Секретар-стенографістка

Задачі й обов'язки. Виконує технічні функції, що охоплюють забезпечення й обслуговування роботи керівника підприємства або його підрозділів. Одержує необхідні керівникові зведення від підрозділів або виконавців, викликає з його доручення працівників. Організує телефонні переговори керівника, приймає і передає телефонограми, записує під час відсутності керівника прийняті повідомлення і доводить до його зведення їхній зміст, здійснює необхідну підготовку засідань і нарад, що проводить керівник (збір необхідних матеріалів, повідомлення учасникам про час, місце і порядку денному засідання або наради, ведення реєстрації), оформляє протоколи. Забезпечує робоче місце керівника канцелярски-

10 Довідник секретаря керівника

мі принадлежностями, засобами організаційної техніки, створює сприятливі умови для його ефективної роботи. Стенографує тексти підготовлених керівником наказів, розпоряджень, листів і інших організаційно-розпорядницьких документів з наступною їхньою розшифровкою і друкуванням на друкованій машині. Передає і приймає інформацію через приймально-передавальні пристрої. Веде діловодство, приймає кореспонденцію, що надходить на ім'я керівника, здійснює її систематизацію відповідно до прийнятого на підприємстві порядком і передає після її розгляду керівникам у підрозділи або конкретних виконавців для використання в процесі їхньої роботи або підготовки відповіді, стежить за термінами виконання доручень керівника, узятих на контроль. Приймає документи на підпис керівника й особисті заяви працівників. Організує прийом відвідувачів, виявляючи при цьому тактовність і увага до них, сприяє оперативності розгляду заяв і пропозицій працівників. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їхнє збереження й у встановлений термін здає до архіву.

Повинна знати: постанови, розпорядження, накази, положення, інструкції й інші керівні матеріали по веденню діловодства; керівний склад підприємства і його підрозділів; стенографію в обсязі, достатньому для запису під диктування, ведення короткого протоколу засідання, наради; машинопис; правила орфографії і пунктуації; порядок розміщення матеріалу під час друкування різних документів; правила друкування ділових листів з використанням типових форм; правила експлуатації друкованих машин, диктофонів, магнітофонів; правила користування приймально-передавальними пристроями; стандарти систем організаційно-розпорядницької документації.

Кваліфікаційні вимоги. Повне загальне середнє утворення. Професійно-технічне утворення без вимог до стажу роботи або спеціальна підготовка по встановленій програмі і стаж роботи в діловодстві — не менш 1 року.

Довідник секретаря керівника 11

Довідка: із Класифікатора професій ДК — 003-95:

Професійна назва роботи

Секретар-стенографістка

Як уже відзначалося, такі назви професій, як секретар-референт або секретар-діловод ні Класифікатором професій ДК — 033-95, ні Довідником професій не передбачені. У той же час можливий варіант, коли, приміром, організація роботи підприємства вимагає, щоб функції секретаря керівника були трохи ширше, ніж закріплені кваліфікаційними вимогами. Або навпаки, в організації потрібний тільки секретар-діловод, який би вів только облік вхідної-вихідної документації, формував архів і іноді вів кадрове діловодство. Тому поговоримо про професії, кваліфікаційні характеристики яких відповідали би функціям «секретаря-референта», «секретаря-діловода» і т.д.

РЕФЕРЕНТ КЕРІВНИКА ПІДПРИЄМСТВА (УСТАНОВИ, ОРГАНІЗАЦІЇ)

Задачі й обов'язки. Бере участь у впровадженні системи взаємозв'язків, застосовує і підтримує неї відповідно до установлених вимог і порядкові, що забезпечує координацію внутрішньої управлінської діяльності між керівником підприємства, установи, організації (далі — підприємство) і керівниками структурних підрозділів і інших працівників, а також систему взаємин керівника підприємства з представниками інших підприємств, партнерами, конкурентами, клієнтами. Організує робочий час керівника підприємства, оперативно вносить зміни і доповнення в програму і розклад його роботи. Складає щомісяця графік звітів керівників структурних підрозділів про результати господарської діяльності. Доводить до відома всіх зацікавлених служб, сторонніх організацій і окремих осіб зміст протоколів і прийнятих рішень, здійснює контроль за їх виконанням. Складає замовлення на необхідне оснащення, матеріали і послуги. Бере участь у розгляді управлінських і організаційних справ. Веде встановлену документацію. З доручення керівника підприємства готує аналітичні огляди по актуальних соціальних, економічних і фінансових питаннях в умовах ринкових відносин. Здійснює добір і обробку інформації для руко-

