Підготовка секретаря до наради

ЗАГАЛЬНІ ПИТАННЯ ПІДГОТОВКИ НАРАДИ

Як і будь-який інший діловий захід, нарада під початком або при участі керівника характеризується декількома основними показниками, що мають украй важливе значення для успіху його організації. До таких показників відносяться:

— час початку наради;

— тема (порядок денний) наради;

— місце проведення наради;

— тривалість наради;

— склад учасників наради.

Приступаючи до роботі по підготовці наради, секретар повинний мати у своєму розпорядженні відповідні дані.

Як правило, він одержує їхній безпосередньо від керівника, а в тому випадку, якщо ініціатором наради виступає інша посадова особа (наприклад, один з бізнесів-партнерів шефа), — із зовнішніх джерел (по телефоні, факсові, електронній пошті, у виді телефонограми, факсограммы, запрошення і т п.).

Одержавши інформацію про майбутню нараду, секретар зобов'язаний:

1. Переконатися у вірогідності змісту отриманої інформації (наприклад, у ході телефонної розмови повторити співрозмовникові всі записані дані і попросити підтвердити їхня правильність).

2. Зафіксувати отриману інформацію в робочому журналі.

3. Сповістити про порядок проведення наради всіх запрошених по телефоні або за допомогою письмових запрошень.

ЗРАЗКОВИЙ ТЕКСТ ЗАПРОШЕННЯ

Генеральному конструкторові ЗАТ «Електроніка» Далекому М. А.

ЗАПРОШЕННЯ

Шановний Марко Онисимович!

Відповідно до плану спільних робіт зі створення досвідченого

зразка виробу «Реґіна» 20 січня 2003 року в 10 годин відбудеться

Довідник секретаря керівника 69

настановна нарада за участю представників замовника і розроблювача виробу.

Місце проведення наради — актовий зал головного корпуса промислового об'єднання «Точмаш» (м. Старобельск, вул. Пилюгіна, д. 10). Передбачувана тривалість наради — 2 години 30 хвилин. Програмою наради передбачений обмін думками представників сторін про порядок виконання спільних робіт у другому кварталі поточного року, а також підписання відповідних договірних документів. По закінченні наради організується бизнес-ланч, у ході якого учасники наради можуть продовжити обмін думками по проблематиці питань, що виносяться на нараду. У зв'язку з викладеним просимо Вас повідомити до 10 січня ц.р. про можливості участі в роботі наради.

Відповідальний організатор наради — помічник генерального директора ПО «Точмаш» Миртин Іван Семенович. Телефон/факс: 2-20-21, 2-20-22. Програма наради на 1 листі додається.

З повагою,

від імені генерального директора ПО «Точмаш»

Олена Резцова, шеф-секретар ГД.

4 січня 2003 року

Якщо нарада проводить не керівник, то його оповіщають про нараду в першу чергу, уточнивши при цьому, ли будуть додаткові вказівки один по одному підготовки до його проведення.

Зі змісту додаткових указівок секретар керівника повинний усвідомити:

1. Коло посадових осіб, приваблюваних до роботи наради. Якщо керівник не припускає брати участь у нараді особисто, слід уточнити, хто і з якими повноваженнями буде представляти його на нараді.

Не сповіщених на момент доповіді посадових осіб секретар по закінченні розмови з керівником негайно оповіщає письмово, а також у ході особистої зустрічі або по телефоні (це стосується підлеглих керівника).

2. Загальний порядок проведення наради. На основі отриманих указівок секретар розробляє і представляє ру-

70 Довідник секретаря керівника

ководителю (у призначене їм час) план (програму) наради, а при необхідності і план підготовки наради.

Програму наради, що організує стороння організація, секретар представляє керівникові після одержання її поштою.

3. Склад інформаційних матеріалів, необхідних керівникові для підготовки й участі в нараді. Як правило, такими матеріалами є довідкові матеріали по темі наради, з якими керівник ознайомився завчасно, а також текст виступу (доповіді) керівника (підготовка інформаційних матеріалів для інших учасників наради покладається на спеціально призначеного співробітника з апарата, відповідального за організацію наради).

Відзначимо, що при організації великих нарад на секретаря керівника покладаються тільки обов'язки по забезпеченню участі в роботі наради керівника, а також контроль за підготовкою основних заходів наради.

Для виконання інших обов'язків по організації наради, як правило, формується тимчасовий апарат з декількох співробітників (оргкомітет) під керівництвом відповідальної посадової особи з числа помічників (заступників) керівника

У процесі підготовки наради секретареві керівника варто приділити особлива увага контролеві за виконанням наступних заходів:

1. Організаційне забезпечення наради (підготовка приміщення — збирання, розміщення меблів, підключення технічних засобів організації роботи, забезпечення робочих місць учасників наради всім необхідним, включаючи письмового приладдя, мінеральну воду, попільниці і т.п.).

2. Інформаційне забезпечення наради (реєстраційні списки учасників, інформаційні, у тому числі демонстраційні, матеріали, ведення стенограми і протоколу наради).

