Организация труда секретаря

Организация рабочего времени секретаря. Планирование рабочего времени. Нормирование труда. Примерная схема рабочего дня секретаря: первая половина рабочего дня; вторая половина дня; конец рабочего дня. Рекомендации по организации времени. Рабочее место секретаря: основная зона, зона обслуживания посетителей; вспомогательная зона. Характеристика мебели и оборудования, необходимых технических средств, канцелярских принадлежностей, оргтехники. Необходимая специальная литература: нормативно-методическая литература, справочники, словари.

Эффективность работы С. во многом определяется рациональным планированием рабочего времени. С., какие бы функции не возлагались на него должностной инструкцией, планируя свой рабочий день, должен одновременно участвовать в планировании рабочего дня руководителя. Для этого С. важно научиться координировать совместную работу.

Планирование необходимо осуществлять на день, неделю, месяц, квартал, год. Работы, повторяющиеся изо дня в день, рекомендуется планировать на одно и то же время.

Свой день организовать необходимо таким образом, чтобы в течение всего ра­бочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее, например, за час, а если меро­приятие важное, то и за день. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секре­таря координируются и согласовываются с планами руководителя.

При планировании работы секретарь должен знать, что наиболее благоприят­ное время для выполнения творческих и трудных заданий - с 10 до 12 часов дня, за­тем следует некоторый спад активности. Во второй половине дня подъем работоспо­собности приходится на период с 15 до 17 часов. После чего она неуклонно падает.

Рабочая неделя также имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм. Пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов, потом работоспособность постепенно снижается.

Наиболее продуктивными днями недели являются вторник, среда и четверг. К пятнице накапливается усталость, и у многих мысли заняты тем, как лучше отдох­нуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела (переговоры, встречи) назна­чают на середину недели.

Секретарю при планировании своего рабочего времени целесообразно согла­совать с руководителем время подписания документов, приема сотрудников и т.д. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку мероприятий в другие дни.

Примерная схема рабочего дня С.

Первая половина рабочего дня: прийти на работу за 15 минут до прихода руководителя, чтобы проверить готовность рабочих мест, привести в порядок свой внешний вид, посмотреть план на предстоящий день; подобрать нужные документы и дела, в соответствии с планом работы; получить корреспонденцию, проверить физическое состояние документа и наличие приложений; зарегистрировать поступившие документы; доложить руководителю о корреспонденции; уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых действий на текущий и следующий день; проследить, чтобы руководитель внес изменения, если они есть, в свой план рабочего дня. В плане работы С. действия будут опережающими (если у руководителя записано: в 15:00 быть на совещании, то у секретаря – в 14:30 – напомнить о совещании, в 14:45 – вызвать машину); передать по телефону или лично указания руководителя исполнителям; просмотреть контрольную картотеку и напомнить исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

Вторая половина рабочего дня: получение и обработка срочной корреспонденции, поступившей на имя руководителя во второй половине дня; подготовка для подписания документов, подготовленных исполнителями; обработка отправляемой корреспонденции; осуществление текущего хранения документов (подшивка в дела в соответствии с номенклатурой дел).

Конец рабочего дня: информирование соответствующих структурных подразделений об их участии в мероприятиях; подготовка документов для руководителя, если он остается работать после рабочего дня; приведение в порядок рабочего места (убрать все документы, закрыть на ключ сейфы, шкафы, выключить все электроприборы).

На протяжении всего рабочего дня: работа с посетителями, переговоры по телефону, прием и передача факсограмм, телефонограмм, машинописные и копировально-множительные работы. Время обеденного перерыва С. необходимо определить так, чтобы оно не совпадало с перерывом руководителя, т.к. в их единовременное отсутствие некому принимать посетителей, телефонные вызовы.

Составьте план дня с указанием перечня дел в порядке их важности: важнейшие дела; срочные дела; текущие, несрочные дела.

Сделав дело, зачеркивая запись, поставьте потраченное на него время. Если дело сделано полностью, зачеркните, если не полностью - подчеркните. Просматри­вая записи, можно сделать вывод об эффективности использования Вашего времени.

Беритесь, прежде всего, за важнейшие и срочные дела. Переходите к менее важным и к менее срочным делам, только убедившись, что по делам приоритетным сделано все возможное.

Не распыляйтесь и занимайтесь в каждый момент времени только одним делом. Не умножайте количество бумаг на столе. Рационализируйте чтение. Используйте эффект 10-ти «мелочей»:

1. Прежде чем отправиться куда-то по делам, предварительно позвоните.

