ЛИСТ БЕСІДИ з відвідувачем

(прізвище, ім'я, по батькові, посада, організація, підрозділ)

1. Зміст бесіди по звертанню про:________________________

Питання___________________________________________________

Відповідь

Питання_ Відповідь

Питання_ Відповідь

Питання_ Відповідь

2. Думки сторін про порядок рішення питання відвідувача:

Думка керівника_________________________________

Думка відвідувача_____________ ___

3. Рішення керівника:

66 Довідник секретаря керівника

4. Рішення доведене до зведення. Підпис керівника' Підпис відвідувача:,

5. Додаткові вказівки керівника:

6. Матеріали бесіди поміщені в________

Підпис секретаря:.

Під час бесіди секретар зобов'язаний:

1. Постійно стежити за тривалістю бесіди, за двох хвилин до витікання запланованого часу сповістити про це

керівникові.

2. Сприяти напрямкові бесіди в продуктивне русло, при необхідності призивати відвідувача до розважливості і

спокоєві

3. Вести короткий запис бесіди.

4. Відповідати на питання відвідувача, що стосуються уточнення тієї

або іншої інформації.

5. Передавати керівникові необхідні для ведення бесіди

додаткові матеріали.

По закінченні бесіди секретар проводжає відвідувача до виходу з кабінету, після чого за вказівкою керівника записує його доручення за результатами прийому, а потім запрошує наступного відвідувача.

Секретар стежить за дотриманням загального регламенту прийому (за часом для перерв і загальним часом прийому). Якщо за якимись причинами керівник не зможе прийняти всіх записаних на прийом, секретар завчасно сповіщає пр цьому ті, хто не буде прийнятий, уточнюючи нову дату і час прийому в

робочому порядку.

Чималих труднощів доставляє завершення бесіди з надто настирливим відвідувачем, що рішуче не бажає зрозуміти, що час, відведений для зустрічі з керівником, минуло.

У цій ситуації секретар і керівник можуть удатися до нескладних способів «примусового» завершення розмови.

Довідник секретаря керівника 67

10 ЕФЕКТИВНИХ СПОСОБІВ «ПРИМУСОВОГО» ЗАВЕРШЕННЯ ПРИЙОМУ ВІДВІДУВАЧА:

1. Висловити завершальне або узагальнююче зауваження по темі бесіди і попросити відвідувача запросити в кабінет наступних.

2 Енергійно попрощатися, після чого, приміром, відразу ж узятися за набір телефонного номера.

3. Раз у раз дивитися на годинник, даючи в такий спосіб зрозуміти, що часу у вас в обріз.

4. Продемонструвати будь-яким зручним для вас способом, що продовження розмови вам не цікаво (позіхати, постійно перепитувати, тарабанити пальцями по столі і т.п.).

5 Голосно вимовити завершальна розмова фразу, після чого різко встати через стіл.

6. У продовження попередньої дії проводити відвідувача до дверей, попередньо відкривши неї.

7. Викликати секретаря і довідатися про подальші плани роботи, попросивши його (до речі!) проводити «цього пана».

8. Не звертати уваги на відвідувача, поглибивши, наприклад, у вивчення документів.

9. Запропонувати продовжити бесіду в інше, більш зручне для вас час, пославшись на вагомі причини.

10. Звернути увагу відвідувача на те, що вам має бути через хвилин-іншу черговий важливий захід. Нарешті, можна просто сказати, що ви мають намір закінчити розмову.

По закінченні прийому всі матеріали передаються секретареві для оформлення і наступного інформування про прийняті рішення зацікавлених сторін.

Зберігати матеріали прийому відвідувачів доцільно окремо, в одній зі справ підприємства.

Дата добавления: 2015-10-24