Составление текста и систематизация заголовков в номенклатуре дел

Текст номенклатуры дел состоит из названий разделов. Чаще всего ими служат наименования структурных подразделений, например: 01 — канцелярия, 02 — плановый отдел и т. д. Названиями разделов номенклатуры дел могут быть и направления деятельности организации (01 — управление, 02 — планирование и т. д.), и должности руководителей и специалистов организации (01 — директор, 02 — заместитель директора по учебно-производственной работе, 03 — заместитель директора по учебно-воспитательной работе, 04 — заместитель директора по административно-хозяйственной части и т. д.).

ЗАО «Радио Ностальжи» УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Генеральный директор

25.12.2002 № 3 ПодписьИ. В. Арнаутов

на 2007 г. 25.12.2006

Индекс	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел	Срок хран., ст. по перечню	Примечание
1. Секретариат
01-01	Устав ЗАО		Пост., ст. 13
01-02	Протоколы совещаний руководства		Пост., ст. 5
01-03	Приказы генерального директора по основной деятельности		Пост., ст. 6а
2. Информационная служба
02-01	Годовые планы работы		Пост., ст. 13
02-02	Информационные сообщения собственных корреспондентов		Пост., ст. 5
02-03	Информационно-аналитические материалы		Пост., ст. 39
02-04	Переписка с внешними организациями по вопросам совместной деятельности		5 лет, ст. 44
3. Бухгалтерия
03-01	Годовой баланс		Пост., ст. 105
03-02	Лицевые счета по заработной плате сотрудников		75 лет, ст. 153
03-03	Контракты, договоры с организациями о размещении рекламы, другой совместной деятельности		5 лет, ст. 256
4. Отдел кадров
04-01	Приказы по личному составу на сотрудников		75 лет, ст. 66
04-02	Личные карточки ф. Т-2 на сотрудников	1 картотека	75 лет, ст. 339

Референт Подпись К. Ф. Розанова

Зав. архивом Подпись Л. В. Сотников

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в 2006 г.

Всего: 19 (девятнадцать) дел

Референт Подпись К. Ф. Розанова

Зав. архивом Подпись Л. В. Сотников

Рис. 10.1. Номенклатура дел предприятия

размещаются по степени важности включенных вВнутри разделов дела них документов и их взаимосвязи; вначале указываются организационно-распорядительные документы, затем документы по планированию и т. д.

Каждая графа таблицы должна быть правильно оформлена.

В первой графе проставляется индекс дела, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела, например: «01-04», где 01 — индекс канцелярии, 04 — порядковый номер дела «Приказы директора по основной деятельности за 1997 г.».

Во второй графе [«Заголовок дела (тома, части)»] указываются заголовки дел. Они должны четко, в наиболее полной и конкретной форме отражать состав и содержание документов; могут иметь следующие элементы:

Название вида дела или разновидности документа, например: «Приказы 1. директора по личному составу за 2006 г.», «Документы ревизий органами власти (акты, справки, докладные записки и др.)».

Название автора документа организации или структурного 2. подразделения, например: «Переписка отдела сбыта с потребителями о сбыте продукции и выполнении заказов в 2006 г.».

Название адресатов или корреспондентов — организаций, которым 3. будут адресованы или от которых будут получены документы, например: «Переписка с АО "Квант” по вопросам поставки оборудования в 2006 г.».

Краткое содержание документов дела, например: «Переписка УПО с 4. базовыми предприятиями об организации производственной практики учащихся в 2006 г.».

Название местности (территории), с которой связано содержание 5. документов дела, например: «Переписка по вопросам реализации продукции с организациями Московской области».

Даты (период) составления документов дела, например: «Протоколы педсоветов за 2006 г.». 6.

Указание на копийность документов дела, например: «Гарантийные письма. Копии». 7.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовок дела, содержащего переписку, обязательно должен включать сведения об адресате и вопросе переписки. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными организациями, последние обозначаются общим видовым названием, например: «Переписка со школами района по вопросу комплектования групп». Не допускаются заголовки типа «Разная переписка», «Общая переписка» и т. п.

Иногда используется термин «документы», но при этом необходимо в скобках указать их разновидность, например: «Документы ревизий финансовыми органами (акты, справки, докладные записки)». В заголовках дел документов одной разновидности необходимо эту разновидность указать во множественном числе. Название автора документов в этом случае указывается кратко, например: «Протоколы заседания кафедры».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), например: «План работы УПО на 2007 г.».

Заголовки дел, не завершенных в текущем году, вносят в номенклатуру дел организации на следующий год под тем же названием.

Графа 3,указывающая количество дел (томов, частей), заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 («Срок хранения дела и номер статьи по перечню») указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный) или другие документы.

Графа 5 («Примечание») заполняется в течение календарного года. В ней указываются названия перечней и других документов, используемых при определении сроков хранения дел, делаются отметки о переходящих на новый год делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дела в другую организацию, делаются отметки о переносе информации с традиционного носителя на электронный (индекс машиночитаемого документа) и др.

Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. На предприятиях с разветвленной организационной структурой, как правило, составляются номенклатуры дел структурных подразделений, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия.

Дата добавления: 2015-08-20