2. Постарайтесь заменить посещение телефонным звонком.

3. Компонуйте однородные дела и телефонные звонки.

4. Не надейтесь на память, записывайте информацию.

5. Используйте для работы и чтения любое свободное время - в ожидании прие­ма, в очереди, в дороге и т.д.

6. Всегда носите с собой чистую карточку и карандаш для записи удачных мыслей.

7. Не тратьте время на сетования по поводу неудач.

8. Анализируйте свои привычки и наклонности, чтобы избавляться от вредных из них.

9. Решив трудную задачу, наградите себя кратким отдыхом.

10. Не считайте, что методы и приемы работы, осуществляемые Вами, самые лучшие.

Фиксирование любых, на первый взгляд даже незначительных успехов, кото­рые дали выигрыш во времени, поможет усвоить приемы рационального использова­ния времени.

Рабочее место С., как правило, находится в помещении, смежном с кабинетом руководителя и условно делится на три зоны: основную, зону обслуживания посетителей и вспомогательную. В основной зоне находится рабочий стол С., удобное кресло, тумбочки, шкафы, оргтехника и несколько дополнений (настольная лампа, канцелярские принадлежности). ПК должен быть установлен так, чтобы за ним было легко и удобно работать. В зоне обслуживания посетителей обязательно наличие стульев или кресел для ожидания, журнальный столик с периодическими изданиями; в современных офисах сейчас активно используются аппараты для воды с одноразовыми стаканами. К техническим средствам, которыми пользуется С., относятся: ПК, телефон, телефон-факс, копировальный аппарат. При использовании любого оборудования С. обязан соблюдать основные правила безопасности.

В зависимости от структуры, функций, численного состава, финансовых возможностей формируется рабочее пространство С. (радостные, спокойные тона для приемной; смешанное освещение; использование для декора окон горизонтальных и вертикальных жалюзи; соблюдение оптимального температурного режима, климатического комфорта, звукоизоляции; создание микроклимата с помощью растений, которые не только украшают приемную, но и снижают шум, снимают стрессовые состояния; соблюдение режима труда и отдыха).

Рабочее место секретаря, как правило, находится в помещении, смежном с ка­бинетом руководителя, и называется «приемной».

В идеале помимо приемной в офисе должна быть еще комната отдыха или комната-кухня и отсек либо комната для технических средств (копировальных аппа­ратов, машины для уничтожения бумаг и т.п.).

При выборе помещения надо учитывать, что в соответствии с действующими нормами площадь служебных помещений должна составлять не менее 4 кв. м на од­ного работника. На человека, работающего за компьютером, полагается 6 кв. м. Ра­бочие места с мониторами должны располагаться на расстоянии между собой не ме­нее 1,5 м. Температура воздуха в помещении должна быть 22-24°С, а влажность составлять 40 - 60%.

Рабочее место секретаря состоит из трех зон:

ü основной, где находится рабочий стол с приставками и компьютером;

ü зоны обслуживания посетителей;

ü вспомогательной зоны, где располагаются шкафы, ксерокс, факс и т.д.

Свет и цвет лампы, шум в офисе, высота стула и все, что окружает секретаря, может стать причиной ежедневных стрессовых состояний или снижения его уровня работоспособности. Золотое правило трудовой деятельности, соблюдение которого может уберечь от многих бед, - обеспечить правильное освещение рабочего места. Свет должен падать сверху и слева. В противном случае при работе нарушается пра­вильное положение головы, что способствует развитию остеохондроза и близорукости.

Огромное эмоциональное влияние на человека может оказывать и цветовое воз­действие. Рекомендуется подбирать окраску стен, потолка и мебели в зависимости от светопоглощающих или отражающих свойств различных цветов. Главное в цветовом решении офиса - мягкие, неконтрастные сочетания, отсутствие «кричащих» цветов.

Мебель должна быть светлой, но не очень яркой. Предпочтителен цвет нату­рального дерева. Сочные цвета могут присутствовать в различных деталях интерьера, аксессуарах рабочего места, обивке мебели.

Компьютер должен быть установлен так, чтобы за ним легко и удобно было работать. Стул - обязательно со спинкой и желательно с подлокотниками.

