.

9. Справи постійного зберігання підлягають повному оформленню. Для цього необхідно:

– перегрупувати документи у справах в прямій хронологічній послідовності;

– пронумерувати аркуші у справі в правому верхньому куті;

– скласти внутрішній опис документів для найбільш цінних справ;

– в кінці справи підшити засвідчуючий лист;

– підшити справу в теку (папку);

– перевірити й уточнити реквізити на обкладинці справи.

Додаток 1

Директору ПП «Вікторія»

Смирнову М.В.

Телефонограма

12 год. 45 хв.

09.12.2013р.

09.12.2013р. в 15год. 45хв. в Обласній Науковій Бібліотеці
(2 поверх, відділ технічної літератури) відбудеться семінар за темою: «Про систему заходів, спрямованих на підтримку сприятливої ​​екологічної обстановки на території Одеській області». Прошу направити представника.

Підпис

Передав В.П. Соколава

тел.: [phone]

Прийняв С.О. Вербицька

Додаток 2

Мал. 2. Органайзер

Додаток 3

Мал. 3. Лоток для паперу

Додаток 4

Мал. 4. Дирокол

Додаток 5

Мал. 5. Шредер Fellowes

Додаток 6

Мал. 6. Електронна точилка

Дата добавления: 2015-10-24