Формирование дел

В соответствии с заголовками номенклатуры исполненные документы группируются в дела. Документы помещаются в дело, если они по своему содержанию соответствуют его заголовку.

Формированием дела занимаются лица, ответственные за документацию; контроль за правильным формированием дел возлагается на службу документационного обеспечения организации.

Документы организации группируются в дела по некоторым признакам, а внутри д е ла располагаются в определенной последовательности.

Признаки заведения дел:

номинативный (по названию разновидности документов).Так 1) формируются в дела распорядительные документы, некоторые виды справочно-информационных документов, например: «Приказы директора по основной деятельности за 2006 г.»;

авторский (по названию автора документов дела), например: «Протоколы педсоветов УПО за 2006 г.»; 2)

корреспондентский (по названию корреспондента), например: 3) «Переписка с АО "Вымпел” по вопросам реализации продукции в 2006 г.»;

предметно-вопросный (в дело группируются разные документы, 4) относящиеся к решению одного вопроса), например: «Учредительные документы фирмы (устав, договор учредителей и др.)»;

географический (по территориальной расположенности авторов), 5) например: «Переписка с итальянскими фирмами по вопросу поставки обуви в 2006 г.».

С целью убыстрения поиска документы в деле располагаются в определенной последовательности:

 — в хронологической последовательности (по датам создания или поступления документов) формируются в дела приказы, решения, служебные письма, телефонограммы и т. п.

 — в порядке алфавита по фамилиям группируются лицевые счета по зарплате, анкеты и т. п.

 — по номерам подшиваются накладные, квитанции, документы.

 — в вопросно-логической последовательности подшиваются документы с приложениями, дата утверждения или составления которых может не совпадать с датой документа.

Дата добавления: 2015-08-20