Самые распространенные заболевания секретарей - искривление позвоночни­ка, заболевания мышц рук и плечевого пояса. Они возникают и развиваются из-за неправильной посадки. Поэтому обязательно нужно отрегулировать высоту стула или, еще лучше, поставить под стол подставку для ног, регулируемую по высоте и наклону. В процессе работы Ваша поза должна быть такой, чтобы Вы не уставали, а все необходимое для работы было под рукой.

Монитор устанавливают на уровне глаз секретаря, на расстоянии не менее 40 см. Можно снабдить свой монитор дополнительным приспособлением - держате­лем для документов «Curtis Clip» или «Copy Holder». С его помощью можно закре­пить документ на одном уровне с монитором. Тогда не придется вертеть головой, переводя взгляд с лежащих на столе записей на экран и обратно.

Копировальные аппараты, принтеры и мониторы обладают неблагоприятным свойством образовывать вокруг себя электростатическое поле, которое, притягивая пыль, может стать источником аллергии. Целесообразно рассредоточить эти аппара­ты на несколько метров друг от друга.

Линолеум способен также, накапливая статическое электричество, собирать пыль, поэтому нужно выбирать покрытия для пола самых последних разработок, в которые добавляются вещества-диэлектрики, снимающие электростатические заряды.

Влияют на работоспособность и запахи. Замечено, что запах лимона в боль­шинстве случаев понижает производительность труда, а запах розы - повышает. По оценкам психологов запах любимых духов также хорошо тонизирует и вызывает по­ложительные эмоции. Однако действие ароматов очень индивидуально, и любимые духи секретаря могут вызвать головную боль у всего офиса. Это нужно учитывать.

Благотворным действием на настроение секретаря и сотрудников обладают живые цветы.

Если нет возможности кардинально изменить интерьер в приемной, то сделать свое рабочее место удобным и красивым доступно каждому секретарю. Соблюдение порядка на рабочем столе не только облегчает работу, но и повышает автоматизм операций, экономит время, препятствует «пропаже» документов. Идеально, если на столе секретаря лежат только документы и справочники, необходимые в данный мо­мент.

Технические средства, используемые в работе секретаря, размещают с учетом санитарных норм. Монитор и особенно копировальный аппарат не должны нахо­диться очень близко. Если техническими средствами секретаря пользуются другие сотрудники организации, то их размещают таким образом, чтобы они были удобны в использовании, но в то же время находились под наблюдением секретаря.

Секретарю для работы могут понадобиться следующие канцелярские принад­лежности: ежедневник; папка-планшет или блокнот; ручки, карандаши, фломастеры, маркеры; скрепки, клей, скотч, корректор, линейка, ножницы, степлер и антистеплер; бумага – офисная, для копировального и факсимильного аппаратов, бумага для записей; папки-скоросшиватели, жесткие и мягкие папки для бумаг; журналы для регистрации документации, регистрации посетителей и т.п.; настольный набор для канцелярских принадлежностей; визитница; записная книжка для телефонов; держатель для бумаг.

К организационным и нормативно-методическим документам, которые дают представления о структуре, функциях и задачах организации, обязанностях должностных лиц, относятся: положения, уставы, штатные расписания, должностные инструкции, регламенты, ГОСТы. Знание нормативной базы позволяет С. правильно составить и оформить документы, получить необходимую информацию от специалистов, а умело используя различные справочные материалы и быстро найти нужную информацию.

В распоряжении секретаря должна быть специальная литература:

ü Государственная система документационного обеспечения управления. - М., 1991.

ü Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. - М., 1994.

ü Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1988.

ü Перечень документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомствен­ный).-М., 1996.

ü Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях в учреждени­ях и организациях.

ü Телефонный справочник по городу «Желтые страницы».

ü Справочник местных телефонов организации.

ü Список сотрудников и их домашних телефонов.

ü Необходимый минимум юридической литературы – Трудовой кодекс РФ, Таможенный кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ.

ü Адресные данные банка, с которым организация сотрудничает.

ü Информация о фирмах, занимающихся сервисным обслуживанием оргтехники.

ü Журналы, газеты, периодические издания по профилю деятельности организации.

ü Словари – орфографический, энциклопедический, иностранных слов, русско-английские и англо-русские, разговорники.

ü Справочник секретаря.

ü Образцы документов организации.

ü Образцы писем на иностранном языке.

ü Номенклатура дел организации.

ü Дорожные атласы, карты и путеводители.

ü Сведения о гостиницах города (адреса, телефоны, тарифы).

ü Информация о культурной жизни города.

ü Литература по деловому этикету.

Дата добавления: 2015-10-24