Связь с прессой

Соответствующие инстанции принимающей стороны всегда организуют пресс-службу.

Представители прессы — журналисты и фотокорреспонденты — обычно присутствуют при открытии конференций, особенно международных, которые всегда представляют интерес для информационных агентств и местных газет, поэтому они всегда должны иметь возможность пользоваться точной информацией, для чего либо организуется общая пресс-конференция, либо устраиваются неофициальные встречи с различными делегациями. Это требует заблаговременных консультаций между соответствующими официальными лицами, которые затем вносят свои предложения на рассмотрение руководителей делегаций.

Контакты между делегациями и представителями информационных агентств и корреспондентами газет всегда являются важным элементом крупных международных встреч. Необходимо заранее принять меры предосторожности, чтобы избежать такого положения, когда одна делегация сообщает информацию, которую, по мнению другой делегации, распространять не следует. Иногда руководитель делегации может пожелать сразу же по приезде сделать заявление для печати. В этом случае целесообразно поставить вопрос об этом заранее.

В этой связи следует обратить внимание делегатов на следующие моменты. Иногда заявление руководителя делегации распространяется до того, как эти заявления сделаны. Руководители других делегаций вполне справедливо могут быть недовольны такой практикой, поэтому желательно от этого воздерживаться, дисциплина в этих вопросах играет первостепенную роль. Может также возникнуть положение, когда корреспонденты, возможно, захотят задать прямые вопросы руководителю делегации. В таких случаях следует довести до сведения руководителя их намерение, с тем, чтобы это не было неожиданностью для него.

Кроме того, к руководителям или некоторым членам делегаций могут обратиться с просьбой сделать заявление для печати, радио и телевидения. В принципе они не обязаны отклонять такие просьбы, но их заявления должны быть заранее подготовлены в рамках имеющихся у них указаний.

Члены делегаций должны воздержаться от заявлений без прямого на то разрешения со стороны своего руководителя и без согласования с ним содержания и рамок таких заявлений.

Приёмы

Во время работы конференции принимающая сторона и некоторые делегации устраивают приёмы. Время и средства, которыми располагает та или иная сторона для этой цели, бывают различными на различных конференциях.

В любом случае этот вопрос необходимо изучить заблаговременно и представить подготовленное расписание приёмов на рассмотрение руководителя делегации до его отъезда на конференцию, с тем чтобы он мог предпринять все необходимое или обратиться с просьбой о внесении изменений.

По приезде руководителя делегации ему необходимо представить точное расписание приёмов вместе со списком тех лиц (членов, делегаций, представителей местных органов, печати и т.д.), которых ему надо будет пригласить. Ввиду ограниченного количества времени необходимо, чтобы большая часть этой работы была по возможности завершена до прибытия делегаций, и, в частности, чтобы уже были готовы приглашения и конверты к ним. Секретариат конференции обеспечивает рассылку приглашений и передачу ответов на них.

Со своей стороны секретариат каждой отдельной делегации должен знать, сколько будет свободного времени между заседаниями и какая будет загруженность членов делегации, с тем чтобы руководитель делегации мог установить личные контакты, которые могли бы оказаться полезными в деле обеспечения дружественной атмосферы на конференции и ее успешных результатов.

Дата добавления: 2015-09-04