3. Матеріально-технічне і побутове забезпечення наради (зустріч і розміщення учасників, розміщення автотранспорту учасників, забезпечення учасників квитками на суспільний транспорт, забезпечення харчування, проживання і дозвілля учасників).

Довідник секретаря керівника 71

Безпосередньо перед початком роботи наради, прово-мого керівником, секретар зобов'язаний:

1. Переконатися в готовності до наради основного приміщення, також допоміжних приміщень (ресепшн, туалетних і кури-

ельных кімнат, буфета, прес-центру і т.п.).

2. Переконатися в зборі учасників наради, мати достовірну інформацію про присутність (відсутності) ключових фігур наради (доповідачів, співдоповідачів і інших), а також про зміни в програмі наради.

3. Переконатися в забезпеченні робочих місць учасників наради всім необхідним для роботи.

4. Переконатися в присутності на робочому місці секретаря-стенографістки, фотографа, співробітника служби безпеки, помічника керівника, а також інших осіб, що безпосередньо забезпечують роботу наради.

5. Переконатися, що керівник має при собі все необхідне для проведення наради (інформаційні матеріали, канцелярські приналежності, засобу оргтехніки, оперативної зв'язку).

6. Переконатися, що на момент доповіді керівникові про готовність до початку наради цілком виконані віддані їм указівки.

ПІДГОТОВКА СЕКРЕТАРЯ ДО НАРАДИ

Не виключено, що керівник запропонує секретареві брати участь у нараді як свого помічника, оператора технічних засобів демонстрації інформаційних матеріалів або стенографістки.

Однак, виходячи з загальноприйнятої практики, найчастіше на секретаря керівника покладають обов'язку по веденню і наступному оформленню протоколу наради.

Для виконання протокольних обов'язків секретареві напередодні наради доцільно зробити особисту підготовку до участі в його роботі, передбачивши при цьому наступне:

1. На період участі в нараді залишити «за себе» в офісі будь-якого підготовленого співробітника для тимчасового виконання поточних обов'язків секретаря керівника.

Якщо такого співробітника ні, необхідно перед відходом на нараду перевести технічні засоби організації роботи офісу в черговий режим («на прийом»).

72 Довідник секретаря керівника

2. Переконатися, що участь у нараді не приведе до зриву інших заходів дня.

3. Підготувати робочий план наради.

ПРИКЛАД РОБОЧОГО ПЛАНУ НАРАДИ

ПЛАН наради
(найменування дорадчого органа)
№ п/п	Найменування пункту плану	Короткий зміст пункту плану	Примітка
	Тема наради	Найменування питань повістки
	Дата наради	Число, місяць, рік
	Початок наради	Годинник, хвилини
	Тривалість	Годинник, хвилини
	Місце проведення	Адреса з указівкою точного місця
	Информ. матеріали	Найменування основних матеріалів
	Отв. організатор	Посада, прізвище, конт. тел.	--
	Ведучої наради	Посада, прізвище, конт. тел.
	Секретар наради	Посада, прізвище, конт. тел.
	Особливості	Зміст особливостей наради
Виконати негайно: Доручити: Зв'язатися: Сповістити: Докласти: Інше:

4. Підготувати для роботи переносної комп'ютер, диктофон, засоби стенографування.

5. Підготувати бланк протоколу.

Крім того, напередодні участі в нараді секретареві випливає з особливою старанністю подбати про свій зовнішній вигляд.

Довідник секретаря керівника 73

ПРИКЛАД БЛАНКА ПРОТОКОЛУ НАРАДИ

Закрите акціонерне товариство «Світло» ПРОТОКОЛ

Наради

(найменування дорадчого органа) № від ____ ____

(число, місяць, рік)

1. Тема наради:

(перелік питань, винесених на нараду) | 2. Були присутні _____________________________________________

(список учасників при чисельності до 10 чіл.)*

3. Керівний склад наради:

______________________________________________-голова,

_________________________________________________— секретар.

(прізвище, ініціали, посада)

4. Регламент наради: основний виступ —______хвилин, виступу в ході дискусії — до_________хвилин, довідки, оголошення — до_____хвилин (наприкінці наради).

5. Час початку наради —

ния —

РОЗГЛЯД 1 ПИТАННЯ НАРАДИ СЛУХАЛИ:_____________________________

_. Час закінчення совеща-

(вид повідомлення, посада, прізвище, ініціали що виступав)" ВИСТУПИЛИ:____________________________________________

(посада, прізвище, ініціали що виступали, теми выступл.)** ВИРІШИЛИ:_______________________________________________

(суть прийнятого рішення, терміни виконання, отв. за вип.)**

74 Довідник секретаря керівника

Довідник секретаря керівника 75

РОЗГЛЯД 2 ПИТАННЯ НАРАДИ (оформляється аналогічно)

ДОВІДКИ, ОГОЛОШЕННЯ:________________

(посада, прізвище, ініціали що виступили, суть виступів)

ОСОБЛИВІ ДУМКИ:________________________________________

(посада, прізвище, ініціали що виступили, суть виступів)**

Дата добавления: 2015-10-24