Читайте также:
|
При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
В дело помещают только исполненные документы. При этом они должны 1. быть правильно оформлены (иметь определенный набор реквизитов, отметку об исполнении или надпись «В дело»).
Формируют дело из документов одного календарного года. Например, 2. номенклатуру дел организации составляют и утверждают в последнем квартале предыдущего года, но относится она к документам текущего года. Исключения могут составлять переходящие дела (не законченные в текущем году, переходящие на следующий год) и личные дела (их формируют в течение всего периода работы какого-либо лица в данной организации).
Документы постоянного и временного хранения группируются в дела отдельно. 3.
В дело подшивают документы-подлинники в одном экземпляре. Если в 4. дело подшивается копия документа, она должна быть заверена по установленной форме. Исключения могут составлять черновики особо ценных документов.
Документы, относящиеся к решению одного вопроса, группируются в одно дело. 5.
В дело помещают основные документы и приложения к ним. Приложения 6. присоединяют к основным документам независимо от даты их утверждения или составления.
Документы, имеющие гриф ограничения доступа, формируются в дела отдельно от остальных документов организации. 7.
В дела не подшиваются документы, подлежащие возврату. Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.
В соответствии с этими правилами распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются их приложениями и группируются вместе с ними.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу имеют различные сроки хранения. При большом объеме приказов по личному составу разрешается группировать некоторые из них в самостоятельные дела в соответствии с установленными сроками хранения.
Переписка организации группируется, как правило, в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
Объем дела не должен превышать 250 листов. Если документов больше, дело делится на тома, которые имеют одинаковый заголовок.
Дело, в которое подшиваются документы организации, представляет собой твердую папку (скоросшиватель, папка-регистратор), на обложке которой указываются:
название организации; —
название структурного подразделения; —
номер дела по номенклатуре дел; —
заголовок дела по номенклатуре дел; —
дата (год формирования дела); —
количество листов (сведения заполняются в конце календарного года); —
срок хранения документов (в соответствии со статьей перечня). —
http://www.std72.ru/dir/deloproizvodstvo/dokumentacionnoe_obespechenie_upravlenija_uchebnoe_posobie/10_nomenklatura_del/239-1-0-4356
Дата добавления: 2015-08-20; просмотров: 70 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
| Формирование дел | | | О ЧЕМ НАМ ХОТЯТ РАССКАЗАТЬ АНГЕЛЫ |