Основні правила проведення

Підвищенню ефективності наради в значній мірі сприяє його чітка регламентація, тобто проведення його відповідно до чітких правил.

Під регламентом варто розуміти порядок наради, якого його учасники неухильно дотримують після того, як приймуть його як організаційну основу наради. У зв'язку з цим — кілька рекомендацій секретареві про те, як не тільки грамотно сформулювати регламент, але і дотриматися його в процесі наради.

Найважливішими елементами регламенту є:

— тимчасові показники наради і його окремих елементів (доповідь, дискусія, перерви і т.п.);

— основні процедури наради (виступ, обговорення виступу, вироблення рішення, порядок голосування при ухваленні рішення, порядок інформування учасників по ходу наради і т.п.);

— посадові особи наради (голова, секретар, лічильна комісія і т.п.).

* Додаток — список учасників наради на **Текст додається.

Для встановлення регламенту варто визначитися з:

— послідовністю обговорення питань, винесених на нараду (у рамках оголошеної теми);

— тривалістю основного виступу (доповіді і, при необхідності, співдоповідей);

— тривалістю виступів у ході дискусії;

— тривалістю наради, а також тривалістю його окремих частин і перерв між ними;

— порядком ухвалення рішення при голосуванні (формою голосування, формою більшості при голосуванні, можливістю винесення особливої думки).

Що стосується посадових осіб наради, то вони або призначаються заздалегідь, або визначаються безпосередньо на нараді в ході голосування або за рішенням організатора наради.

Практика показує, що оптимальним регламентом звичайного (планового) наради під егідою керівника є наступний:

— загальна тривалість наради — приблизно 45 — 50 хв (проводиться без перерви);

— тривалість вступної частини наради — до 5 хв;

— тривалість основного виступу — приблизно 5 — 10 хв;

— тривалість виступів у ході обговорення — близько 1 — 3 хв;

— тривалість заключного слова керівника — до 3 хв;

— час для довідок, оголошень наприкінці наради — до 3 хв.

Веде нарада керівник (один з його заступників, якщо керівник робить основний виступ).

Ведення стенограми й оформлення протоколу наради доручаються секретареві або (за рішенням керівника наради) Іншій посадовій особі з числа учасників наради.

Для підвищення ефективності нарад можна скористатися наступними радами:

1. Нарада повинна бути почата і кінчено в точно позначене в плані час. Для продовження дискусії по окремих питаннях наради секретар може запросити зацікавлений-

76 Довідник секретаря керівника

ных учасників зустрітися через 5—10 хвилин після закінчення наради в зручному для них місці (наприклад, у курильній кімнаті).

2. Не відступайте ні на крок від регламенту і теми наради. Коректно нагадуйте учасникам про необхідність дотримувати рішення, що вони самі ж виробили кілька хвилин назад.

«Закруглюйте» занадто говірких, прохолоджуйте запал над міру що розгарячилися, регулюйте черговість виступів.

3. З першої і до останньої хвилини стежите за веденням стенограми (аудиозаписи) наради. По закінченні роботи наради експрес-протокол (рішення наради по головному питанню порядку денного) повинний бути готів через 15—30 хвилин, а його копії передані учасникам наради (їх представникам).

Розсилання зацікавленим сторонам повних «версій» протоколу варто виконати не пізніше наступного робочого дня, використовуючи для цього факсимільну або електронну пошту.

4. При виробленні рішень дайте слово фахівцям (экспер-| там, юристам, фінансистам, аналітикам і т.п.). Їхня думка долж-| але бути відомо учасникам наради до того, як буде приня-| те остаточне рішення.

5. Найважливішим результатом наради є його задокументований підсумок — протокол, рішення і т.п. За виконанням найбільш важливих пунктів рішення наради повинний бути організований контроль.

Секретареві корисно аналізувати досвід участі в підготовці і проведенні нарад. Цьому сприяє, по-перше, розбір нарад, що відбулися, з керівником (приміром, наприкінці того ж робочого дня). По-друге, обмін думками з учасниками наради з питань його підготовки і проведення і, по-третє, формування особливого «банку даних», у якому будуть накопичуватися найбільш коштовні матеріали, що підвищують ефективність наступних нарад (форми і бланки документів, приклади текстів, інформація про корисні контакти і т.п.).

Усе це, безсумнівно, дозволить секретареві запобігти помилки при підготовці і проведенні нарад, підвищити їхня ефективність.

Довідник секретаря керівника 77

Дата добавления: 2015-10-24