Организация работы секретаря

Секретарь работает в сфере управления. Управленческий труд, как и вообще любая работа сегодня, зиждется на основах научной организации труда, предполагающей такую рациональную постановку работы, при которой с наименьшими физическими, временными и финансовыми затратами достигаются наилучшие результаты. Это означает, что нет такой работы, которая не должна быть правильно организована, и человек, выполняющий эту работу, должен быть обучен, КАК ее выполнять. Для этого всякая работа должна быть разложена на свои составные части, вплоть до простейших операций. Каждую часть надо организовать наилучшим образом, так как в любой работе нет мелочей, все должно быть продумано. Из таких продуманных, правильно организованных операций и сложится полная цепочка научно организованной работы. КАК правильно выполнять ту или иную работу, записывают в нормативно-методических документах. В сфере управления все работают главным образом с информацией и документами, выступающими ее носителями. Документ - объект и результат управленческого труда. Любой труд сегодня совершенствуется путем внедрения машин. В сфере управления механизировать можно только работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Но машина предъявляет к обрабатываемым ею предметам жесткие требования. В отношении документов это требования к их формату, порядку оформления, изложению текста, организации обработки и работе с ними. Нормативно-методические документы разрабатывают специальные учреждения, которым это поручается. Над тем, КАК правильно выполнить ту или иную операцию, работают целые коллективы за рубежом. Особенно много в этом направлении сделано в Соединенных Штатах Америки. Нормативно-методические документы по организации труда в сфере управления учитывают как традиционный ручной труд, так и современные автоматизированные технологии. Пакет нормативно-методических документов всегда должен быть под рукой у секретаря, чтобы в любой момент уточнить, КАК правильно выполняется та или иная работа. К общегосударственным нормативно-методическим документам, которые организация должна приобрести, относятся; - Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991; - Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. -М., 1994; - ГОСТ Р 6.30-97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. «Требования коформлению документов». М.; Госстандарт России, 19974; - Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988; - Перечень документов с указанием сроков хранения (типовой или ведомственный); - Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (для учреждений, имеющих дело с любыми видами обращений граждан). * Стандарт распространяется на документы, "которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности: - федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык органов местного самоуправления; - предприятий, организаций и их объединений независимо от орванизационно-правовой формы и вида деятельности" (ГОСТ Р 6.30-97, с,1). Кроме того, надо знать, что работа с определенной категорией документов регламентируется специальными актами. Если секретарю приходится работать с бухгалтерскими документами, он должен иметь: - Федеральный закон о бухгалтерском учете от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (в ред. Федерального закона от 23.07.98 № 123-ФЗ). - Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.98 № 34н); Если секретарь ведет кадровую документацию, то ему необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми. Но помимо того, что секретарь должен знать, КАК выполнять ту или иную работу, он еще должен иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ. Труд секретаря многообразен, сложен и интересен. Он складывается из творческих, логических и технических операций. У секретаря-референта, секретаря-помощника творческая и логическая часть его работы значительно выше, чем у секретаря технического, она занимает большую часть его рабочего времени. Но и у секретаря-референта, как и у любого управленца много технических операций, в том числе и в работе с документами. Например, снятие копии, подбор экземпляров, сшивание документов, приведение в порядок рабочего места и т.д. Достаточно часто секретарь бывает перегружен сверх меры. Для того, чтобы грамотно обосновать свою перегрузку, показать, что объем работ превышает рабочий день и рассчитать количество необходимых работников, надо хотя бы приблизительно знать нормы времени на выполняемые секретарем виды работ. Следует сразу оговориться, что творческие и логические операции достаточно трудно поддаются нормированию, но тем не менее Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда Российской Федерации сделаны первые попытки определения норм времени на подготовку даже таких сложных организационных документов, как положения о структурном подразделении, инструкции, регламента, распорядительных документов (приказа, указания, постановления, решения), докладной записки, запроса и т.д. Существует достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Все они разработаны Центральным бюро нормативов по труду. Секретарь может воспользоваться следующими актами: - Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72).-М., 1995; - Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42).- М., 1988; - Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152)-М., 1993; - Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (ут- верждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. №189/11-64).-М., 1988; - Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. — М., 1991. Последний нормативный документ нужен в том случае, если на секретаря-референта фирмы возложены и обязанности оформления кадровой документации. Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности. Что же можно найти в указанных выше документах? В "Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы" предусмотрены действующие сегодня три вида размеров интервала при печатании документа: 1 интервал; 1,5 интервала; 2 интервала. За единицу измерения при машинописных работах принята страница формата А4 -210x297 мм, напечатанная с одной стороны. Нормально заполненной считается страница, на которой размещается 29-31 строка текста (1860 знаков) при печати через 2 интервала; 38-41 строка (2450 знаков) -через 1,5 интервала или 58-61 строка (3630 знаков) - через 1 интервал с учетом того, что каждая строка включает 60-64 печатных знака. В "Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы" по состоянию оригинала, с которого производится печатание, предусматриваются три группы сложности: I группа - печатный или разборчивый рукописный оригинал. II группа - печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение, до 50% текста. III группа-неразборчивый рукописный оригинал с большим количе ством поправок, превышающих 50% текста, мелкий типографский шрифт. Группы сложности надо учитывать и при изготовлении документов на компьютере, если вы вводите текст с рукописи. Кроме того, в нормах времени учитывается печатание без вертикального графления и с вертикальным графлением, печатание сдикто-фона. Например: Нормы времени и нормы выработки при печатании с применением диктофона5 Нормы времени на одну страницу - в минутах Нормы выработки - в страницах за смену Печатание на типовых бланках (формах, таблицах) имеет уже другие нормы6. Эти же нормы с незначительными поправками используются и при печати документов на компьютере. При этом надо учитывать отличия во вспомогательных операциях (прокладка листов копировальной бумагой и закладка листов в пишущую машину, с одной стороны, включение компьютера, вызов программы, сохранение файла и его печать на принтере-с другой). Все эти нормы используются во всех случаях, когда есть работы по изготовлению документов. Однако обратите внимание, что в различных нормативах нормы времени на машинописные работы могут указываться или в минутах, или в часах. Следовательно, 0,05 часа-это 3 мин., 0,1 ч. -6 мин., 0,2 ч. -12 мин, 0,25ч. -15 мин., 0,33ч. -20 мин., 0,4 ч. -24 мин., 0,5ч. -30 мин., 0,6 ч. - 36 мин., 0,75 ч. - 45 мин. Это обязательно надо учесть, когда вы разбираетесь в нормах времени. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления приводятся как для традиционных (ручных) технологий, так и для автоматизированных. Это позволяет особенно наглядно видеть временной выигрыш при автоматизации управленческого труда. Хотя в названиях перечисленных выше нормативов времени отражены прежде всего работы, связанные с документами, "Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления" содержат такие важные для секретаря разделы, как "Секретарско-референтские работы", где приводятся и виды работ по бездокументному обслуживанию: V прием посетителей; V ведение телефонных переговоров; V вызов абонента к руководителю; V организация связи руководителя с необходимыми лицами; V получение информации по запросу руководителя об интересующем его лице; V устная передача (сообщение) руководителю необходимой информации; V вызов участников совещания по телефону; V заказ пропуска по телефону. Не менее интересен для секретаря раздел "Документирование коллегиальной деятельности". Секретарь найдет в нем все этапы работы по подготовке совещания, оформлению документов, техническому обслуживанию совещания. Во всех названных документах не только указываются виды работ с определением норм времени на их выполнение, но и последовательно перечисляется содержание работы, т.е. работа раскладывается на составляющие ее операции. Например, раздел «Секретарско-референтские работы». "Содержание работы: Организация работы руководителя, прием посетителей, подготовка совещаний, ведение телефонных переговоров, работа со служебной корреспонденцией, контроль распоряжений руководителя, обеспечение справочно-информационного обслуживания, выполнение машинописных, стенографических, множительных работ"7. Такое раскрытие видов работ позволяет использовать нормативы времени какоснову при составлении должностной инструкции. Для секретарей-референтов, в обязанности которых включена и кадровая функция, "Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров" являются незаменимым справочником при выполнении целого ряда работ, так как здесь подробно раскрыто их содержание. Нормативы времени для начинающих или не получивших профессиональную подготовку секретарей, особенно та часть нормативов времени, в которой раскрывается содержание работ, помогут ничего не упустить и правильно выполнить или оформить те виды операций, которые им мало знакомы или вызывают у них затруднения. Но помимо норм времени на основные виды работ, в указанных сборниках всегда освещаются и вопросы организации труда, режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы. Секретарь может найти в этих нормативных актах много полезных для себя советов. Знание норм времени на выполняемые виды работ позволяет правильно планировать рабочий день и вовремя успеть выполнить все задания руководителя.

