Встреча делегатов

Ранг встречающего должен соответствовать рангу главы прибывающей делегации, иначе весь уровень визита считается заниженным.

Составлением программы визита занимается Протокольный отдел ОВЦС.

Программа визита обсуждается с прибывшими гостями, и вносятся изменения, соответственно их пожеланиям.

Службе протокола следует заранее уведомлять вышестоящее начальство о времени прибытия данной делегации. Руководителя делегации должны всегда встречать, если он прибывает обычным транспортом (поездом, пароходом, самолетом) представитель местной, сотрудник ОВЦС и сотрудник представительства его Церкви (если оно есть). Если руководитель имеет высокий ранг, его встречает председатель ОВЦС или его заместитель. Об этом должна позаботиться служба протокола ОВЦС, как и о том, чтобы на таможне оказали ему хороший приём. Также должны быть обеспечены транспортные средства. Если вместе с главой делегации прибывают другие члены делегации, им должны быть предоставлены такие же привилегии и оказан такой же приём. Процедура встречи членов делегаций, прибывающих отдельно, может быть проще, но они также, если об их приезде было сообщено заранее, должны быть встречены соответствующим лицом, которое поможет им пройти Формальности и организовать доставку их в гостиницу.

Сопровождающий иностранную делегацию должен проконсультироваться обо всех деталях в Протокольном отделе ОВЦС.

Хозяйственное обеспечение делегации (при поездке за рубеж)

Секретарь делегации обязан проследить за тем, чтобы гостиница, выбранная для его делегации, была бы такого же уровня, как и гостиницы для других иностранных делегатов, если таковые делегаты имеются, и узнать стоимость номеров в этой гостинице. Кроме того, он должен обеспечить отдельный кабинет для руководителя делегации и рабочую комнату для других членов делегации либо в гостинице, либо в здании, где будет проходить конференция, если в данном представительстве нет надлежащих условий. Эти комнаты должны быть достаточно подготовлены, с тем чтобы в них в случае необходимости могла работать вся делегация.

Вопрос о транспорте, курсирующем между гостиницей и местом проведения конференции, следует решить заранее.

Секретарь должен позаботиться о наличии большого и соответствующим образом оснащенного зала, который бы вмещал делегацию в полном составе.

Визиты

Прибыв в столицу, руководитель делегации наносит визит в представительство своей Церкви, желательно и в представительство своей страны, и затем, не откладывая, — соответствующим органам принимающей страны. Он такие должен нанести визит или послать визитные карточки тем, кто занимался организацией его встречи. Сотрудники местного протокола определяют в соответствии с его рангом шаги, которые необходимо предпринять для этого.

Руководитель делегации договаривается также с главами других делегаций о личных встречах до начала конференции. Если он не знает языка, на котором говорят те лица, которым он будет наносить визит, то необходимо заранее позаботиться о переводчике.

Ввиду всех этих обязательных мероприятий делегации обычно принимают за некоторое время до начала конференции.

Секретарь делегации, ведающий организационными вопросами, связанными с конференцией, должен провести необходимые работы и представить руководителю делегации сразу же после его приезда проект рабочей программы. Он должен также информировать о принятых мерах по обеспечению связей с его вышестоящим начальством.

Руководители делегаций и делегаты должны связаться с различными сотрудниками секретариата конференции для того, чтобы получить необходимую дополнительную информацию, узнать о том, какие привилегии и иммунитеты им предоставляются, выяснить, на какой стадии находится работа по подготовке повестки дня, и изложить свои замечания по этому вопросу, если какая-либо организация собирается на одну из своих периодических сессий, делегаты уже должны иметь к этому моменту все основные документы, такие, как уставы, постановления и т.д.

При первом же удобном случае по прибытии руководителю делегации полезно совещание делегации. Это позволяет ему распределить между его коллегами вопросы, обсуждаемые на конференции, обсудить имеющуюся информацию или получить недостающую и, в частности, назначить тех, кто будет отвечать за правильность протоколов заседаний и официальных документов конференции.

Дата добавления: 2015-09-04