12 Довідник секретаря керівника

водія. Готує відповідно до затвердженої номенклатури проекти розпорядницької документації, адміністративної, комерційної, технічної й іншої кореспонденції - запитів, звертань, відповідей на листи, повідомлень і т.п. Виконує протокольні записи, контролює готовність стенографічних звітів про важливі і значні події і виступи на зустрічах, засіданнях, нарадах і т.п. Бере участь у підготовці доповідей, довідок і інших матеріалів для виступів керівника підприємства. Організує своєчасний і адресний напрямок доручень, розпоряджень і наказів керівника підприємства, службовій кореспонденції і спеціальній документації керівникам підрозділів і інших виконавців. Простежує процес одержання встановленої інформації, контролює повноту її надходження. Реєструє звертання і заяви працівників, організує їхній прийом (зустрічі) з керівником підприємства. Допомагає керівникові підприємства в застосуванні відповідних норм етикету і протоколу під час прийому службових осіб, відвідувачів і гості. Регулює протягом робочого дня поїздки керівника підприємства. Супроводжує керівника підприємства під час його візитів, відряджень і поїздок, виконуючи постійні задачі й обов'язки, а також роботи, що випливають з конкретних обставин.

Повинний знати: законодавство України про підприємницьку діяльність; основи адміністративного, господарського і трудового права; нормативні методичні й інші керівні документи в області професійної діяльності, діловодство; положення, інструкції й інші матеріали по розробці управлінського, організаційного, технічного й іншого видів документації; основи економіки, організації праці, виробництва; профіль, спеціалізацію й особливості керування підприємством; організаційну, виробничу і соціальну структуру підприємства; основи технології виробництва; комп'ютерну й офісну техніку; технічні засоби реєстрації й обробки інформації; правила, норми й етикет організації проведення ділових заходів, зустрічей, прийомів, нарад і т.п.; основи психології спілкування, соціології й етики професійних відносин; основи вітчизняної культури, звичаї, соот-

Довідник секретаря керівника 13

ветствующие стилі літературної і ділової мови; один або більше іноземних мов.

Кваліфікаційні вимоги. Вище утворення відповідного напрямку підготовки (фахівець, бакалавр або молодший фахівець) і стаж роботи з професії — не менш 1 року або вище утворення без вимог до напрямку підготовки (фахівець, бакалавр або молодший фахівець) і післядипломне утворення — перепідготовка або підвищення кваліфікації і стаж роботи на підприємстві — не менш 2 років.

Довідка: із Класифікатора професій ДК —003-95:
КодКП	Професійна назва роботи
3434.1	Помічник керівника підприємства (установи, організації)
3434 3	Помічники керівників малих підприємств без апарата керування
	Референт
	Референт по основній діяльності

АСИСТЕНТ РЕФЕРЕНТА КЕРІВНИКА ПІДПРИЄМСТВА (УСТАНОВИ, ОРГАНІЗАЦІЇ)

Задачі й обов'язки. Бере участь у впровадженні системи взаємозв'язків, застосовує і підтримує неї відповідно до установлених вимог і порядкові, що забезпечує координацію внутрішньої управлінської діяльності між керівником підприємства (установ, організацій) і керівниками структурних підрозділів і інших працівників, взаємин керівника підприємства з представниками інших підприємств (установ, організацій), партнерами, конкурентами і клієнтами. З доручення керівника або його референта готує, обробляє відповідні інформаційні матеріали, проекти доповідей, співдоповідей; організує робочий час керівника, розклад його роботи; складає щомісячний графік звітів керівників структурних підрозділів про результати господарської діяльності. Доводить або бере участь у доведенні до зведення відповідних працівників, служб і сторонніх організацій зміст рішень, прийнятих керівником. Готує проекти розпорядницької, администра-

