Секретар-друкарка

Г

4 Довідник секретаря керівника

УВЕДЕННЯ

З ростом числа комерційних структур у нашій країні виросла і потреба в кваліфікованих секретарях. На Заході ця професія вже давно дуже високо цінується, тому як сучасний секретар — це високопрофесійний по- \ мощник керівника.

В українських компаніях також усе більш ретельно стали підходити до питанням підбора кадрів. Так, сьогодні потрібен секретар, здатний стати опорою і довіреною особою керівника, що, крім відмінного знання роботи з документами, основ діловодства, смог би розбиратися в основних напрямках діяльності фірми, був здатний забезпечити всебічне обслуговування керівника і звільнити його робочий час від виконання різних технічних операцій і підготовчих стадій важливих заходів.

Довідник секретаря керівника 5

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

В даний час можна зустріти різні градації секретарів у залежності від покладених на них обов'язків. Так, наприклад, з'явилися такі посади, як секретар-референт, на який покладений широке коло обов'язків, в основному зв'язаних з діяльністю керівника, або секретар — гесерглоп, що працює у великих компаніях і що займається прийомом телефонних дзвоників і розподілом їх між абонентами в офісі, прийомом відвідувачів, і т.д.

Однак трудове законодавство України регламентується Кодексом законів про працю України від 10.12.71 р. (далі — КЗоТ), яким як один з елементів тарифної оплати праці закріплений Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджений наказом Міністерства праці і соціальної політики від 16.02.98 р. № 24 (далі — Довідник професій). Він розроблений відповідно до Державного класифікатора України «Класифікатор професій (ДК 003-95)», затвердженим наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології і сертифікації від 27.07.95 р. № 257 (далі — Класифікатор професій ДК — 033-95).

Тому назви професій у штатному розкладі організації, а також запису в трудових книжках працівників повинні відповідати приведеним у цих нормативних документах.

У Довіднику професій приведена наступна класифікація секретарів, що відносяться до категорії «технічні служащие».

СЕКРЕТАР-ДРУКАРКА

Задачі й обов'язки. Виконує технічні функції, що охоплюють забезпечення й обслуговування роботи керівника підприємства або його підрозділів. Одержує необхідні керівникові зведення від підрозділів або виконавців, викликає з його доручення працівників. Організує телефонні переговори керівника, приймає і передає телефонограми, записує під час відсутності керівника прийняті повідомлення і доводить до його зведення їхній зміст. Виконує роботи по підготовці засідань і нарад, що проводить керівник (збір необхідних матеріалів, повідомлення учасникам про час, місце

6 Довідник секретаря керівника

і порядку денному засідання або наради, ведення реєстрації), оформляє протоколи. Забезпечує робоче місце керівника канцелярськими принадлежностями, засобами організаційної техніки, створює сприятливі умови для його ефективної роботи. Передає і приймає інформацію за допомогою приемопередающих пристроїв. Друкує за вказівкою керівника різні матеріали. Веде діловодство, приймає кореспонденцію, що надходить на ім'я керівника, здійснює її систематизацію відповідно до прийнятого на підприємстві порядком і передає після її розгляду керівником у підрозділи або конкретних виконавців для використання в процесі їхньої роботи або підготовки відповіді, стежить за термінами виконання доручень керівника, узятих на контроль. Приймає документи на підпис керівника й особисті заяви працівників. Організує прийом відвідувачів, виявляючи при цьому тактовність і увага до них, сприяє оперативності розгляду заяв і пропозицій працівників. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їхнє збереження й у встановлений термін здає до архіву.

Повинна знати: постанови, розпорядження, накази, положення, інструкції й інші керівні матеріали по веденню діловодства; керівний склад підприємства і його підрозділів; машинопис; правила орфографії і пунктуації; порядок розміщення матеріалу під час друкування різних документів; правила друкування ділових листів з використанням типових форм; правила експлуатації друкованих машин, диктофонів, магнітофонів; правила користування приймально-передавальними пристроями; стандарти системи організаційно-розпорядницької документації; правила внутрішнього трудового розпорядку.

Кваліфікаційні вимоги. Повне загальне середнє утворення, професійно-технічне утворення без вимог до стажу роботи або підготовка безпосередньо на виробництві і стаж роботи в діловодстві — не менш 1 року.

Довідник секретаря керівника

Довідка: із Класифікатора професій ДК — 003-95:

Професійна назва роботи

СЕКРЕТАР КЕРІВНИКА (ОРГАНІЗАЦІЇ,

ПІДПРИЄМСТВА, УСТАНОВИ)

Задачі й обов'язки. Виконує функції, що включають забезпечення й обслуговування роботи керівника організації, підприємства, установи. Проводить роботу з документальною інформацією і документами, необхідними для керівництва, керування і взаємодії структурних підрозділів. Одержує необхідні керівникові зведення від підрозділів або виконавців, викликає з його доручення працівників. Ефективно використовує засобу обчислювальної, друкованої й іншої офісної техніки. Забезпечує робоче місце керівника канцелярськими принадлежностями, створює сприятливі умови для його продуктивної роботи. Організує телефонні переговори керівника, приймає і передає телефонограми, записує під час відсутності керівника прийняті повідомлення і доводить до його зведення їхній зміст. Виконує роботи по підготовці засідань і нарад, що проводить керівник (збір необхідних матеріалів, повідомлення учасникам про час, місце і порядку денному засідання або наради, ведення реєстрації і т.п.), оформляє протоколи. Передає і приймає інформацію за допомогою приймально-передавальних пристроїв. Веде діловодство, приймає кореспонденцію, що надходить на ім'я керівника, здійснює її систематизацію відповідно до прийнятого на підприємстві порядком і передає після її розгляду керівником у підрозділи або конкретних виконавців для використання в процесі їхньої роботи або підготовки відповіді. Стежить за термінами і визначає причини несвоєчасного виконання доручень, узятих на контроль, інформує керівника про стан їхнього виконання. Приймає документи на підпис керівником і особисті заяви працівників. Організує прийом відвідувачів, сприяє оперативності розгляду заяв і пропозицій працівників. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їхнє збереження й у встановлений термін здає до архіву. Вивчає досвід по діловодству, документоведению і використанню організаційної техніки, застосовує сучасні технічні засоби і технологічні процеси обробки документів і документной інформації.

8 Довідник секретаря керівника

Повинний знати: постанови, розпорядження, накази; положення, інструкції й інші керівні матеріали по веденню діловодства; організацію і зміст роботи керівника; правила користування технічними засобами обробки документів, усної і письмової документной інформації, комп'ютерами і друкованими машинами; технологічні процеси обробки інформації; стандарти систем організаційно-розпорядницької документації; ділову мову й етику службових відносин; правила внутрішнього трудового розпорядку.

Кваліфікаційні вимоги. Повне загальне середнє утворення. Професійно-технічне утворення без вимог до стажу роботи або одержання професії безпосередньо на виробництві і стаж роботи з професії секретар-друкарка — не менш 1 року.

Довідка: із Класифікатора професій ДК — 003-95:

Кодкп

411Е

Професійна назва роботи

Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Дата добавления: 2015-10-24