Документация

Конференции могут завершиться выработкой определенного документа. Если конференции ограничиваются рассмотрением проблем, представляющих общий интерес, их выводы могут быть оформлены в виде ряда принятых сообща резолюций.

Все эти документы базируются на протоколах различных заседаний, и одна из основных задач секретариата заключается в составлении хороших протоколов. Этой работе следует уделять максимум внимания, делегатам часто приходится ссылаться на них, и, как показывает опыт, протоколы редко бывают удовлетворительными. Неточные протоколы заседаний и документы могут только привести к возникновению недоразумений, и делегаты вынуждены будут невольно допускать неточности, употреблять двусмысленную терминологию, делать расплывчатые и неверные заявления.

Если секретариату поручено ведение протоколов заседаний, эти протоколы должны всегда содержать дату и время начала дискуссии, фамилии присутствующих членов делегаций, перечень обсуждавшихся вопросов и принятых решений и время закрытия заседания.

Если ход дискуссии должен фиксироваться подробно, стенография или магнитофон дают возможность оперативно получить полный текст прений, на основе которого, опустив неизбежные повторения, можно воссоздать для протокола точную картину дискуссии.

Если необходимо подготовить документы на нескольких языках, секретариат должен со всем вниманием проследить, чтобы они распространялись одновременно, для чего должны быть предусмотрены необходимые технические средства.

Другая важная задача секретариата в том, что касается документации, — это подготовка в ходе конференции аутентичного и окончательного документа, содержащего принятие решения, обеспечение его официального принятия и, в случае необходимости, подписания или парафирования руководителями делегации. Наблюдалось, что слишком часто решения конференций не свозятся в подписанный и признанный аутентичным документ. Поэтому секретариат должен с особым вниманием проследить, чтобы каждая делегация представила ему официальный документ, содержащий указанный текст и гарантирующий соответствие формулировок соглашений, а также чтобы каждая делегация четко подтвердила принятую на себя ответственность.

Дата добавления: 2015-09-04