14 Довідник секретаря керівника

тивной, комерційної, технічної й інших кореспонденції-, запитів, звертань, відповідей на листи, повідомлень і т.п. Гото-] кручений своєчасний і адресний напрямок доручень, розпоряджень і наказів керівнику підприємства (установи, орга-| низации), службової кореспонденції керівникам підрозділів і інших виконавців. Здійснює планування й організацію поїздок керівника. Веде протоколи засідань із застосуванням стенографії або інших засобів. Робить секретареві керівника допомога в прийомі сторонніх відвідувачів, або співробітників, одержанні довідок, запитів і іншої інформації адміністративного, фінансового й організаційного ха-; рактера. З доручення керівника або референта готує інформаційні, дорадчі, літературно-публіцистичні матеріали відповідного напрямку діяльності, підбирає необхідні законодавчо-нормативні, міжвідомчі, відомчі, фірмові, внутріфірмові і методичес-1 кие документи. За дорученням керівника або референта (вступає в ділове спілкування з партнерами через комп'ютерну і ', телефонний зв'язок. Допомагає керівникові підприємства в при-1 менении відповідних норм етикету під час проведення | зустрічей, прийому відвідувачів і гостей. Бере участь у подго- | товке для представлення у відповідні органи статистичес- ■ який, науково-технічної й іншої інформації. I

Повинний знати: законодавство України про предпринима- ■ тельской діяльності; основи адміністративного, господарського і трудового права; правила ведення документації; основи економіки, організації праці, произ -одства; профіль, спеціалізацію й особливості керування підприємством; організаційну, виробничу і соціальну структуру підприємства; основи технології виробництва; комп'ютерну й офісну техніку; технічні засоби реєстрації й обробки інформації; правила, норми і етикет організації проведення ділових заходів, зустрічей, прийомів, нарад і т.п.; основи психології спілкування, соціології й етики професійних відносин; основи вітчизняної культури, звичаї, що відповідають стилі літературної і ділової мови; закордонний досвід у відповідній області діяльності й у сфері діловодства і стенографії; один або більше іноземних мов.

Довідник секретаря керівника 15

Кваліфікаційні вимоги. Базове вище утворення відповідного напрямку підготовки (молодший фахівець). Підвищення кваліфікації. Стаж роботи в сфері адміністративного менеджменту — не менш 1 року.

	Справка: из Классификатора профессий ДК — 003-95
КодКП		Професійна назва роботи
		Асистент референта

ДІЛОВОД

Задачі й обов'язки. Приймає, реєструє кореспонденцію і направляє неї в структурні підрозділи. Відповідно до резолюцій керівників підприємства передає документи на виконання, оформляє реєстраційні картки. Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки у відношенні зареєстрованих документів. Відправляє відповідну документацію адресатам. Веде облік отриманої і відправленої кореспонденції, систематизує і зберігає документи поточного архіву. Готує і здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, і реєстраційну картотеку. Забезпечує збереження службової

документації.

Повинний знати: положення й інструкції з ведення діловодства на підприємстві; основні положення державної системи діловодства; стандарти системи організаційно-розпорядницької документації; структуру підприємства і його підрозділів; порядок контролю за проходженням службових документів.

Кваліфікаційні вимоги. Професійно-технічне утворення або повне загальне середнє утворення і підготовка безпосередньо на виробництві. Без вимог до стажу роботи.

	Довідка з Класифікатора	професій	дк-	003-95.
КодКП		Професійна назва роботи
		Діловод

16 Довідник секретаря керівника

ДРУКАРКА

Задачі й обов'язки. Виконує машинописні роботи з рукописних, машинописних і друкованих оригіналів, у тому числі підготовку матриць для одержання копій матеріалу на друкованих машинах різних систем. Відтворює на друкованій машині запису, зроблені на магнітних носіях (із застосуванням диктофонів, магнітофонів) або друкує під диктування. Стежить за станом друкованої машини і дотримує під час роботи вимоги інструкції заводу-виготовлювача.

Повинна знати: машинопис, правила орфографії і пунктуації, стандарти системи організаційно-розпорядницької документації; порядок розміщення матеріалу під час друкування документів; правила друкування ділових листів з використанням типових форм; правила експлуатації друкованих машин, диктофонів, магнітофонів.

Дата добавления: 2015-10-24