Підготовка до прийому відвідувачів

До прийому відвідувачів рівною мірою повинні бути готові і секретар, і керівник. Домогтися цього нескладно, якщо процес підготовки до прийому відвідувачів проведений завчасно. Для цього секретареві керівника необхідно знати:

— дату і час (годинник) найближчого прийому відвідувачів;

— кількісний і якісний склад відвідувачів;

— мотиви (причини) відвідування;

— короткий зміст звертань (прохань, заяв, скарг) відвідувачів.

Виходячи з загальноприйнятої практики, прийом відвідувачів керівником здійснюється в один із установлених регламентом роботи керівника і правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства днів тижня (наприклад, у понеділок), у строго визначені, звичайно пообідні годинник.

Тривалість прийомного часу установлюється виходячи із середньої кількості відвідувачів і з урахуванням середньої тривалості індивідуального спілкування відвідувача з керівником.

Секретар повинний аналізувати організацію роботи з прийому відвідувачів, щоб як можна більш точно планувати кількість відвідувань за один прийом, а також тривалість індивідуального спілкування. За основу можуть бути прийняті середньостатистичні показники.

ОСНОВНІ ПОКАЗНИКИ ПРИЙОМУ ВІДВІДУВАЧІВ

№ п/п	Найменування показника	Значення показника
	Загальна тривалість прийому	3 години
	Перерви в роботі з прийому	5 хв. щогодини
	Середнє число відвідувачів у годину	3-4
	Загальне число відвідувачів, усього	10 — 12

Довідник секретаря керівника 53

ДОВІДКОВІ ЗВЕДЕННЯ ПРО КОНТИНГЕНТ ВІДВІДУВАЧІВ І ОСНОВНИХ МОТИВІВ ВІДВІДУВАННЯ КЕРІВНИКА

№ п/п	Найменування категорії відвідувачів	Мотиви для відвідування
	Представники сторонніх організацій,зацікавлені в співробітництві	Встановлення і розвиток бізнесів-контактів
	Колеги керівника, найважливіші бізнеси-партнери, люди з близького оточення керівника	Обговорення бізнес-планів, обмін новинами, неформальне спілкування
	Заступники, помічники керівника	Рішення перспективних питань діяльності, доповіді про доручення
	Начальники структурних підрозділів підприємства	Рішення поточних питань діяльності, доповіді про доручення
	Фахівці (експерти,аналитики, фінансисти, юристи) підприємства	Бізнес-консультування, доповіді про доручення
	Співробітники підприємства	Рішення питань особистого характеру

Для підготовки до чергового прийому секретар зобов'язаний:

1. Довідатися в керівника за 2 — 3 дні до прийому про плани його роботи на цей час.

2. Уточнити, чи навмисний керівник запросити на прийом кого-небудь, записати найменування організації, посаду і прізвище запрошеного, а також причину, по якій керівник виявляє цікавість до зустрічі з зазначеною особою, точний час зустрічі.

54 Довідник секретаря керівника

3. Докласти про зразкову кількість відвідувачів, що виявили бажання зустрітися з керівником у найближчий прийомний день.

4. Передати керівникові для ознайомлення письмові матеріали потенційних відвідувачів (заяви, прохання, скарги, пропозиції і т.п.).

5. Запросити додаткові вказівки по підготовці й організації майбутнього прийому, уточнити час доповіді про готовність до прийому.

Переконавши, що прийом відбудеться в звичайний час, секретар приступає до формування списку відвідувачів. При цьому він виходить із указівок керівника, тимчасових показників прийому, а також контингенту відвідувачів, що записалися на прийом до керівника.

Відповідно до Закону «Про звертання громадян» від 02.10.96 р. № 393/96-ВР під звертаннями громадян варто розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги. Діловодство по звертаннях громадян ведеться в порядку, що встановлений постановою КМУ від 14.04.97 р. № 348.

Усі пропозиції, що надійшли, заяви і скарги повинні прийматися і централізовано реєструватися в день їхнього надходження в регістраційно-контрольних картах, придатних для обробки персональними комп'ютерами, або в журналах. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом із пропозицією, заявою, скаргою. Облік особистого прийому громадян ведеться в картках, у журналах або за допомогою електронно-обчислювальної техніки.

Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг і обліку особистого прийому громадян допускається в організаціях з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв і скарг і такою же кількістю звертань громадян на особистому прийомі.

Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованої реєстрації в регістраційно-контрольних картках, придатних для обробки персональними комп'ютерами, або в журналах.

Автоматизовані реєстрація пропозицій, заяв і скарг і облік особистого прийому громадян здійснюються з

Довідник секретаря керівника 55

регістраційно-контрольних форм шляхом введення в персональний комп'ютер таких елементів: дата надходження звертання; прізвище, ім'я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; відкіля отримане звертання, дата, індекс, контроль; порушене питання — короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата послання, індекс і зміст документа, прийняте рішення, дата зняття з контролю; номер справи по номенклатурі.

Автоматизована реєстрація обліку особистого прийому громадян шляхом прямого введення в персональний комп'ютер здійснюється за допомогою таких елементів, як дата прийому, хто приймає; прізвище, ім'я, по батькові, адреса, місце роботи, категорія (соціальний стан) заявника; порушене питання — короткий зміст, індекси; кому доручене розгляд, зміст доручення, термін виконання, прийняте рішення, дата одержання відповіді.

Склад відзначених елементів при необхідності може бути доповнена (розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання і т.п.). Порядок розміщення елементів у випадку проведення автоматизованої реєстрації може визначатися організацією.

У процесі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують користувача інформацією про всі документи і їхнього місцезнаходження за допомогою виведення інформації на екран комп'ютера, а в разі потреби — на принтер.

Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги відзначається в реєстраційному штампі. Штамп наноситься на нижнє поле першого листа документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки. Реєстраційний індекс складається з початкової букви прізвища заявника і порядкового номера пропозиції, що надійшло, заяви, скарги, наприклад, Д-401. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і збереження пропозицій, заяв і скарг.

64 Довідник секретаря керівника

Крім того, секретар при необхідності повинний зробити «ранжировку» відвідувачів, тобто відібрати кандидатів на відвідування (у тому випадку, якщо число відвідувачів перевищує можливості керівника), виходячи з мотивів їхнього звертання.

Сформувати основний і резервний списки відвідувачів.

Зачитати списки керівникові і за результатами доповіді внести в них уточнення.

ЗРАЗКОВА ФОРМА СПИСКУ ВІДВІДУВАЧІВ

Довідник секретаря керівника 65

№ п/п	Найменування організації (підрозділу)	Посада, прізвище, ім'я, по батькові	Час відвідування, година	Наявність письм матеріалів	Конт тіл відвідувачів	Оцінка про прийом

У день прийому (як правило, з ранку) секретар зобов'язаний:

1. Представити керівникові основний і резервний списки відвідувачів, при необхідності оперативно уточнити них.

2. Представити керівникові додаткові матеріали, що мають відношення до майбутнього прийому.

3. Запросити в керівника додаткові вказівки по забезпеченню прийому, якщо потрібно, запросити для участі в прийомі того або іншого відвідувача фахівців (наприклад, начальника служби персоналу).

4. Сповістити відвідувачів по остаточному списку про запрошення на прийом, указавши точний час для прийому і нагадавши про необхідність прибути в приймальню завчасно і з необхідними матеріалами.

5. Підготувати два екземпляри остаточного списку відвідувачів (один передати керівникові з початком прийому, другий залишити в себе на контролі), а також необхідні додаткові матеріали для забезпечення прийому.

ПІД ЧАС ПРИЙОМУ

З початком прийому відвідувачів секретар концентрує свою основну діяльність на забезпеченні прийому. З цією метою він може тимчасово передати частина своїх повсякденних повноважень іншому співробітникові і, при необхідності, переключити технічні засоби організації роботи в черговий режим.

I!

Переконавши, що в приймальні знаходяться перші відвідувачі, секретар довідується в керівника про початок прийому, після чого з його дозволу запрошує в кабінет першого з присутніх відвідувачів (щоспізнилися до призначеного часу прийому відвідувачі пропускаються в порядку «живої черги»).

Секретар повинний бути готів до того, що керівник запросить його брати участь у бесіді з відвідувачем — як консультанта, а також для оперативного виклику на бесіду третіх осіб або для ведення запису бесіди.

ЗРАЗКОВА ФОРМА ЛИСТА БЕСІДИ З ВІДВІДУВАЧЕМ

Найменування підприємства

Дата добавления: 2015-10-24