Види нарад

Інформаційна (директивна або інструктивна) нарада скликається для ознайомлення учасників із новими даними, фактами, постановами тощо та наступного їх обговорення. Доцільно ознайомити учасників із новою інформацією завчасно (у писемній формі), а час наради використати для обговорення та прийняття конкретних рішень.

Оперативна або диспетчерська (селекторна, телефонна, комп’ютерна) нарада передбачає охоплювати такі етапи управління: збір інформації, її опрацювання та прийняття рішення без скликання всіх учасників у певному місці. Для цього використовують як традиційні засоби зв’язку (телефон, селектор, радіо), так і новітні (комп’ютерну мережу). Час інформації з місць, послідовність викладу та його тематика повинні бути чітко реґламентовані.

Дискусійна (полемічна) нарада передбачає вільний виклад варіантів думок, гіпотез, версій, припущень тощо. Цей найдемократичніший вид нарад продукує найбільш ефективні та конструктивні рішення важливих проблем.

Якщо графік та умови проведення планових нарад відомий учасникам заздалегідь, то позапланові, термінові наради обов’язково вимагають завчасного попередження про місце, тематику, дату, час початку й закінчення та склад учасників.

Виробничі (службові) наради доцільніше планувати на другу половину дня – на кінець робочого дня або відразу після обідньої перерви. Засідання й наради громадських об’єднань, комісій та ін., як і будь-яка громадська робота, проводяться лише в позаробочий час.

Мети наради буде досягнуто за умов сумлінної підготовки до неї всіх учасників та правильно організаційного ходу засідання.

Успішне проведення наради передбачає наявність головуючого, який надає слово, слідкує за реґламентом і порядком, за послідовністю виступаючих та дотриманням програми наради й теми питання, що обговорюється. Головуючий, не беручи участі в обговоренні, обов’язково повинен підводити підсумок із кожного пункту програми і, насамкінець наради, узагальнити зроблені висновки. Комунікабельний, толерантний, увічливий, із почуттям гумору головуючий – це ґарант того, що на нараді відбудеться плідна дискусія, а не безконтрольна, стихійна й нудна балаканина із загальних питань.

На головуючого покладено обов’язок слідкувати за тим, щоб усі завдання, поставлені на нараді, були:

ü чітко сформульовані;

ü розподілені за конкретними виконавцями;

ü визначені щодо терміну виконання.

Хід наради протоколюється секретарем, а виконання прийнятих постанов контролюється призначеними відповідальними.

Логічна послідовність документів

Здебільшого документ пишеться від третьої особи. Наприклад: Університет інформує про новий набір студентів. Завод повідомляє про виконання планів.

Є ще й такий різновид документів, коли назва діючої особи вживається в давальному відмінку. Наприклад: Офісу потрібні менеджери. “Правексбанку” потрібні юрисконсульти.

Третю групу документів становлять ті, що мають дієслівну структуру типу: Запрошуємо на роботу! Повідомляємо всіх працівників тощо.

Логічна послідовність як необхідна ознака кожного ділового документа реалізується за допомогою причинно-наслідкових зв’язків у межах одного речення чи в повному тексті. Крім причинно-наслідкових зв’язків, логічна послідовність може виражатися за допомогою протиставлення. Наприклад: Підготовчі курси технологічного інституту повідомляють про набір слухачів, проте слід зауважити, що приймаються особи, які закінчили середню школу чи інший середній навчальний заклад.

Важливим у документі може бути й суворе дотримання певної послідовності викладу матеріалу, підкреслення наступності чи черговості подій або явищ. Це досягається за допомогою слів: спочатку, водночас, потім тощо.

Наприклад: Виробництву необхідно спочатку забезпечити робітників житлом, потім – закладами соціально-культурного обслуговування.

Одним із способів вираження логічної послідовності є підкреслення мети за допомогою слів: тому, тому що, для цього, з цією метою та ін. Наприклад: Необхідно навчати студентів мистецтву слова –найдавнішому засобу виховання, тому що мова не тільки засіб спілкування, а й море інформації про свій народ, його культуру, традиції, звичаї.

Загальна логічна послідовність документів досягається ще й за допомогою слів на позначення результативності ( таким чином, у результаті, отже, тощо). Наприклад: Отже, всім викладачам вищих та середніх спеціальних навчальних закладів треба дбати про культуру мови.

Дата добавления: 2015-10-02