Планирование рабочего дня

Важнейшая задача секретаря - разгрузка руководителя, помощь в рациональном распределении такого ресурса, как время. Упущенное время нельзя вернуть, возместить, сутки увеличить. Но секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому задачи, стоящие перед секретарем, неотделимы от задач руководителя. Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал. Так как обязанность секретаря следить за исполнением этих планов, организовать или напомнить о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчете и т.д., то и план рабочего дня секретаря во многом зависит от рабочих планов руководителя. При организации своего рабочего времени секретарь исходит прежде всего из иерархии по важности и времени задач, стоящих перед руководителем. Часть рабочего плана секретаря совершенно от него не зависит, так как связана с режимом работы руководителя - обслуживание совещания, прием посетителей, оформление документов для руководителя, их подписание и т.д. Но в обязанности секретаря входит и его повседневная работа, которую он должен выполнить: ежедневный утренний прием корреспонденции, ее обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела и т.д. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря. Составляя план конкретного рабочего дня, сначала записывают повторяющиеся мероприятия, например: приведение в порядок рабочего места руководителя; подготовка к работе своего рабочего места; обработка поступивших факсов, электронной почты и другой корреспонденции; просмотр контрольной картотеки; доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана.     Далее план рабочего дня секретаря зависит от плана рабочего дня руководителя. Например, руководитель проводит совещание в 1230, следовательно, у секретаря в плане будет стоять подготовка совещания (напоминания, размножение материалов, подготовка помещения), ведение протокола. Если руководитель должен уехать на совещание в 13ч., то у секретаря в плане будет стоять на 12*5 - напоминание руководителю, вызов машины, подготовка необходимых документов и т.д. В перечне работ на день надо указать, с кем и во сколько надо соединить руководителя по телефону, какие документы предстоит перепечатать и т.д. Лучше, если будет согласовано с руководителем ежедневное определенное время для подписания документов, приема им сотрудников учреждения и т.д. Это не только упорядочит работу руководителя, но и облегчит планирование рабочего дня секретаря. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку предстоящих в другие дни мероприятий. В работе секретаря много непредвиденных ситуаций - внезапных заданий руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей. Эти факторы трудно поддаются регулированию, поэтому в плане рабочего дня всегда должно быть резервное время. В конце дня секретарь обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и, заканчивая рабочий день, намечает мероприятия на завтра. В том случае, если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, секретарь по договоренности с ним может уйти только после того, как обеспечит руководителя всей необходимой информацией. Перед уходом секретарь обязан убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Необходимо выключить из сети технические СРЕДСТВА , за исключением осуществляющих прием и передачу информации в дежурном режиме (автоответчик, факс, модем и т.п.).

Дата добавления: 2015-10-24